Syarikat menggunakan manual prosedur pentadbiran pejabat untuk melatih pekerja, membuat atau membeli perisian, dan meningkatkan kecekapan di pejabat. Perisian adalah sebahagian besar daripada operasi pejabat dan memerlukan prosedur untuk menentukan operasi komputer seperti keselamatan, penciptaan pangkalan data dan akses, protokol e-mel, dan perlindungan virus. Manual prosedur selalunya termasuk carta aliran yang membantu dalam membuat atau membeli perisian yang memenuhi keperluan pejabat anda.
Pentadbir pejabat bertanggungjawab untuk memproses dan menguruskan rekod dan dokumen; menyediakan untuk mesyuarat, persidangan, dan acara khas; membuat urusan perjalanan; dan berkomunikasi dengan pelanggan, pengurusan, pembekal, dan kakitangan. Manual prosedur yang berkesan menerangkan amalan pejabat dengan jelas dan dengan banyak detail yang mungkin. Seorang pekerja baru harus dapat merujuk kepada manual untuk maklumat tentang prosedur pejabat.
Perkara yang anda perlukan
-
Pengikat 3-Ring
-
Perisian pemproses kata
Bagaimana Menulis Prosedur Pejabat Pentadbiran
Kenal pasti Prosedur
Manual prosedur pentadbiran pejabat akan terdiri dari beberapa prosedur. Mulakan dengan tahap tertinggi, prosedur yang paling umum, dan kerja ke yang paling terperinci. Harus ada carta aliran peringkat tinggi yang menunjukkan bagaimana setiap prosedur sesuai dengan kategori tersebut. Carta aliran menjadikannya sangat mudah untuk melatih pekerja baru kerana ia merupakan perwakilan grafik aliran kerja mereka. Contoh di bawah adalah ilustrasi ringkas mengenai beberapa prosedur pejabat.
1. Rekod Pejabat
1.1 Pembelian Pembekalan 1.2 Filing 1.3 Mengendalikan Mail 1.4 Penjadualan
1.3 Pengendalian Mel
1.3.3 Menerima Mel -> 1.3.4 Susun Mail -> Perlukan Permintaan Segera? -> Ya -> Tandakan Segera -> Menyerahkan Tidak -> Jangan Tandakan -> Menyerahkan
Semasa menulis manual, berikan butiran bertulis untuk setiap subhead. Sebagai contoh:
1.3.3 Menerima Mel Mel diisih di dalam bilik mel dan dihantar ke setiap surat mel jabatan pada pukul 10 pagi Pembantu pejabat mengambil mel tersebut, menyusunnya (lihat 1.3.4), dan menentukan sama ada mel memerlukan respons segera (lihat 1.3.5).
Kumpulkan Maklumat Prosedur
Ini adalah langkah yang paling penting dalam proses penulisan dan akan memerlukan masa yang paling lama. Pastikan anda memahami prosedur yang anda gambarkan dan skop projek. Memahami penonton untuk prosedur ini dan bagaimana ia sesuai dengan prosedur tahap yang lebih tinggi. Siapa pembekal untuk prosedur itu? Siapa pemilik dan pakar subjek? Siapa pelanggan? Apabila anda mempunyai pemahaman yang jelas mengenai perkara di atas, ikuti langkah berikut:
- Tulis satu set soalan wawancara. Apakah yang perlu anda ketahui untuk menulis prosedur terperinci?
- Menjalankan wawancara dan mendokumentasikan hasilnya.
- Buat carta alir yang menggambarkan input untuk proses, langkah kerja, dan output.
- Semak semula carta aliran yang telah anda buat dengan pemilik proses untuk ketepatannya.
Tulis Manual Draf
Pilih format untuk manual dan pastikan pengurusan bersetuju dengan format itu. Garis panduan keseluruhan manual. Anda tidak mahu menulis semula manual itu kerana tidak ada persetujuan mengenai format atau kandungan. Gunakan pengikat 3-cincin supaya perubahan dan kemas kini boleh dibuat dengan mudah. Termasuk yang berikut untuk setiap prosedur yang didokumenkan:
- Tajuk
- Pengenalan
- Gambaran keseluruhan
- Tarikh semakan
- Pemilik prosedur - Gunakan tajuk yang sesuai dan elakkan menggunakan nama peribadi
- Carta aliran dengan penerangan langkah demi langkah
- Definisi
- Bahan atau perisian yang digunakan dalam prosedur
- Ilustrasi, jadual, carta, dan grafik yang sesuai
Semak dan Edit
Sediakan manual yang disemak oleh pasukan pengurusan yang bertanggungjawab, pemilik prosedur, dan pelanggan prosedur. Sekiranya pelanggan berada di luar organisasi, pastikan anda mempunyai kelulusan pengurusan sebelum meminta semakan.
Anda mungkin mahu seseorang selain pengarang untuk melangkah setiap langkah dalam proses untuk menguji ketepatan dan kesempurnaannya. Sekiranya terdapat kekangan undang-undang, pastikan organisasi undang-undang dalaman anda menyemak manual untuk pematuhan.
Menganalisis dan membetulkan apa-apa kekurangan yang terdapat semasa proses semakan, dan tulis versi akhir. Dapatkan tandatangan kelulusan akhir pada tahap yang sesuai sebelum menerbitkan dokumen.
Lantik pemilik tunggal manual yang bertanggungjawab mendokumentasikan kemas kini.
