Anda boleh meningkatkan peluang untuk mendapatkan peralatan, perisian, bekalan, kakitangan atau sumber lain yang anda perlukan jika anda memberi tumpuan kepada manfaat mereka kepada syarikat anda, bukan hanya diri sendiri atau jabatan anda. Menentukan bagaimana sumber yang diperlukan akan membantu mengurangkan kos atau meningkatkan keuntungan akan membantu anda membuat hujah yang kuat apabila anda meminta lebih banyak bantuan.
Cari Pemimpin Anda
Kalimat utama ialah pembukaan yang memberitahu pembaca mengapa surat itu penting. Tentukan kenyataan utama yang anda ingin buat untuk mewajarkan permintaan anda untuk sumber tambahan dan gunakannya untuk memulakan surat anda. Ini boleh menjadi pernyataan yang luas, seperti mengatakan bahawa sumber yang anda minta akan membantu meningkatkan jualan atau mengurangkan kos. Anda kemudian memberikan sokongan untuk tuntutan anda di dalam badan surat itu.
Sebagai contoh, jika anda meminta perisian baru untuk jabatan perakaunan, anda boleh memulakan surat anda dengan, "Saya ingin meminta dua lesen perisian ABC untuk jabatan perakaunan, yang akan membantu syarikat mengurangkan bilangan pesanan yang hilang dan kenaikan pendapatan syarikat. "Anda kemudian akan menerangkan bahawa perisian itu akan membolehkan anda memproses dan meluluskan akaun pelanggan baru dengan lebih cepat, menghasilkan penghantaran pesanan lebih cepat, dan membantu mengumpulkan penghutang lebih awal.
Dapatkan sokongan
Tuliskan senarai orang yang akan mendapat manfaat daripada permintaan anda selain mereka yang akan menggunakan sumber secara langsung. Sebagai contoh, jika anda meminta sumber yang akan membantu anda menjalankan pemeriksaan kredit yang lebih cepat ke atas bakal pelanggan, ini akan membantu jabatan jualan anda mengelakkan kehilangan pelanggan yang terus berbelanja untuk vendor lain semasa menunggu kelulusan. Hubungi jabatan jualan dan minta kebenaran mereka untuk menggunakan pengesahan permintaan anda. Cari masalah sumber baru anda akan menyelesaikan dan mencari orang yang dipengaruhi oleh masalah tersebut.
Jalankan Nombor
Tuliskan senarai cara permintaan anda akan menjimatkan wang syarikat atau meningkatkan jualan. Walaupun anda meminta sumber untuk sesuatu yang mempunyai manfaat yang tidak ketara, anda mungkin masih dapat mencari manfaat kewangan. Sebagai contoh, jika anda ingin sumber untuk memulakan program kesihatan pekerja, berjumpa dengan jabatan HR anda untuk menentukan kos kepada syarikat ketidakhadiran, tuntutan insurans kesihatan, perolehan pekerja, tuntutan pampasan pekerja dan kerugian produktiviti lain yang dapat mengurangkan program kesihatan atau mengurangkan.
Senarai Faedah Kualitatif
Sesetengah manfaat sumber yang anda minta akan disediakan mungkin tidak boleh diukur dengan mudah, tetapi atasan anda masih dapat melihat bagaimana ia akan memberi kesan positif kepada syarikat.Manfaat sedemikian mungkin termasuk semangat pekerja yang lebih baik, penurunan perolehan, peningkatan kepuasan pelanggan, penurunan pulangan pelanggan, dan peningkatan produktiviti dan kecekapan.
Tunjukkan Nisbah Kos / Manfaat
Jika boleh, selesaikan surat anda dengan menunjukkan nisbah kos / manfaat permintaan anda. Senaraikan semua kos yang berkaitan dengan permintaan anda, kemudian tuliskan manfaat kuantitatif dan kualitatif yang memberikan anda sumber yang diminta akan diberikan. Tulis surat anda menggunakan "Beritahu mereka apa yang akan anda beritahu mereka. Beritahu mereka. Katakan kepada mereka apa yang kamu katakan kepada mereka, "format, bermula dengan memimpin yang kuat, menyokongnya dalam badan surat itu, dan selesai dengan rekap.
