Pada satu ketika dalam kerjaya anda, anda mungkin perlu menulis laporan perniagaan. Laporan perniagaan biasanya menangani projek atau komponen tertentu syarikat, membentangkan penemuan anda dan membuat cadangan kepada pembaca yang dimaksudkan.
Merancang dan menulis laporan perniagaan yang sesuai yang mencapai khalayak yang dimaksudkan dan memberi motivasi kepada para pembacanya mengambil perancangan, penyelidikan dan komitmen terhadap kejayaan laporan. Walaupun gaya penulisan laporan khusus perniagaan yang anda gunakan sepatutnya mencerminkan gaya peribadi dan keperibadian anda, serta kepribadian syarikat, terdapat beberapa tips menulis laporan berguna yang boleh digunakan oleh sesiapa sahaja.
Jelaskan Tujuan Laporan
Beberapa tip menulis laporan adalah sama pentingnya dengan menentukan dan menjelaskan tujuan laporan tersebut. Lakukan ini seawal mungkin laporan supaya anda tidak membuang masa dan tenaga dengan masalah yang tidak perlu. Kumpulkan semua maklumat yang diperlukan untuk membuat laporan yang boleh dipercayai. Kadang-kadang ini boleh bermakna bercakap dengan orang yang terlibat, atau ia boleh terlibat seperti menjalankan projek penyelidikan.
Contoh:
Laporan ini membahas teknik pemasaran yang kami gunakan dalam tempoh lima tahun yang lalu untuk memperoleh pelanggan baru. Berdasarkan analisis teknik, wang yang dibelanjakan dan berapa banyak pelanggan baru yang kami perolehi dari setiap, saya ingin mengesyorkan tiga jenis pemasaran tertentu ke hadapan.
Atur Semua Maklumat Berkaitan
Pastikan anda mengehadkan maklumat anda untuk tujuan laporan perniagaan. Jangan biarkan skop laporan berkembang kerana itu boleh menjejaskan format laporan perniagaan anda. Jika tujuan laporan ini adalah untuk mencadangkan tiga topik pemasaran teknik tertentu, teruskan fokus pada ketiga-tiga teknik dan maklumat yang berkaitan.
Contoh:
Seperti yang anda lihat berdasarkan kajian saya, ini adalah tiga teknik pemasaran teratas yang saya cadangkan. Mereka adalah yang paling kos efektif untuk membawa bilangan terbesar pelanggan baru.
Tahu Format Penonton Format Perniagaan
Anda perlu memahami siapa yang anda tulis dan untuk menentukan cara terbaik untuk menangani penonton ini. Tentukan nada, sikap dan penekanan yang ditujukan kepada pembaca anda. Walaupun anda harus sentiasa profesional dalam gaya penulisan laporan perniagaan anda, tahap terperinci yang anda sertakan mungkin berbeza-beza bergantung pada siapa yang membaca laporan.
Jika anda menulis kepada eksekutif korporat peringkat tinggi, anda mungkin ingin memasukkan lebih banyak nombor definitif dan penyelidikan dan lebih terperinci dalam penerangan anda. Jika anda menulis kepada pasukan pemasaran yang memahami istilah pemasaran, anda boleh menggunakan format laporan perniagaan yang mempunyai nada yang lebih santai dan bercakap dengan teknik yang telah anda gunakan pada masa lalu.
Motivate Audience Anda
Tulis laporan perniagaan menggunakan kata-kata yang kuat yang akan memotivasi penonton anda. Buat ayat-ayat yang berkesan, teratur, tetapi tetap sejati dengan gaya penulisan laporan perniagaan peribadi anda. Sesetengah khalayak anda hanya boleh mengimbas laporan itu, jadi pilih format laporan perniagaan dengan poin yang dilanda titik, banyak ruang putih, tajuk utama dan sarikata dan perenggan pendek.
Contoh:
Tiga Teknik Pemasaran Killer
Kita boleh mendapatkan 35 peratus lebih banyak pelanggan dan menyimpan wang dengan menggunakan tiga teknik pemasaran pembunuh berikut:
- Buletin e-mel bulanan yang menyediakan kandungan berguna.
- Promosi dalam tempoh sebulan.
- Pengiklanan di akhbar tempatan.
Mengosongkan Sebelum Anda Hantar
Salah satu petua penulisan laporan paling penting adalah untuk membuktikan, mengedit dan menyemak semula sebelum anda mengedarkan laporan. Mempunyai set kedua mata membaca laporan adalah cara terbaik untuk memastikan mesej anda jelas. Biarkan diri anda banyak masa untuk mengedit dan menyemak semula laporan sebelum tarikh tamat tempoh. Jangan tergesa-gesa langkah ini. Apabila anda mengedarkan laporan, pastikan semua dokumen dan lampiran dimasukkan dan semua orang mendapatnya.
