Sama ada anda seorang pekerja yang menulis laporan untuk bos anda, atau pemilik perniagaan yang melaporkan kepada pengurus besar anda, alat terbaik adalah kerangka kerja "mengapa-apa-bagaimana". Mengapa anda menulis laporan ini? Apakah maklumat yang perlu dibaca oleh pembaca? Bagaimana anda akan mengemukakan cadangan atau kesimpulan anda? Mengikuti struktur ini akan memberikan aliran logik kepada dokumen anda. Ia akan memberi bos atau eksekutif anda maklumat tepat yang diperlukan untuk membuat keputusan perniagaan yang tepat.
Fokus Kepada Kenapa
Fahami mengapa anda menulis laporan. Adalah penting bahawa anda jelas mengenai tujuan laporan itu, jika tidak, anda mungkin menyesuaikan tulisan anda kepada khalayak yang salah atau meninggalkan maklumat penting. Tanya soalan jika perlu. Sekiranya laporan itu akan diagihkan kepada pelbagai jabatan, pertimbangkan sama ada anda perlu memasukkan bahagian individu yang menangani kebimbangan setiap jabatan.
Memutuskan Maklumat Yang Dimasukkan
Kumpulkan maklumat yang anda perlukan, seperti data kewangan, carta dan graf. Wawancara orang yang pendapatnya relevan dengan laporan anda. Kemudian, tentukan titik atau mata yang paling penting yang anda fikir khalayak perlu tahu. Mula dengan menulis beberapa perenggan yang menyerlahkan mata penting, atau menyusun maklumat anda ke dalam senarai bullet point item.
Memutuskan Cara Membentangkan Cadangan Anda
Berikan laporan sebagai tajuk. Terangkan secara ringkas butiran tugasan atau alasan untuk menulis laporan. Terangkan kaedah pengumpulan maklumat anda. Susun badan laporan secara logik, contohnya, mengikut tema teras. Pastikan anda memasukkan maklumat yang mencukupi untuk menunjukkan bahawa anda telah menyiasat subjek dengan teliti. Tamatkan laporan dengan kesimpulan atau cadangan anda, berdasarkan penemuan anda.
Tambah Ringkasan Eksekutif
Kembali ke permulaan laporan anda dan tambahkan perenggan atau dua yang merangkumi perkara utama laporan. Sebagai alternatif, gunakan mata peluru untuk menyusun idea anda. Ringkasan eksekutif mungkin semua bos anda mempunyai masa untuk membaca jadi pastikan anda memasukkan semua maklumat yang berkaitan. Secara ringkas, apakah laporan itu? Apakah penemuan utama? Apa yang anda cadangkan atau mencadangkan? Apa yang berlaku seterusnya? Edit ringkasan anda sehingga memberikan intisari laporan anda dalam waktu membaca satu atau dua minit.
Format Laporan
Jika terdapat panduan gaya syarikat, pastikan anda mengikutinya. Jika tidak, formatkan laporan itu dalam gaya mudah dibaca, menjadikan salinan mudah difahami sebagai mungkin. Gunakan tajuk yang jelas untuk memisahkan topik; ini memudahkan bos anda mencari halaman yang relevan dalam laporan. Pertimbangkan untuk menyerlahkan fakta penting dalam huruf besar atau cetakan tebal. Susun sebarang penyata kewangan, bahan bercetak atau dokumen sokongan lain di lampiran pada akhir laporan.
Semak dan Proofread
Semak laporan untuk ejaan dan tatabahasa yang betul. Pemeriksaan ejaan dalam talian dan pemeriksaan tatabahasa berguna tetapi mereka tidak selalu membenarkan konteks.Sekiranya boleh, semak seseorang untuk membacanya dengan mata palsu untuk kesilapan. Tanya pembaca bukti untuk mengkaji laporan secara umum. Adakah anda meninggalkan pemikiran yang belum selesai? Adakah anda pernah menggunakan istilah industri secara konsisten? Adakah mudah difahami? Jangan cuba menarik perhatian perbendaharaan kata anda - cuba sebaliknya.
