Setiap syarikat, tanpa mengira industri, mempunyai tugas pentadbiran yang perlu ditangani supaya syarikat dapat berjalan dengan cekap. Tugas-tugas ini sering dilakukan oleh setiausaha, penyambut tetamu, pembantu pentadbiran, pembantu eksekutif atau pengurus pejabat. Di dalam syarikat yang lebih kecil, di mana peranan tersebut tidak wujud, pekerja harus bekerjasama untuk memastikan tugas pentadbiran selesai.
Penyimpanan Maklumat
Mengemukakan dokumen penting di tempat-tempat yang sesuai tepat pada masanya adalah tugas pentadbiran yang termasuk meletakkan folder dalam kabinet fail atau dokumen dalam program pengurusan dokumen dalam talian. Sistem pemfailan yang tepat memastikan pekerja mempunyai akses kepada rekod kewangan, rekod klien dan penyelidikan.
Mencari Maklumat
Menyelidiki maklumat untuk klien, pengurus dan rakan sekerja sama ada dalam talian, dalam sistem pemfailan pejabat atau di dalam buku adalah tugas pentadbiran penting yang membantu perniagaan mempunyai maklumat yang diperlukan untuk memulakan dan menyelesaikan projek. Maklumat ini sering disusun, dirangkum, diedarkan kepada orang yang diperlukan dan dibentangkan dalam laporan atau spreadsheet.
Menjawab Telefon
Sama ada anda memiliki agensi pengiklanan atau kedai dobi, pelanggan akan memanggil dengan pertanyaan tentang produk dan perkhidmatan, jam operasi, permintaan maklumat atau dengan soalan mengenai harga. Menjawab panggilan dan merawat keperluan pelanggan adalah tugas pentadbiran yang boleh menjejaskan kejayaan atau kegagalan sebuah syarikat. Komunikasi yang tidak berkesan dengan pelanggan berpotensi boleh meninggalkan kesan buruk terhadap organisasi. Adalah penting orang yang melaksanakan tugas pentadbiran ini adalah berpengetahuan, sopan dan berpengetahuan tentang syarikat.
Pelawat Ucapan
Sebagai pelawat memasuki pejabat, penyambut tetamu atau setiausaha biasanya duduk di pintu untuk mengatakan "hello," mengalu-alukan pengunjung ke tapak kerja, membantu dengan soalan dan mengarahkannya ke orang yang sesuai, pejabat atau bahagian. Sama ada ia adalah seorang penyerahan yang melepaskan pakej atau pelanggan yang datang untuk pelantikan berjadual, pengunjung ucapan adalah tugas pentadbiran penting.
Membeli Peralatan dan Bekalan
Mengekalkan bilik dan kabinet yang dibekalkan dengan kertas, pen dan bekalan pejabat lain adalah tugas pentadbiran. Tugasan yang diberikan kepada jawatan ini termasuk mengambil pesanan dari pekerja lain, pesanan mengesan, menyebarkan item semasa ketibaan dan mengendalikan invois, biasanya bersama dengan pasukan kewangan.
Buat dan Urus Komunikasi Ditulis
Selain menyusun e-mel dan surat perniagaan untuk membuat laporan, spreadsheet dan pangkalan data, tugas pentadbiran juga termasuk membuat dan menguruskan pengedaran komunikasi bertulis ini. Sama ada komunikasi ini adalah untuk rakan-rakan atau pelanggan, tugasan selesai dengan menggunakan program pemprosesan dan spreadsheet untuk menghasilkan dokumen yang profesional dan ringkas.
Persediaan Mesyuarat
Menyediakan bilik persidangan dan bilik mesyuarat, membuat pengaturan katering, memesan dan menyediakan peralatan audio-visual dan menyediakan agenda dalam kategori tugas pentadbiran. Tugas utama ini adalah penting apabila syarikat mempunyai persidangan atau mesyuarat klien di atau jauh dari pejabat.
