Perancangan sumber manusia bermula dengan menentukan keperluan tenaga kerja: tahap, kedudukan dan bilangan orang organisasi perlu melaksanakan misi dan objektifnya. Perancangan jenis ini biasanya berlaku sebelum syarikat membuka pintu untuk perniagaan. Faktor seperti pertumbuhan syarikat, peningkatan pendapatan, pengembangan ke pasaran baru dan gangguan pekerja juga boleh memerlukan kakitangan tambahan. Apabila anda duduk di meja dengan kepimpinan eksekutif, adalah bijak untuk mempunyai cadangan bertulis yang membenarkan permintaan anda untuk tenaga tambahan.
Mulakan Dengan Keperluan
Bergantung kepada saiz organisasi anda dan kerumitan pelan kakitangan anda, permintaan anda untuk cadangan kakitangan tambahan harus mempunyai sekurang-kurangnya empat bahagian asas:
- Ringkasan eksekutif
- Memerlukan penilaian
- Metodologi
- Belanjawan
Sesetengah cadangan mungkin memerlukan seksyen tambahan, seperti Strategi Penilaian dan Komunikasi Projek, tetapi cadangan perancangan sumber manusia mungkin tidak memerlukan lebih daripada empat asas. Cadangan itu memerlukan input dari seluruh pasukan sumber manusia anda kerana kakitangan melibatkan pengambilan, latihan dan pembangunan pekerja dan pampasan.
Tulis Ringkasan Eksekutif
Nyatakan tujuan cadangan anda dan kenal pasti siapa yang memberikan input. Merumuskan kandungan dan berikan maklumat tentang cara anda berniat untuk melaksanakan rancangan untuk menambah kakitangan. Pembaca dengan akses hanya kepada ringkasan eksekutif harus memahami sepenuhnya sebab-sebab asas untuk permintaan kakitangan tambahan. Juga jelaskan bagaimana anda tiba di kesimpulan bahawa anda memerlukan lebih ramai pekerja dan bagaimana belanjawan itu akan menampung kos untuk merekrut, melatih, melayari dan membayarnya.
Contoh:
Pengurus Sumber Manusia ABC Syarikat, masukkan nama, mengemukakan cadangan ini, bertarikh masukkan tarikh untuk mewajarkan penambahan lima kakitangan tambahan di dua jabatan: Jualan dan Perakaunan Korporat. Pasukan HR telah meneliti keperluan syarikat, menilai pasaran buruh semasa dan menganggarkan kos keseluruhan untuk pekerja tambahan. Butir-butir yang dinyatakan dalam kelulusan cadangan ini oleh pasukan kepimpinan eksekutif Syarikat ABC.
Terangkan Cadangan Tenaga Tambahan Anda
Huraikan sebab-sebab mengapa syarikat memerlukan kakitangan tambahan dan terangkan metodologi yang anda gunakan untuk menentukan bilangan kakitangan yang diperlukan untuk mengekalkan operasi organisasi. Penilaian keperluan mungkin termasuk kajian semula rancangan kakitangan semasa dan apabila ia dilaksanakan. Ia juga harus menetapkan langkah-langkah yang anda ambil untuk melihat setiap sumber semasa jabatan dan apa yang anda jangkakan akan menjadi keperluan kakitangan masa depan jabatan. Sebagai contoh, penilaian keperluan anda mungkin termasuk perihalan tempoh purata pekerja, perancangan penggantian, latihan dan pembangunan pekerja, dan pergeseran dan perolehan.
Jelaskan Metodologi Anda
Ini adalah proses yang digunakan untuk membuat kesimpulan bahawa organisasi atau jabatan memerlukan kakitangan tambahan. Untuk setiap komponen penilaian keperluan anda, terangkan sumber untuk maklumat anda dan cara anda menggunakan maklumat tersebut. Sebagai contoh, purata tempoh pekerjaan adalah pengiraan mudah:
- Semak fail kakitangan untuk tarikh sewa
- Kirakan bilangan tahun yang digunakan
- Jumlah tahun bekerja
- Sebarkan keseluruhan jumlah pekerja
Untuk sesetengah jabatan, anda mungkin mahu memeriksa keperibadian pekerja individu untuk menganggarkan nombor pergeseran. Metodologi ini juga harus menyertakan ketersediaan pekerja, kerana tidak ada arti dalam petisi untuk staf tambahan jika pasar tenaga kerja sedemikian rupa sehingga Anda tidak berpeluang untuk menarik pemohon yang memenuhi syarat. Ketersediaan pasaran buruh menentukan sama ada anda mempunyai akses kepada sumber manusia, seperti sekolah berdekatan yang menghasilkan graduan atau pasaran tenaga kerja umum dalam jarak perjalanan. Anda juga mungkin termasuk dalam metodologi ini apa yang boleh berlaku jika syarikat tidak dapat menyewa kakitangan tambahan yang berkelayakan. Sebagai contoh, peningkatan lebih masa untuk pekerja semasa, kehilangan produktiviti atau jualan, atau semangat pekerja yang rendah kerana tenaga kerja semasa yang membebankan beban kerja yang berlebihan boleh menyebabkan.
Cadangkan Anggaran
Bajet untuk kakitangan tambahan adalah lebih daripada sekadar apa yang diperoleh oleh pekerja. Pampasan bagi setiap pekerja termasuk upah atau gaji tahunan, ditambah dengan kos faedah. Sehingga Disember 2017, Biro Statistik Buruh Jabatan Buruh A.S. menunjukkan kos pampasan pekerja sektor swasta ialah 31.7 peratus daripada upah. Sebagai contoh, kos untuk mengambil seseorang yang mendapat $ 50,000 setahun adalah kira-kira $ 15,850, menjadikan jumlah kos bagi pekerja itu $ 65,850 tahun. Manfaat termasuk sumbangan tabungan, sumbangan insurans dan persaraan yang dibayar. Terdapat juga kos untuk merekrut, melatih dan mengangkat pekerja, yang bergantung kepada masa dan upah ahli pasukan sumber manusia yang terlibat dalam proses pengambilan pekerja. Banyak organisasi menguruskan keputusan pengambilan ke atas kos, jadi bahagian belanjawan cadangan anda harus menerangkan kos dan asas untuk unjuran anda.
Sum It All Up
Kesimpulan cadangan anda untuk kakitangan tambahan harus menunjukkan garis masa, berdasarkan pada saat Anda menerima persetujuan, karena biasanya Anda tidak dapat menentukan tanggal tepat ketika Anda benar-benar dapat membawa orang di papan tulis. Kontingensi, seperti cek latar belakang dan calon yang memerlukan masa tambahan untuk memberi notis kepada majikan semasa boleh menyebabkan kelewatan. Jangan tergesa-gesa kerangka waktu di mana anda boleh membawa kakitangan tambahan.
