Matlamat penting mana-mana sistem kawalan dalaman adalah melindungi aset. Oleh kerana proses gaji mempengaruhi kedua sumber manusia dan kewangan, masalah atau kelemahan dalam kawalan dalaman penggajian boleh mahal. Menyedari risiko yang wujud dalam proses penggajian, memahami potensi potensi mereka dan mengetahui cara menanganinya dapat mengakibatkan pencegahan kerugian yang signifikan dari masa ke masa.
Risiko
Risiko dalam proses penggajian termasuk masalah pelaporan kewangan, seperti peratusan gaji dan liabiliti berkaitan manfaat pekerja atau salah klasifikasi kos buruh antara perbelanjaan jualan barang (COGS) dan jualan, perbelanjaan umum dan pentadbiran (SG & A). Kecekapan operasi boleh dikompromikan dengan membayar hantu atau pekerja yang ditamatkan (biasanya hasil kolusi) dan dengan menggunakan kadar gaji dan gaji yang salah. Pematuhan peraturan dikompromikan melalui pelanggaran undang-undang gaji dan undang-undang persekutuan dan negeri dan pelanggaran peraturan Perkhidmatan Pendapatan Dalaman (IRS) yang berkaitan dengan pekerja berbanding kontraktor bebas.
Kesan
Kesan potensi kewangan, reputasi dan undang-undang masalah gaji bervariasi secara meluas bergantung pada masa, saiz dan sifat mereka. Memahami kesan yang mungkin ada adalah penting dalam mengetahui bagaimana untuk menanganinya dengan sewajarnya. Perniagaan mesti mempertimbangkan perkara berikut: Kesilapan laporan kewangan boleh meningkatkan yuran audit luar. Data kewangan yang salah boleh mengakibatkan keputusan pengurusan yang lemah dan boleh menjejaskan pelabur dan pihak berkepentingan lain, seperti pemiutang. Pembayaran kepada pekerja hantu dan kadar gaji yang salah boleh memberi kesan negatif terhadap kecairan dan meningkatkan beban cukai. Pelanggaran undang-undang gaji dan jam atau peraturan IRS boleh mengakibatkan denda yang besar, yuran guaman, kadar perputaran pekerja yang lebih tinggi dan kehilangan reputasi.
Mitigasi
Anda boleh mengurangkan kemungkinan atau kesan masalah gaji jika anda melaksanakan kawalan gaji yang kukuh. Walau bagaimanapun, faedah melaksanakan kawalan gaji tidak harus melebihi kos. Akaun gaji dan penyesuaian data yang tetap dan tepat pada masanya kepada lejar am dan data pemproses pihak ketiga, penghantaran fail dan rekod lain boleh menghalang atau mengesan salah niat kewangan. Kajian klasifikasi buruh pekerja antara kos langsung dan tidak langsung boleh membantu mengenal pasti masalah klasifikasi. Pemisahan tugas antara kemasukan data gaji, pemprosesan dan kebenaran pembayaran dan kakitangan pelepasan adalah ideal tetapi boleh menjadi sukar di syarikat kecil dengan sumber yang terhad. Kajian peringkat tinggi, kelulusan dan komunikasi kadar gaji, perubahan kadar, promosi kakitangan, perubahan pekerjaan dan penghentian mungkin sesuai jika pengasingan tugas tidak efektif. Program latihan pengurusan dan penyelia yang sesuai untuk isu-isu perundangan dan SDM boleh membantu meningkatkan pematuhan peraturan.
Pemantauan
Mana-mana sistem kawalan dalaman boleh menjadi tidak berkesan dari masa ke masa apabila proses kakitangan dan perniagaan berubah melalui pertumbuhan atau melalui pengurusan yang tidak wajar untuk mengawal prosedur kawalan. Mengendalikan penilaian berkala risiko berpotensi, dan mengkaji semula reka bentuk dan keberkesanan kawalan gaji untuk memastikan mereka tetap relevan dan kos efektif.
