Surat penghargaan daripada pelanggan, rakan sekerja dan rakan perniagaan boleh digunakan sebagai batu loncatan untuk meningkatkan hubungan pelanggan atau meningkatkan hubungan yang ada. Walaupun anda tidak mahu masuk ke dalam kitaran berterusan untuk menghantar nota terima kasih atas nota terima kasih di mana anda menjawab "terima kasih" dan "anda dialu-alukan," ada cara untuk memanfaatkan pertukaran ini.
Tunjukkan Penghargaan Anda
Jika seseorang mengucapkan terima kasih kepada anda untuk masa anda, pujian produk atau perkhidmatan anda atau sebaliknya mempunyai sesuatu yang baik untuk mengatakan tentang syarikat anda, mengakui penghargaan kipas anda dengan mesej kembali.
Contoh: Terima kasih kerana mengambil masa untuk mengenali perkhidmatan hebat yang anda terima dari syarikat jualan kami, Jane Dell. Surat terima kasih anda akan direkodkan dalam fail pekerja Jane dan dia akan diakui pada mesyuarat kakitangan kakitangan kami yang akan datang.
Contoh: Terima kasih atas ucapan terima kasih yang baik mengenai penyelesaian penyemakan semula dalaman anda. Kami berharap anda akan mempertimbangkan kami lagi pada masa hadapan untuk keperluan menghias anda.
Masa tindak balas anda harus selaras dengan apa saja piawaian dalaman yang anda miliki untuk menjawab pertanyaan pelanggan. Jika anda kembali ke e-mel pelanggan dalam 24 jam, lakukan perkara yang sama dengan menjawab surat terima kasih.
Meningkatkan Hubungan Perniagaan Anda
Sekiranya seseorang menulis terima kasih atas anggaran, sampel produk atau sebagai susulan kepada perundingan, gunakan pembukaan untuk mengambil hubungan perniagaan anda ke peringkat seterusnya.
Contoh: Saya gembira mendengar anda menerima sampel produk pembersihan hijau baru kami. Saya dengan senang hati akan mengaturkan masa untuk datang ke perniagaan anda dan memberikan anggaran kuantiti yang diperlukan untuk kakitangan pembersihan dalaman anda.
Contoh: Saya senang mendengar anda menerima anggaran kami untuk projek pembinaan anda, dan anggaran itu memenuhi keperluan kewangan lembaga anda. Saya ingin mengatur masa untuk bertemu dan membincangkan jadual waktu untuk bergerak maju dengan rancangan pembangunan yang lebih konkrit.
Dalam hal ini, surat terima kasih yang anda terima adalah sebahagian daripada perjanjian perniagaan yang sedang berjalan dan harus diikuti segera.
Menyediakan Insentif Masa Depan
Sekiranya seseorang menunjukkan penghargaan terhadap produk atau perkhidmatan, galakkan perniagaan berulang dengan menawarkan freebie atau insentif untuk meminta beliau untuk melawat anda sekali lagi.
Contoh: Saya gembira mendengar bahawa pesta pensiun bapa anda diterima dengan baik. Diisi, sila dapatkan sijil hadiah untuk $ 100 dari pihak atau acara seterusnya.
Contoh: Kami gembira untuk mengetahui bahawa pengalaman pembaikan otomotif anda adalah yang menyenangkan. Dilampirkan, sila dapatkan dua kupon perubahan minyak percuma serta kupon perkhidmatan untuk diberikan kepada ahli keluarga atau rakan. Mintalah dia menyebut nama anda dan kami akan menghantar kad hadiah untuk mencuci dan lilin percuma pada lawatan anda yang akan datang.
Balasan yang digunakan sebagai alat pemasaran perlu diberi keutamaan dan dihantar secepat mungkin, sama seperti anda akan segera memanggil panggilan meminta maklumat atau menjadualkan temujanji.
