Menulis surat rasmi adalah menakutkan. Menulis surat rasmi kepada atasan anda boleh berasa menakutkan-dunia ini menakutkan. Sama ada untuk memohon waktu atau meletak jawatan anda, ini adalah kemahiran yang baik untuk belajar semasa anda pergi ke dunia kerja. Memelihara templat dalam minda akan membantu anda dalam perjalanan.
Fikirkan Mengenai Niat Anda
Apakah tumpuan anda di sini? Apa yang anda mahu hasil akhir anda menjadi? Menjadi jelas dengan diri anda bukan sahaja apa yang anda ingin katakan tetapi mengapa anda perlu mengatakan bahawa ia membantu ketika menulis kepada bos anda. Penting untuk jujur tentang apa yang anda ingin sampaikan.
Maklumat Hubungan Anda
Di sudut kanan atas, anda harus meletakkan semua maklumat hubungan anda. Ia harus kelihatan seperti berikut:
- Nama
- Alamat syarikat.
- Talian telefon syarikat langsung anda.
- Alamat emel.
Ini menjadikannya sangat jelas siapa anda dan siapa penyelia langsung anda atau pasukan anda.
Maklumat Hubungan Boss anda
Secara terus daripada maklumat hubungan anda, letakkan maklumat hubungan bos anda dalam format yang sama seperti di atas, seperti berikut:
- Nama
- Alamat syarikat.
- Talian telefon syarikat langsungnya.
- Alamat emel.
Tarikh Surat
Satu baris di bawah maklumat hubungan, tarikh surat itu. Ia harus bertarikh pada hari anda ingin meninggalkannya untuk bos anda, bukan hari anda mula menulis surat anda. Ini juga membolehkan rangka masa untuk respons.
Buka Dengan Salam
Secara langsung di bawah tarikh, letakkan ucapannya, "Dear Mr./Ms./Dr. nama bos dengan koma secara langsung mengikuti. Tulis betul bagaimana boss anda lebih suka ditangani.
Perenggan Pertama
Mulailah dengan merumuskan siapa anda. Sama ada syarikat anda besar atau kecil, mengenal pasti diri anda adalah cara yang betul untuk melakukannya. Tajuk kerja anda, jabatan tepat anda dan berapa lama anda telah bersama syarikat itu. Ini juga di mana anda mahu jelas menyatakan tujuan menulis surat ini kepada bos anda, contohnya, "Saya menulis surat ini untuk meminta cuti perubatan bermula enam minggu dari sekarang, dari 15 Mei hingga 5 Jun."
Perenggan Kedua
Di sinilah anda membuat kenyataan yang anda buat dalam perenggan di atas. Melanjutkan dengan contoh yang memerlukan cuti perubatan, anda boleh menulis sesuatu seperti, "Alasan saya untuk cuti perubatan adalah untuk menjalani pembedahan yang diamanahkan secara perubatan. Saya mempunyai lima minggu cuti berbayar yang ada. Bolehkah saya mengambil cuti berbayar saya sepenuhnya dan satu lagi minggu yang tidak dibayar? "Ia adalah penting untuk menggunakan nada yang betul dalam surat anda. Anda tidak mahu mencari seperti menuntut, tetapi mempersoalkan, dan bermaklumat. Pada akhirnya, anda mahu bos anda merasa anda menghormati kedudukan dan kuasa mereka untuk memutuskan apa yang dibenarkan. Adalah juga penting untuk menambah bahawa anda terbuka untuk bercakap mengenai perkara itu secara peribadi, atau dengan cara apa pun yang paling mudah bagi mereka untuk menghubungi anda.
Perenggan Ketiga
Secara ringkasnya, terima kasih kepada bos anda untuk masanya membaca surat anda.
Tutup Dengan Tandatangan Anda
Tandatangan dengan penutupan yang sopan dan profesional. "Best Regards" dan "Tulus ikhlas" diikuti oleh koma adalah pilihan yang baik dan standard. Tinggalkan ruang yang besar dan taipkan nama anda supaya apabila ia dicetak, anda boleh menandatangani surat di ruang tersebut.
Walau apa pun maksud surat rasmi anda kepada bos anda, pastikan anda menulis terlebih dahulu jika ia sensitif pada masa. Sama ada meninggalkan syarikat anda buat sementara waktu atau melonggarkan peletakan jawatan anda, menjadi cepat dan sopan amat penting.
