Email telah menjadi kaedah komunikasi standard untuk perniagaan dan mereka yang berkomunikasi dengan perniagaan. Yang mengatakan, ada kalanya surat perniagaan profesional tradisional diperlukan. Ini mungkin untuk prospek kerja, cadangan perniagaan atau pun alasan undang-undang. Format surat dengan betul untuk peluang terbaik mendapatkan hasil. Gaya perniagaan semasa menggunakan huruf "format format" untuk perniagaan dan bukannya "gaya indent" yang digunakan untuk huruf kurang formal.
Buat Letterhead
Letterhead memberikan maklumat anda termasuk nama, nama perniagaan (jika berkenaan), alamat dan maklumat hubungan penting lain seperti nombor telefon, faks dan e-mel. Kebanyakan program pemproses kata komputer membuka bahagian "header" dengan mengklik dua kali pada bahagian atas halaman fail kosong. Dalam gaya blok, tidak ada lekukan atau pusat maklumat. Ini hanyalah satu blok maklumat sepanjang margin kiri. Pengepala ini hanya digunakan pada halaman pertama.
Sekiranya anda tidak dapat membuat surat dalam bahagian pengetua, anda mempunyai dua pilihan. Pindahkan kepala surat ke badan utama sebagai blok pertama atau tempatkan tarikh pertama dengan maklumat hubungan anda antara tarikh dan maklumat penerima.
Tarikh, Alamat dan Salutasi
Tarikh, alamat dan ucapan adalah tiga blok pertama di bahagian halaman surat utama. Pastikan anda tidak berada di bahagian pengepala dengan mengklik halaman badan utama. Garis pertama adalah tarikh diformat dengan mengeja bulan keluar dengan hari dan tahun berikut, sebagai contoh, 10 Mei 2017.
Simpan baris kosong antara tarikh dan blok alamat penerima. Termasuk "Encik", "Cik" atau "Puan" di mana berkenaan. Gunakan alamat penuh dan maklumat hubungan, letakkan maklumat jalan pada satu baris dan bandar, nyatakan di depan. Langkau satu baris untuk ucapan yang diikuti dengan usus besar, contohnya "Dear Ms Smith:".
Format Badan Surat
Antara alamat dan salam, atau selepas salam, anda boleh memasukkan rujukan untuk surat yang meringkaskan topik tersebut, seperti "RE: Kedudukan Pengawas." Terus kemudian untuk menulis badan surat itu. Gunakan fon konservatif 10 atau 12 titik seperti Times New Roman, Cambria atau Arial. Perenggan tidak diindentikasi, diposisikan di margin kiri dan dipisahkan oleh satu ruang baris. Margin hendaklah satu inci pada semua sisi dokumen.
Bergerak ke Halaman Kedua
Termasuk maklumat hubungan kepala surat hanya pada halaman pertama surat. Seperti yang telah disebutkan, halaman pertama adalah satu-satunya tempat yang sepatutnya mempunyai kepala surat dengan nama dan alamat penuh penghantarnya. Tajuk halaman kedua harus menyatakan nombor halaman yang berpusat. Anda juga mungkin termasuk alamat penerima huruf di margin kiri, dan tarikh pada margin kanan, yang membantu pembaca untuk mengenal pasti dokumen itu sekiranya dua halaman pernah dipisahkan.
Menutup Surat
Surat ditutup dengan blok tandatangan. Tutup huruf pada halaman kedua dengan menggunakan penutup yang neutral tetapi mesra seperti "Yang ikhlas," atau "Best Regards,". Tutup itu diikuti oleh koma, empat ruang dan nama anda. Sertakan tajuk anda jika ada, di bawah nama anda. Tandat huruf dalam dakwat biru atau hitam di ruang di atas nama anda.
Sekiranya anda memasukkan apa-apa dengan surat seperti resume atau cadangan, anda perlu perhatikan bahawa terdapat "dua" di bawah nama anda.
