Laporan kemajuan jelas, dengan reka bentuk yang lebih rumit daripada laporan suku tahunan. Yang kedua berbeza dalam format mereka dari perniagaan ke perniagaan dan institusi ke institusi. Walau bagaimanapun, garis panduan asas berikut digunakan untuk kedua-dua: Berhati-hati dengan penonton anda dan apa yang mereka harapkan dapat dijumpai dalam laporan itu dan jaga penulisan anda dengan jelas dan ringkas, dengan nada serius yang tidak masuk akal dan gaya yang tepat, terbuka dan boleh dipercayai.
Perkara yang anda perlukan
-
Data dan maklumat yang perlu dimasukkan
-
Program pemproses kata yang baik seperti Microsoft Word
Gunakan format memo tradisional untuk kemajuan dan laporan suku tahunan. Mulakan dengan tarikh, nama dan kedudukan orang yang akan dilaporkan oleh laporan itu, nama dan kedudukan anda dan baris subjek yang jelas dan ringkas. Sebagai contoh, baris subjek untuk laporan kemajuan mungkin "Progress on Integration Data Project". Subjek untuk laporan suku tahunan sering kurang spesifik dan hanya mengatakan sesuatu seperti "Laporan Quarterly untuk Jabatan Data, Suku Ketiga 2010." Sekiranya laporan suku tahunan adalah salah satu dari beberapa orang yang akan pergi ke orang yang sama, pastikan anda mengetahui format yang tepat yang dijangka orang itu.Pembaca perlu cepat mencerna semua data yang masuk dan akan mengharapkan untuk mencari jenis maklumat tertentu di tempat yang sama dalam setiap laporan.
Untuk laporan kemajuan, buka dengan ringkasan kemajuan, seperti "Projek integrasi data sedang berjalan mengikut jadual dan di bawah anggaran." Jika anda mencari sesuatu yang khusus - bantuan daripada pekerja atau jabatan lain, dana tambahan, dan lain-lain - tuliskan dengan segera untuk memastikan ia tidak diabaikan oleh pembaca. Buka laporan suku tahunan dengan cara yang sama dengan meringkaskan maklumat yang terdapat dalam laporan tersebut.
Perincian latar belakang projek, yang dapat disertakan dengan ringkasan kemajuan jika anda inginkan, dengan cepat meringkaskan butiran dan menerangkan tujuan dan garis masanya. Di dalam rangka laporan suku tahunan, anda boleh memasukkan kemajuan yang dibuat sejak laporan terakhir, yang menyumbang baik dan buruk. Perlu diingat bahawa anda ingin menjadi terbuka dan jujur.
Tentukan dalam laporan kemajuan semua kerja selesai dan gunakan kata kerja tindakan untuk menekankan bahawa mereka yang bekerja pada projek itu telah rajin. Anda juga mungkin termasuk tarikh tertentu apabila fasa projek selesai atau apabila sebahagiannya menjadi aktif atau dalam talian atau apa sahaja tujuannya. Pada ketika ini dalam laporan suku tahunan dan dalam format yang sesuai, mula merinci kemajuan yang telah dibuat. Senaraikan masalah yang perlu diselesaikan.
Berikan butiran dalam laporan kemajuan mana-mana dan semua masalah yang anda hadapi, strategi untuk menyelesaikannya dan garis masa untuk resolusi atau penjelasannya mengapa masalah sedang berjalan.
Menyusun jadual kerja dalam laporan kemajuan, bersama dengan pencapaian yang anda jangkakan semasa selang waktu yang akan datang. Anda boleh membungkus laporan dengan penilaian keseluruhan projek dan apa yang telah dicapai setakat ini. Dalam laporan suku tahunan, ramalkan peluang dan cabaran yang akan datang serta hasil yang dijangkakan dan aktiviti penting. Mungkin berakhir dengan permintaan untuk komen, maklum balas dan idea.
