Mengomunikasikan tugasan tugas tambahan melalui memo syarikat dalaman adalah cara yang baik untuk menubuhkan akauntabiliti dan memastikan pekerja anda memahami tugas baru. Sama seperti yang anda lakukan dengan mana-mana memo perniagaan lain, pastikan ia pendek dan mudah dengan hanya memasukkan seberapa banyak maklumat yang diperlukan bagi pekerja memahami arahan tersebut.
Format Memo
Tulis tajuk yang jelas dan deskriptif. Jika anda menghantar memo melalui e-mel, juga masukkan tajuk dalam bidang subjek, tandakan e-mel dengan bendera penting dan masukkan resit baca. Walaupun anda biasanya harus mengikut format memo biasa dengan memasukkan tajuk, pernyataan pembukaan, segmen tugas dan penutupan, perbincangan dan bahagian ringkasan biasanya tidak diperlukan. Dalam segmen tugas, gunakan senarai angka atau titik peluru untuk mengenal pasti dan menyerlahkan tugas baru atau tambahan.
Kandungan Maklumat
Segmen pembukaan dan tugas adalah bahagian paling penting dalam jenis memo ini. Menyediakan maklumat latar belakang yang diperlukan di bahagian pembukaan. Sebagai contoh, beritahu pekerja mengapa anda memberi tugas tambahan dan apabila tugas baru ini akan bermula. Tarikh dan masa bekalan untuk sebarang mesyuarat yang mungkin berlaku sebelum pekerja mengambil alih tugas tambahan. Sekiranya perlu, sediakan titik hubungan pekerja boleh merujuk kepada soalan. Tentukan setiap tugas tambahan - dengan jelas dan lengkap - dalam segmen tugas. Tutup memo dengan ucapan terima kasih yang ringkas dan menunjukkan sokongan yang ikhlas.
