Surat-menyurat perniagaan biasanya ringkas dan teratur, dengan pemikiran penulis disampaikan cukup ringkas untuk dimuatkan pada satu halaman. Walau bagaimanapun, ada kalanya mesej yang anda perlu sampaikan memerlukan dua halaman. Memformat dengan betul halaman kedua surat perniagaan anda memastikan pembaca tidak terlepas pandang fikiran terakhir anda.
Memformat Header Kedua Halaman
Format header halaman kedua yang anda pilih adalah terpulang kepada anda, tetapi ia harus selalu mengandungi sekurang-kurangnya nama penuh orang yang kepadanya surat itu ditulis. Pengepala halaman kedua juga boleh memasukkan nombor halaman dan tarikh surat tersebut.
Sesetengah penulis lebih suka menggunakan satu baris pada halaman kedua surat perniagaan mereka. Ini dikenali sebagai format mendatar. Sebagai contoh, mereka menaip nama penerima di margin jauh, pusatkan nombor halaman dan taipkan tarikh yang dibenarkan pada margin kanan. Menggunakan format ini, hampir kelihatan bahawa anda sedang membuat tiga lajur.
Cara lain untuk memformat halaman kedua adalah dengan menggunakan format blok, yang bermaksud anda menaip nama penerima di baris teratas di bawah margin satu inci dan kemudian taipkan nombor halaman pada baris seterusnya dan tarikh pada baris ketiga. Sebagai contoh:
Encik Davey Jones
Page 2
1 Oktober 2018
Daripada menggunakan margin yang betul-betul, tab hanya melepasi bahagian tengah halaman hampir ke margin yang betul. Apabila pembaca melihat halaman kedua, perkara pertama yang mereka lihat ialah nama mereka, nombor halaman dan tarikh. Dengan cara ini, jika anda memilih untuk menempah muka surat pertama dan kedua, kawasan yang tertutup tidak meliputi tajuk di halaman kedua.
Sebaik sahaja anda mempunyai tajuk di tempat, anda harus meninggalkan tiga baris kosong sebelum memasukkan seluruh surat perniagaan anda. Pastikan anda mempunyai teks yang mencukupi untuk membenarkan laman kedua. Jika anda hanya mempunyai satu atau dua baris tambahan, cubalah potong huruf anda agar sesuai dengan satu halaman. Juga, pastikan bahawa anda tidak memulakan halaman kedua surat anda di tengah-tengah ayat. Sekiranya mungkin, mulakan perenggan baru pada halaman kedua supaya huruf anda mengalir dengan lebih baik.
Mewujudkan Margin Kedua-Page
Sekiranya anda mempunyai surat perniagaan dua muka surat, anda mungkin mahu menggabungkan dua halaman bersama-sama. Walau bagaimanapun, ia boleh diterima sekiranya anda hanya melipat dua halaman surat anda supaya mereka masuk ke dalam sampul surat. Jika anda membuat halaman, pembaca jelas tahu terdapat lebih banyak mesej anda daripada kandungan pada halaman pertama. Walau bagaimanapun, jika anda memilih untuk tidak menjadi pokok, pastikan anda memulakan pemformatan anda cukup jauh dari bahagian atas halaman kedua sehingga pembaca menyadari halaman kedua sama pentingnya dengan yang pertama. Margin satu inci dari bahagian atas halaman adalah adat. Di sinilah anda akan memulakan tajuk halaman kedua.
Dapatkan Maklumat Maklumat Hak
Kerana halaman kedua surat perniagaan anda mengandungi nama penerima, penting bagi anda agar nama penerima ditulis dengan betul pada halaman pertama surat itu, diikuti dengan tajuk dan alamat surat yang betul. Pada halaman pertama surat perniagaan anda, maklumat penerima adalah mengikut tarikh dan alamat pemulangan anda.
Jika anda tidak pasti mengenai ejaan mana-mana maklumat penerima, periksa laman web syarikat atau hubungi setiausaha syarikat atau penyambut tetamu. Jangan risau memalukan diri sendiri dan mungkin menyinggung perasaan penerima dengan menggunakan maklumat yang salah atau ketinggalan zaman.
