Semua perniagaan mempunyai proses, sama ada untuk memasang produk, memproses pembayaran kad kredit, mengendalikan pekerja atau menyemak jaminan kualiti. Kadang-kadang, proses-proses ini berfungsi dengan lancar, dan kali lain mereka tidak. Pengurusan proses perniagaan adalah satu sistem yang memegang proses anda dan menghantarkannya ke dalam bentuk perenang Olimpik. Pelaksanaan BPM yang baik akan meningkatkan keterlihatan ke dalam proses anda, menjadikannya mudah untuk mengatasi masalah dan mengelakkan duplikasi kerja.
Petua
-
Pengurusan proses perniagaan adalah metodologi untuk memperkemaskan cara syarikat melakukan sesuatu, dengan tujuan meningkatkan prestasi.
Apakah Contoh Proses Perniagaan?
Proses perniagaan adalah satu siri langkah yang dilakukan oleh orang dalam organisasi anda untuk mencapai matlamat tertentu. Langkah-langkah ini diulangi berkali-kali, selalunya oleh ramai orang dan biasanya dengan cara tersendiri. Hanya kira-kira apa-apa - dari membenarkan permohonan bercuti ke penilaian triage yang dilakukan oleh kakitangan perubatan di bilik kecemasan - akan layak sebagai proses perniagaan.
Sebagai contoh, ambil contoh permohonan pinjaman kepada bank. Untuk memulakan proses ini, pelanggan akan mengisi borang permohonan elektronik di laman web bank. Sekarang, roda bank mula beralih. Pertama, bank akan mengesahkan bahawa pelanggan telah mengisi borang dengan betul. Kemudian, permohonan itu akan melalui cek kredit. Seseorang yang lain boleh melakukan pengesahan pendapatan, pasukan lain mungkin meminta dokumen tambahan dan mungkin terdapat aktiviti lain untuk membolehkan bank membuat keputusan mengenai sama ada untuk meluluskan pinjaman.
Yang penting ialah proses itu pelbagai. Seperti kebanyakan proses perniagaan, ia melibatkan beberapa langkah dan berbilang orang, dan orang-orang ini menggunakan pelbagai alat dan sistem untuk menyelesaikan sesuatu. Diambil bersama, keseluruhan sistem ini direka untuk menukar siri input (permohonan pinjaman dan dokumen sokongan) ke output yang diingini (keputusan kelulusan yang disampaikan kepada pelanggan).
Apakah Pengurusan Proses Perniagaan?
Apabila perniagaan anda sangat kecil, proses perniagaan agak mudah untuk diurus. Hanya ada segelintir orang di pejabat yang menjalankan tugas setiap hari, dan setiap orang mempunyai gambaran yang kukuh mengenai gambaran besar. Keadaan ini berubah semasa anda berkembang. Tugas yang pernah ditangani oleh satu orang tiba-tiba dapat diserahkan di antara beberapa jabatan. Orang menduplikasi usaha masing-masing, tugas-tugas jatuh melalui retakan dan ada potensi yang lebih besar bagi orang untuk membuat kesilapan.
Tujuan utama pengurusan proses perniagaan adalah untuk meletakkan proses-proses yang kacau di bawah mikroskop dan mencari cara untuk menjadikannya lebih baik. Cara paling mudah untuk memahami ini adalah untuk memvisualisasikan semua aktiviti dalam proses anda sebagai carta alir langkah. BPM adalah disiplin untuk memformalkan langkah-langkah ini ke dalam aliran kerja yang lebih logik dan konsisten.
Apakah Kelebihan Pengurusan Proses Perniagaan?
Teras utama BPM adalah untuk menjimatkan masa dan wang anda dengan memangkas lemak dalam proses anda, seperti membuang kesesakan, menghapuskan redundansi dan menghentikan pertindihan kerja yang tidak perlu. Bagaimanapun, BPM bukanlah menaikkan keuntungan tetapi ada juga hasil positif lain yang boleh memberi manfaat kepada perniagaan:
-
Kedua-dua pekerja dan pengurus mendapat manfaat daripada takrifan yang lebih jelas tentang peranan dan tanggungjawab mereka, kerana mereka semua mengikuti saluran paip yang sistematik untuk menyelesaikan sesuatu.
-
Pasukan mengumpul dan berkomunikasi dengan lebih baik apabila semua orang berada pada halaman yang sama mengenai output dan tarikh akhir.
- Terdapat kurang tekanan kerana pekerja yang terlalu banyak bekerja tidak lagi perlu menghadiri mesyuarat susulan atau menyusun pelbagai tugas bersaing sekaligus.
- BPM menyelaraskan proses anda dengan keutamaan organisasi supaya anda tidak membuang masa pada proses yang menambah nilai paling sedikit kepada perniagaan.
- Pengurus mendapatkan penglihatan yang lebih baik ke dalam alur kerja, yang memberikan laluan berguna untuk pengauditan dan pematuhan peraturan.
- Pelanggan mendapat manfaat dari masa yang lebih baik, membawa kepada kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.
Bagaimana Kerja BPM?
BPM adalah, pertama dan terpenting, metodologi. Ia terdiri daripada satu siri langkah dan teknik yang jelas yang membantu untuk memformalkan proses BPM agar sisa dan ketidakcekapan yang lain dapat dikenal pasti dan bertambah baik. Daripada banyak metodologi BPM, beberapa, seperti Lean atau Six Sigma, telah memasuki perbendaharaan kata yang popular. Metodologi generik mengikuti banyak prinsip yang sama. Mana-mana metodologi yang anda pilih, anda boleh mengharapkan ia memberi tumpuan kepada tiga pilar BPM: proses, orang dan teknologi.
Proses
Fokus utama BPM adalah untuk mengoptimumkan proses perniagaan supaya mereka sesuai untuk tujuan dan mencapai hasil yang betul pada waktu yang tepat.
Orang
Memastikan orang melakukan perkara yang betul dengan cara yang betul adalah kunci kepada proses yang berjaya. BPM melihat tugas-tugas yang dilakukan oleh orang-orang dan bertanya soalan-soalan seperti: Siapa yang bekerja untuk melaksanakan Tugasan A dan dalam tempoh masa apa? Apa yang berlaku jika orang yang berkenaan mengabaikan masalah itu? Siapa yang diberitahu apabila proses itu terperangkap? Tahap penglihatan ini penting jika anda akan membina kecekapan ke dalam sistem.
Teknologi
Untuk proses anda berjalan dengan lancar, peralihan tugas mesti lancar sepanjang masa. Perisian pengurusan proses perniagaan adalah alat yang membantu menguatkuasakan proses tersebut. Oleh itu, jika anda menjalankan latihan BPM dan menentukan proses yang lebih baik, teknologi dapat membantu memastikan proses itu dilakukan dengan cara tepat yang telah anda tetapkan. Ciri utama teknologi adalah untuk mengumpul data prestasi supaya anda boleh menjejaki metrik yang penting untuk kejayaan proses.
Bagaimana Anda Merancang Metodologi BPM?
BPM berfungsi dengan berbeza bergantung pada jenis perniagaan yang anda miliki. Oleh itu, sebelum anda mula merancang metodologi BPM, anda mesti menilai apa yang anda mahu memperbaiki dengan melaksanakannya. Jika anda adalah organisasi perkhidmatan, contohnya, anda mungkin mahu BPM untuk meningkatkan masa tindak balas anda kepada pelanggan. Syarikat-syarikat yang mengeluarkan atau membina produk, sebaliknya, mungkin mencari kecekapan dan prestasi yang lebih baik pada talian pemasangan atau penyegerakan dengan sistem dan proses lain.
Menggunakan pemandu komersial ini sebagai panduan, setiap metodologi BPM akan mengikuti fasa hayat fasa, masing-masing dengan satu set tugas yang perlu dilaksanakan. Metodologi BPM yang paling biasa, DMEMO, mengikuti lima peringkat: reka bentuk, model, melaksanakan, memantau dan mengoptimumkan.
Peringkat Satu: Reka Bentuk
Fasa reka bentuk menggunakan teknologi BPM untuk memetakan proses anda seperti sekarang, sebelum mendesain semula aliran kerja supaya proses berjalan lebih cekap. Apa yang anda dapatkan di skrin adalah gambaran visual aliran kerja supaya anda dapat melihat sekilas di mana kesesakan dan pendua mungkin terletak. Idea ini adalah untuk mewujudkan aliran kerja yang paling mudah dan paling mudah supaya proses itu dapat diselesaikan dalam masa yang paling sedikit sambil membuat kesilapan paling sedikit.
Peringkat Dua: Pemodelan
Tahap ini adalah tentang menguji proses anda untuk melihat bagaimana ia berfungsi dalam keadaan yang berbeza. Fikirkannya sebagai latihan "bagaimana jika". Bagaimana jika kita memperuntukkan dua orang untuk tugas ini? Bagaimana jika pekerja ini terlambat menyampaikan outputnya? Bagaimana jika tugas ini dilakukan dengan cara yang berbeza? Bolehkah kita membuat penambahbaikan lebih lanjut?
Peringkat Tiga: Pelaksanaan
Sebaik sahaja anda telah mensimulasikan aliran kerja, langkah seterusnya adalah untuk menguji proses yang lebih baik di lapangan menggunakan enjin alir kerja perisian BPM anda untuk memperuntukkan setiap tugas dalam proses itu kepada satu atau lebih orang.
Peringkat Empat: Pemantauan
Pemantauan adalah proses pengumpulan data untuk memastikan proses itu berfungsi seperti yang anda harapkan. Menggunakan teknologi anda, anda boleh menjejaki kedua-dua langkah tunggal dalam satu proses - dengan cara yang sama anda akan menjejaki pakej FedEx - atau anda boleh agregat data dan melihat bagaimana anda melakukan merentas aliran kerja secara keseluruhan. Alat yang digunakan pada peringkat ini termasuk pemantauan aktiviti perniagaan, papan pemuka, pelaporan dan alat audit.
Peringkat Lima: Pengoptimuman
Pada peringkat ini, proses anda mungkin jauh dari sempurna. Sekarang, anda perlu mempertimbangkan apa yang boleh anda lakukan untuk mengoptimumkan proses selanjutnya. Sebagai contoh, adakah anda perlu menambah sumber lain ke kawasan-kawasan tertentu di mana kesesakan sering berlaku? Ingatlah bahawa pengoptimuman bukan satu-satunya peristiwa. Sebaliknya, anda perlu mendengar maklum balas pekerja dan pelanggan dan membuat perubahan apabila masalah berlaku. Sekiranya proses baru tidak meningkatkan pengalaman pihak berkepentingan anda terhadap perkhidmatan tersebut, maka ia tidak boleh dikatakan berjaya.
Siapa yang Melakukan Pengurusan Proses Perniagaan?
Ia sering mengambil satu pasukan pakar dengan IT dan pengetahuan perniagaan untuk melaksanakan projek BPM, tetapi sebenarnya ia bergantung kepada skop projek yang anda sedang merancang untuk dijalankan. Jika anda ingin mencapai beberapa kemenangan cepat dengan meningkatkan beberapa risiko rendah, proses pulangan tinggi dalam perniagaan kecil anda sendiri, maka ia haruslah agak mudah untuk mendapatkan projek BPM di luar tanah yang dibantu oleh pasukan dalaman yang kecil dan beberapa perisian berkualiti untuk memetakan proses anda.
Cara yang baik untuk memulakan adalah dengan menghadiri kursus latihan BPM. Carian Google yang cepat harus muncul beberapa pilihan tempatan atau program dalam talian. Banyak syarikat memilih untuk meletakkan pekerja mereka melalui program pensijilan pengurusan proses perniagaan yang membolehkan kakitangan utama mendapat latihan secara rasmi dalam metodologi yang sesuai. Institut Pengurusan Proses Perniagaan kini menawarkan 30 program dan tujuh sijil dalam pelbagai disiplin dan metodologi yang dikaitkan dengan BPM. Semak laman web mereka untuk maklumat lanjut.
Apakah Alat BPM?
Ringkasnya, alat BPM adalah perisian yang anda gunakan untuk mengautomasikan pelaksanaan BPM. Tugasnya adalah untuk membolehkan transformasi perniagaan anda supaya anda boleh mengambil proses anda ke tahap yang baru. Pilihannya adalah luas kerana mereka telah lama, tetapi pada umumnya, anda akan mencari sistem dengan sekurang-kurangnya ciri-ciri berikut:
- Alat penskalaan pemprosesan visual: Ini membolehkan anda memodelkan proses anda dan membuat aliran kerja baru. Sesetengah alat memerlukan kemahiran pengekodan sebagai cara untuk melaksanakan pemodelan; vendor lain menawarkan pendekatan kod-rendah yang menggunakan sistem "drag and drop". Yang terakhir mungkin berfungsi dengan baik jika anda tidak mendapat programmer tegar pada pasukan.
- Pengurusan papan pemuka dan kawalan akses: Ini memberikan pembuat keputusan penglihatan untuk mengesan kemajuan dan menyediakan keselamatan dengan menyekat akses maklumat kepada orang tertentu.
- Pengendalian ralat: Sangat berguna untuk mempunyai modul pengesahan yang menemui dan menyelesaikan ralat dan kerosakan.
- Integrasi dengan perisian sedia ada: Penyelesaian BPM anda akan digunakan terhad jika ia tidak berkomunikasi dengan sistem teras ERP / CRM yang lain.
- Laporan dan analisis: Penyelesaian BPM yang baik akan menjalankan laporan mengenai metrik utama seperti item terbuka, masa purata yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan berapa kerap item dikemas kini.
Dari segi alat pengurusan proses perniagaan tertentu, ia adalah pasaran yang agak ramai. Beberapa pemain besar termasuk Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian dan Process Street. Ulasan sedia ada di internet, dan kebanyakan alat datang dengan percubaan percuma selama 14 hari sehingga anda dapat memeriksa fungsi sebelum Anda melakukan pembelian terakhir.
