Dari waktu ke waktu, pekerja mungkin perlu menyegarkan kenangan mereka tentang cara melaksanakan tugas tertentu. Begitu juga, pekerja baru kepada organisasi akan ingin mempelajari tali secepat mungkin tanpa perlu mengganggu penyelia atau rakan sekerja dengan banyak soalan. Manual prosedur pejabat menyelesaikan kedua-dua objektif ini sambil menyediakan protokol bertulis dan jangkaan prestasi yang boleh kemudiannya dirujuk dalam penilaian pekerja dan dokumentasi untuk tindakan tatatertib.
Kenal pasti maksud dan skop manual pejabat yang ingin anda buat. Kandungan manual pejabat umumnya termasuk dalam dua kategori: (1) cara berinteraksi dengan orang dan (2) cara melaksanakan tugas khusus termasuk operasi peralatan yang diperlukan untuk membuat, mengurus dan menyampaikan barang dan jasa. Manual pejabat sering juga termasuk carta organisasi, direktori sumber dan bentuk sampel. Kerumitan manual pejabat berdasarkan siapa pengguna sasaran. Jika, sebagai contoh, kandungan berkaitan dengan hubungan pelanggan dan cara memproses aduan, tidak masuk akal untuk memasukkan bab mengenai bagaimana sebuah forklift beroperasi atau bagaimana mengendalikan bahan-bahan berbahaya.
Tentukan persembahan format yang paling sesuai dengan keperluan syarikat anda. Walaupun manual pejabat biasanya dianggap sebagai garis panduan yang dicetak di atas kertas dan diletakkan di dalam pengikat tiga cincin dengan tab pembahagi subjek, teknologi telah membuka pintu kepada lebih menarik - serta kaedah yang lebih ekonomik - menyampaikan maklumat. Pertimbangkan, contohnya, sama ada manual prosedur dalam talian akan memudahkan dan cepat bagi pekerja mengakses maklumat dengan memasukkan kata kunci. Format elektronik juga boleh memudahkan proses mengemaskini dan menyemak semula kandungan serta memasukkan kandungan audio dan demonstrasi video untuk meningkatkan pembelajaran.
Buat senarai semua topik bab yang anda mahu manual anda alamat. Jika, misalnya, anda membuat keputusan untuk menulis garis panduan mengenai cara mengendalikan pelbagai peralatan pejabat, anda akan mengenal pasti bahagian individu untuk komputer, mesin faks, sistem telefon, mikrofon, mesin fotokopi, sistem rakaman, meter pos dan peranti penyusun. Tentukan sama ada anda akan menulis semua kandungan itu sendiri atau menyerahkan draf pertama setiap bahagian kepada individu yang mahir dalam perkara ini.
Atur langkah prosedur dari konsep yang paling mudah kepada mereka yang lebih rumit. Pertimbangkan sama ada kemasukan gambar, lukisan, jadual atau grafik lain akan menambah pemahaman pengguna terhadap bahan tersebut. Menyediakan glossary akronim dan terminologi khusus tugas. Jika praktikal, berikan contoh cara mengisi pesanan permintaan, tuntutan perbelanjaan perjalanan, permintaan bercuti, kunci masa, resit pelanggan dan bentuk lain yang digunakan oleh syarikat.
Menetapkan rangka masa untuk melengkapkan setiap bahagian manual baru. Sekiranya perlu, jadilah satu blok masa setiap hari untuk menyelidik, menulis, mengkaji semula dan memasang kandungan.
Sediakan kandungan yang dikaji semula oleh kakitangan SDM dan kakitangan undang-undang sebelum penyebaran untuk memastikan bahasanya jelas, tidak rapi dan konsisten dengan mandat dan peraturan negeri dan persekutuan. Sediakan setiap penerima manual dengan helaian tanda menandakan persetujuan mereka untuk membaca bahan dan mematuhi arahannya.
Petua
-
Manual pejabat harus selalu dianggap sebagai kerja yang sedang berjalan dan, dengan itu, akan dikaji semula secara berterusan untuk memastikan kandungan itu merupakan pantulan yang tepat dari prosedur yang diikuti dan peralatan yang digunakan untuk melaksanakan tugas tersebut.
