Jangan bergantung pada panggilan telefon untuk mendapatkan hasil yang anda perlukan. Apabila bercakap di telefon dengan perkhidmatan pelanggan, syarikat insurans, perniagaan, atau orang lain mengenai perkara penting, anda perlu membuat susulan dengan surat pengesahan untuk membuat rekod bertulis untuk kegunaan masa depan.
Perkara yang anda perlukan
-
pemproses perkataan
-
kertas
-
sampul surat
-
cap
Surat pengesahan adalah satu cara untuk membuat rekod perbualan telefon bertulis yang boleh digunakan pada masa akan datang untuk membuktikan apa yang dibincangkan. Surat pengesahan menyelesaikan tiga perkara: 1) membantu pihak-pihak menjejaki tanggung jawab; 2) memberitahu penerima bahawa perbualan tidak akan dilupakan; dan 3) boleh digunakan sebagai bukti dalam prosiding mahkamah untuk membuktikan versi acara anda.
Rancang surat anda sebelum perbualan telefon anda dengan membuat senarai semak perkara untuk dibincangkan. Untuk setiap item perbincangan, tentukan siapa yang bertanggungjawab dan kapan item itu akan dicapai. Sekiranya terdapat sebarang kontingensi, kenalpasti mereka.
Selepas perbualan telefon anda, mulakan menulis surat anda. Sertakan tarikh, alamat dan garis subjek. Tulis surat dengan jelas dan ringkas. Surat itu mestilah faktual dan tepat. Tinggalkan komentar, spekulasi dan emosi. Sebagai peraturan, jangan gunakan mata seru. Jangan cuba untuk menakut-nakuti atau membuli. Ingat, surat itu mungkin dibaca kepada hakim atau juri, dan anda tidak mahu melihatnya sebagai sesuatu yang menjengkelkan atau tidak munasabah.
Mulakan huruf dengan "Surat ini adalah untuk mengesahkan perbualan telefon kami pada tarikh berkenaan ___"Kemudian, dengan tepat terangkan apa yang telah dibincangkan dengan menyatakan siapa yang mengatakan, pastikan anda memasukkan semua maklumat penting, termasuk siapa yang bertanggungjawab untuk item tindakan itu, apabila ia selesai dan apa-apa kemungkinan luar jangka. beritahu saya secara bertulis secepat mungkin jika apa-apa yang dinyatakan di atas adalah tidak tepat. "Kemudian tandatangani surat itu.
Pastikan anda membuat dan menyimpan satu salinan surat yang ditandatangani, kemudian hantarnya. Sekiranya perkara pokok itu kritikal dan anda mempunyai alasan untuk mempercayai alamat penerima boleh menafikan menerima surat itu, maka hantar surat melalui surat yang disahkan. Jika anda mempunyai alamat e-mel penerima, maka e-mel adalah baik-baik saja.
