Kami semua bekerja di pejabat huru-hara - kertas dan bahan lain telah ditumpuk dalam susunan, kakitangan kecewa dan tidak pasti tentang tanggungjawab mereka, dan pengurusan tidak puas hati dengan apa yang dilakukan oleh kakitangan. Bagaimanakah anda boleh membuat pejabat berjalan lancar? Prosedur yang jelas bagi kakitangan untuk mengikuti akan membantu segala sesuatu yang lain - anda akan mempunyai pejabat yang bersih, lebih bahagia dan lebih produktif, dan pengurus yang lebih baik dalam masa yang singkat.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer
-
Kertas
-
Notebook
Buat Protokol
Menyelidiki bidang organisasi yang tidak jelas dengan menulis tinjauan dan tinjauan kakitangan. Tanya kakitangan apa yang mereka tidak jelas, sama ada peranan dan tanggungjawab mereka, siapa yang mereka laporkan, atau cara untuk melakukan prosedur tertentu dengan betul.
Buat buku panduan pekerja berdasarkan kepada apa yang diperlukan oleh pekerja tentang penjelasan. Juga termasuk dasar syarikat standard, termasuk maklumat mengenai persekitaran pejabat. Kakitangan perlu tahu bahawa kertas perlu difailkan tepat pada masanya, untuk meluruskan meja sebelum meninggalkan kerja, dan untuk membuat bahagian mereka untuk mencipta ruang kerja yang bersih.
Buat prosedur operasi standard, atau SOP. SOP adalah arahan bertulis yang menentukan siapa, apa, di mana, mengapa, dan bagaimana setiap tugas. Buat SOP untuk setiap tugas yang anda mahu kakitangan mengikuti. Sertakan perenggan ringkasan mengenai proses, langkah demi langkah tentang cara melakukannya, dan senarai sumber jika mereka memerlukan lebih banyak maklumat. Termasuk tarikh pada masa depan, 6 hingga 12 bulan lagi, apabila SOP ini akan dikaji semula dan dikemas kini. Juga masukkan nama dan butiran perhubungan untuk orang dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk prosedur itu - dengan cara itu, kakitangan tahu siapa yang perlu dihubungi untuk maklumat lanjut. Letakkan semua SOP dalam buku nota dan buatkan ini boleh diakses oleh semua kakitangan supaya mereka mencari prosedur jika mereka perlu menyemak sesuatu. Tulis SOP baru untuk prosedur baru yang timbul dan tambahnya ke dalam buku.
Kakitangan Keretapi dan Dapatkan Diatur
Berikan buku panduan pekerja kepada semua pekerja semasa sebaik sahaja ia selesai dan kepada pekerja baru apabila mereka diupah. Pekerja boleh memperbaiki cara pejabat dijalankan jika mereka tahu apa yang diharapkan daripada mereka.
Melatih pekerja di semua SOP yang terpakai kepada mereka. Sediakan kakitangan yang bertanggungjawab untuk melatih kakitangan lain secara individu atau dalam satu kumpulan. Melatih kakitangan pada semua prosedur selepas mereka dibangunkan, jadi kakitangan jelas mengenai apa yang diharapkan daripada mereka apabila melakukan prosedur itu.
Tunggu hari pembersihan semua kakitangan untuk mendapatkan pejabat yang dianjurkan. Ini tidak semestinya perlu dilakukan. Setelah membaca buku panduan pekerja dan dilatih dalam SOP baru, kakitangan harus mempunyai idea yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan.
Petua
-
Mengambil pekerja di pengunduran di luar pejabat untuk latihan lanjut.
