Laporan bulanan berharga sebagai rekod peristiwa dan hasil dalam jabatan dan sebagai sumbangan kepada perniagaan secara keseluruhan. Dalam pendidikan, mereka juga memberikan maklumat berguna dari pelbagai jabatan tentang perkembangan dan hasil. Mereka adalah rekod yang boleh disusun menjadi dokumen yang lebih besar untuk memberikan pandangan keseluruhan untuk perniagaan atau kolej.
Tulis pengenalan mengenai subjek yang menunjukkan mengapa anda meminta penyerahan laporan bulanan. Tunjukkan sebab-sebab yang baik mengapa mereka diperlukan dan sumbangan yang mereka akan buat ke perniagaan, kolej atau universiti secara keseluruhan.
Terangkan manfaat kepada penerima, kerana kebanyakan orang akan memikirkan ini sebagai kerja tambahan. Laporan bulanan boleh menjadi peluang untuk memuji dan memperlihatkan keadaan di mana keadaan menjadi baik. Ia juga boleh memberi peluang untuk menyebutkan kawasan di mana sokongan diperlukan atau sesuatu yang perlu disusuli. Ia juga boleh menjadi laporan mengenai kemajuan projek tertentu. Serlahkan kepentingan laporan untuk merancang dan memfokuskan minda individu pada usaha jabatannya atau jabatannya.
Berikan tarikh dan tarikh akhir untuk tahun apabila laporan bulanan diperlukan. Tekankan mengapa mereka perlu tepat pada waktunya, kerana mereka pada umumnya merupakan sumbangan kepada laporan yang lebih besar dan ini boleh ditangguhkan jika laporan bulanan tertunda.
Membekalkan templat jika mungkin mengandungi poin utama yang anda mahu dilindungi dalam laporan bulanan. Ini memudahkan para responden melengkapkan dan menjimatkan masa setiap bulan. Mereka boleh menukar template jika perlu. Sebagai alternatif, berikan garis panduan dalam surat anda untuk membantu penulis laporan. Jabatan yang berbeza akan menyediakan maklumat yang berbeza - contohnya, beberapa kewangan dan beberapa jualan - templat yang sangat berbeza mungkin diperlukan. Tanya penulis laporan untuk menyenaraikan kategori pada helaian berasingan.
Pecahkan setiap bahagian surat ke dalam perenggan. Beri alasan mengapa laporan bulanan diperlukan dalam perenggan pertama. Terangkan manfaat kepada penerima pada saat yang kedua. Sebutkan tarikh dan tarikh akhir dalam perenggan ketiga, atau sediakan senarai berasingan dengan tarikh. Sebutkan templat atau garis panduan dalam perenggan keempat. Sertakan nota penghargaan dalam perenggan akhir untuk bantuan penerima. Jadilah ringkas dan menyenangkan.
Petua
-
Menulis surat perniagaan memerlukan formaliti tertentu. Jika anda memulakan surat dengan nama seseorang, ia harus menamatkan "Anda dengan ikhlas." Jika anda bermula dengan "Dear Sir atau Madam," ia sepatutnya berakhir dengan "Anda dengan setia." Di bawah ucapan itu harus menjadi rujukan atau garis keterangan subjek, dalam hal ini "Laporan Bulanan."
Amaran
Tulis surat sebagai permintaan tetapi tegaskan bahawa laporan akan diperlukan setiap bulan.
