Surat permintaan perniagaan boleh menjadi cara yang berkesan untuk meminta pembayaran, mencari sebut harga atau anggaran atau mendapatkan maklumat. Huruf bertulis secara profesional adalah khusus, terperinci dan ke-titik. Mereka juga menyediakan semua maklumat yang diperlukan oleh penerima untuk mematuhi permintaan dengan tepat pada masanya dan tepat.
Gunakan Pemformatan dan Bahasa Profesional
Surat permintaan perniagaan harus ditulis pada surat kepala syarikat dan datang dari individu atau jabatan yang membuat permintaan tersebut. Sebagai contoh, surat kepada calon pekerjaan yang berpotensi meminta maklumat tambahan harus berasal dari sumber daya manusia atau pengurus pengambilan pekerja, sementara surat permintaan meminta sampel produk harus berasal dari penyelia departemen pembelian. Ikut format format perniagaan tradisional dan gunakan bahasa rasmi untuk menyampaikan imej profesional. Sebagai contoh, "Dear Mr Smith."
Dapatkan ke Titik
Tulis bukaan yang memberitahu pembaca apa yang anda perlukan langsung dari kelawar. Contohnya, "Akaun anda adalah 90 hari yang lalu dan memerlukan tindakan serta-merta," atau, "Resume anda mengagumkan dan saya ingin melihat surat cadangan serta transkrip kolej anda." Jangan buat penerima menyeberang melalui maklumat yang berlebihan untuk sampai ke tahap anda.
Menjadi spesifik
Sediakan semua maklumat yang diperlukan oleh penerima untuk memenuhi permintaan anda, seperti rujukan pembelian pesanan atau nombor akaun atau salinan kontrak atau dasar. Lampiran rujukan atau lampiran dalam badan surat anda. Sebagai contoh, "Seperti yang anda lihat dalam salinan perjanjian asal kami, penghantaran produk dijadualkan pada Isnin pertama setiap bulan. Ini adalah permintaan untuk menukar tarikh tersebut kepada Isnin ketiga setiap bulan."
Buat Permintaan Anda
Perincian dengan tepat apa yang anda mahu berlaku seterusnya sehingga tidak ada ruang untuk kesalahpahaman dari penerima. Sebagai contoh, "Invois anda mesti dibayar sepenuhnya pada 15 Jun 2015 atau kami akan dipaksa untuk menghentikan perkhidmatan anda." Memudahkannya mematuhi dengan melampirkan sampul surat dicetak sendiri, pautan ke halaman pilihan pembayaran laman web syarikat anda, label mel atau alamat surat penuh anda.
Surat Permintaan E-mel
Walaupun pendekatan asas yang sama berlaku untuk e-mel serta surat mel biasa, terdapat beberapa perbezaan yang perlu diperhatikan. Gunakan logo syarikat anda dan tandatangan elektronik dan simpan semua formal formal surat bertulis perniagaan. Juga, meminta penerimaan kembali untuk mengesahkan penerima menerima surat-menyurat anda.
Simpan rekod
Cetak salinan surat permintaan anda untuk rujukan anda sendiri. Ini amat penting jika anda menulis surat kutipan. Sekiranya hutang harus diserahkan kepada agensi pengumpulan atau wakil, Anda akan mempunyai jejak kertas yang menunjukkan apa yang telah anda lakukan untuk mengumpulkan hutang hingga kini.
