Kakitangan pentadbiran tidak pernah mendapat kemuliaan atau kemasyhuran, tetapi tanpa mereka, tempat kerja ditakdirkan untuk ketidakcekapan dan genangan. Pentadbir kualiti membuat perbezaan bagaimana orang lain melakukan pekerjaan mereka dengan berkesan. Mereka menyediakan sokongan dan menghadapi aliran tak berujung tugas di belakang yang membuat sebarang fungsi syarikat.
Apakah Pembantu Tadbir?
Pembantu pentadbiran mengisi pelbagai peranan dalam tetapan pejabat. Pekerjaan mereka boleh memasuki kategori pembantu peribadi jika mereka berdedikasi kepada seorang eksekutif atau mereka boleh menjadi kunci kepada kejayaan, menjejaki pejabat kecil di mana mereka sendiri mengendalikan panggilan, kertas kerja dan tugas lain untuk menyokong seluruh tenaga kerja.
Kebanyakan kerja pembantu pentadbiran melibatkan e-mel pengendalian, menelefon panggilan telefon atau meletakkan panggilan kepada pelanggan dan kakitangan lain, membuat penyelidikan dokumen dan menguruskan sistem pemfailan. Sering kali, mereka akan terlibat dalam mengendalikan pekerja baru. Mereka boleh mengurus tempoh masa untuk pejabat atau eksekutif kanan, membuat janji temu dan teruskan di atas kalendar. Mereka sering berurusan dengan pelantikan penyelenggaraan berjadual yang kerap, seperti memastikan syarikat air datang untuk membersihkan pendingin air, dan tugas rutin yang lain.
Butiran terhingga pembantu pentadbiran bergantung pada syarikat dan orang yang mereka kerjakan. Jika mereka bekerja di pejabat perakaunan, mereka mungkin memerlukan pengetahuan tentang prosedur perakaunan. Sekiranya mereka berada di syarikat pasca produksi televisyen, mereka perlu tahu filem dan lingo produksi TV. Bagi syarikat pengiklanan, mereka harus mempunyai pengetahuan dasar tentang membeli iklan dan berurusan dengan kreatif dan pelanggan.
Kerja pembantu pentadbiran boleh menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang dilakukan oleh syarikat, dan mungkin untuk mengerjakan pekerjaan yang lain ke dalam pekerjaan lain atau merasakan apa peranan yang paling sesuai untuk mereka. Di sisi lain, terdapat pembantu pentadbiran kerjaya yang suka persembahan yang bervariasi dan laju yang pantas membawa pekerjaan ke hari-hari mereka.
Apakah Tugas Pembantu Tadbir?
Ada kemungkinan untuk mendapatkan pekerjaan pembantu pentadbiran yang hebat dengan hanya ijazah sekolah tinggi, tetapi beberapa kolej membantu, terutamanya untuk pekerjaan di bawah eksekutif. Yang lebih penting ialah kemahiran khusus pekerjaan, seperti mempunyai komunikasi yang baik baik secara bertulis dan ketika bercakap sejak banyak pengambilan e-mel dan pengendalian telefon. Selalunya, pentadbir perlu mempunyai kebijaksanaan dan diplomasi yang baik, kerana mereka perlu berurusan dengan pelanggan yang marah atau menjadi pihak yang neutral antara kakitangan di pejabat mereka. Tetapi semua kemahiran komunikasi mereka akan ditentang jika mereka bukan pendengar yang baik dengan kepala untuk mendapatkan butiran.
Kemahiran komputer adalah kemestian, termasuk mengetahui cara menggunakan program seperti Microsoft Word, Excel dan Outlook. Kemasukan data boleh menjadi tugas yang diperlukan, dan dapat dengan cepat menguasai mana-mana program yang digunakan syarikat, seperti pengurusan pangkalan data atau aplikasi kerjasama pasukan, akan membantu pentadbir berjaya dalam peranan mereka.
Memahami semua aspek mailing biasanya akan diperlukan dan boleh melibatkan mengetahui cara seseorang di sekitar USPS untuk mengendalikan mel sehari dan mesin pos yang bekerja tetapi juga mengetahui sistem kurier seperti FedEx, UPS dan juga cara memanggil kurir basikal tempatan.
Kewajipan pentadbiran yang lebih mulia melibatkan menjaga pejabat dengan penuh bekalan. Dari kertas ke dakwat dan pena pencetak, perkara-perkara ini adalah tulang belakang bekalan sebuah pejabat berfungsi dengan baik, dan domain pembantu admin itu. Begitu juga pengendalian penyelenggaraan dan penyelenggaraan peralatan pejabat seperti penyalin, komputer dan banyak lagi. Mereka tidak semestinya perlu untuk menyelesaikan perkara ini, tetapi sedikit masalah menyelesaikan jauh, dan sepanjang masa mereka boleh menghubungi jabatan IT atau menjangkau untuk memperbaiki orang.
Apakah Qualities Adakah Kakitangan Pentadbiran Perlu?
Mempunyai sikap profesional dan penampilan yang menampakkan imej syarikat itu jauh dalam tugas ini kerana pembantu pentadbiran sering "muka depan" sebuah syarikat atau kesan pertama yang mendapat seorang eksekutif ketika mereka bekerja meja itu.
Menjadi teratur adalah kritikal. Menguruskan semua jadual, memulangkan panggilan, mengeluarkan memo, mengemas kini hamparan, mengekalkan sistem pemfailan - semua ini memerlukan kemahiran organisasi yang baik dan keupayaan untuk tetap berada di atas banyak perkara secara berterusan. Yang berkaitan, sememangnya adalah kemahiran pengurusan masa kerana tenggat waktu tetap, dan jika kontrak dihantar terlalu lewat atau panggilan tidak dikembalikan segera, ia boleh menyebabkan transaksi perniagaan yang tidak ternilai runtuh.
Menjadi yang hebat di kerja berpasukan adalah kritikal, kerana itu adalah peranan staf sokongan yang ada, tetapi begitu juga kerja. Menginap di atas projek dan menjadi starter diri adalah penting, dan melakukannya dalam suasana yang sibuk dengan gangguan berterusan adalah wajib. Hari dipenuhi dengan panggilan, orang yang memerlukan bantuan dan tugas timbul yang memerlukan penyelesaian segera, tetapi masih ada projek yang sedang berjalan yang semua perlu disiapkan juga, dan staf admin perlu cemerlang pada kedua-duanya.
Apakah Set Keterampilan yang Berharga?
Selain daripada kemahiran sehari-hari yang diperlukan untuk kerjaya yang berjaya dalam kerja sokongan pentadbiran, terdapat banyak kemahiran lain yang dapat memisahkan satu daripada pek dan memberi mereka peluang pekerjaan pentadbiran yang lebih tinggi dan lebih sukar dipahami.
Menjadi bilingual atau berbilang bahasa adalah kemahiran yang hebat untuk dimiliki. Mengetahui bahasa Sepanyol, Jerman, Cina, India atau bahasa lain yang lazim dalam perniagaan nasional atau antarabangsa boleh membuat pentadbir sangat berharga, dan peranan ini sering juga membayar lebih tinggi.
Sesetengah kemahiran yang berpotensi berharga termasuk mengetahui media sosial, mempunyai asas dalam perakaunan, berkemahiran dalam menulis laporan dan menganalisis data dan mempunyai pemahaman kerja mengenai undang-undang dan kontrak.
Akhirnya, pembantu pentadbiran perlu mendapatkan pekerjaan di bidang kerjaya yang menarik minat mereka. Seseorang yang suka undang-undang perlu bekerja di pejabat undang-undang kerana mereka perlu belajar sedikit tentang profesion untuk melaksanakan dengan berkesan di sana. Begitu juga, orang yang tidak suka ubat tidak seharusnya bercita-cita untuk bekerja di pejabat doktor. Semakin banyak orang mengetahui tentang perniagaan yang dijalankan di tempat kerja, semakin berharga mereka menjadi pembantu dan semakin tinggi peluang mereka akan dipromosikan.
Apakah Pembantu Tadbir Mendapatkan?
Pembantu pentadbiran pekerjaan berbeza-beza sangat banyak dan pampasan meningkat bergantung kepada skop tanggungjawab pekerjaan mereka, pengalaman mereka dan kekananan mereka yang mereka bantu. Oleh itu, seorang pembantu pentadbir pejabat kecil akan mendapat kurang daripada satu untuk sebuah bahagian pengiklanan yang berpendapatan tinggi dan pantas, dan kedua-duanya akan mendapat kurang daripada pentadbir eksekutif eksekutif yang bekerja secara eksklusif untuk seorang CEO.
Menurut Indeed.com, apabila membuat perbandingan gaji yang ditawarkan dalam senarai kerja untuk Oktober 2018, pembantu admin peringkat kemasukan diterima $13.05 setiap jam atau lebih kurang $28,000 setiap tahun. Sebaliknya, Salary.com melaporkan bahawa pembantu pentadbiran junior yang berpengalaman memperoleh purata, $40,588, sehingga September 2018. Laman yang sama melaporkan purata gaji untuk pembantu pentadbiran Ketua Pegawai Eksekutif sebagai $77,913, tetapi gaji atas termasuk pakej faedah meningkat setinggi $95,219.
Masa Depan Pembantu Tadbir
Teknologi berubah pesat, menjadikan kehidupan kita lebih produktif, teratur dan pantas daripada sebelumnya. Orang mungkin fikir ini mengancam pekerjaan pentadbiran pentadbiran masa depan, tetapi itu bukan kes itu. Malah, dalam beberapa cara, ia memberi mereka lebih banyak peluang.
Hari ini, "pembantu maya" adalah kerjaya yang semakin meningkat. Keupayaan untuk bekerja dari jauh dan bersentuhan dengan telefon dan video dengan majikan mereka membolehkan para pembantu bekerja untuk orang di seluruh dunia. Ini adalah peluang kerjaya yang semakin meningkat bagi mereka yang ingin bekerja dari rumah atau di luar negara. Sesetengah VAs bekerja untuk syarikat secara langsung, ada yang dipekerjakan oleh pihak ketiga dan ramai yang kini bekerja sendiri dan bekerja separuh masa untuk dua atau lebih majikan seminggu. Untuk menjadi VA yang berjaya memerlukan lebih banyak permulaan dan ketekunan diri kerana bekerja dari jauh bermaksud untuk terus bermotivasi pada diri sendiri.
Di pejabat tradisional juga, pembantu pentadbiran tidak perlu takut - pekerjaan mereka akan terus menjadi kunci kepada kejayaan mana-mana tempat kerja. Apa yang mungkin berubah ialah tahap kecekapan komputer yang mereka harapkan sebagai automasi dan ketergantungan digital terus meningkat, sehingga mereka yang terus berada di trend dan teknologi akan mempunyai kelebihan terhadap rakan sebaya mereka.
