Terlepas dari industri yang anda lakukan atau jenis pekerjaan yang anda lakukan, tidak dapat dielakkan bahawa pada suatu ketika anda perlu mengambil bahagian dalam mesyuarat perniagaan. Sesetengah tempat kerja, terutama yang berada di dalam tetapan pejabat, mempunyai beberapa mesyuarat sehari, sementara yang lain hanya boleh memilikinya sekali setiap beberapa minggu. Walau apa pun, penting untuk mengetahui jenis topik yang dibincangkan dalam mesyuarat di tempat kerja anda, bagaimana mesyuarat yang berkesan harus dijalankan dan peraturan etika yang patut diikuti semasa mesyuarat. Sekiranya anda bertanggungjawab menjalankan mesyuarat, anda mungkin dikehendaki datang dengan pembancuh batu untuk hadirin atau mengambil nota, atau minit, pada mesyuarat.
Apakah Mesyuarat Perniagaan?
Pada dasarnya, mesyuarat perniagaan adalah perhimpunan dua atau lebih orang untuk membincangkan idea-idea, matlamat dan objektif yang berkaitan dengan tempat kerja. Mesyuarat perniagaan boleh dilakukan secara peribadi di pejabat atau di lokasi lain, atau bahkan melalui telefon dan melalui persidangan video. Mesyuarat diadakan dengan pekerja, pengurus, eksekutif, pelanggan, prospek, pembekal dan rakan kongsi, dan sesiapa yang berkaitan dengan organisasi. Dalam kebanyakan kes, mesyuarat perlu dilakukan apabila isu di tangan adalah sesuatu yang tidak dapat disampaikan dengan teliti melalui telefon atau melalui e-mel, dan memerlukan interaksi tatap muka dengan satu atau lebih orang.
Tujuan mesyuarat perniagaan sering membuat keputusan penting mengenai organisasi. Sama ada ia memutuskan isu jabatan, seperti bagaimana untuk mengembangkan belanjawan pemasaran, atau perkara organisasi yang lebih besar, seperti berapa ramai orang yang akan berundur pada masa peralihan, mesyuarat membantu menyampaikan idea dengan jelas. Apabila bercakap secara peribadi dengan pihak berkepentingan penting, lebih mudah untuk mendapatkan maklumat penting dengan berkesan untuk mencapai keputusan yang dipersoalkan.
Objektif lain untuk pertemuan termasuk membuat pengumuman penting. Ini boleh mengenai perubahan organisasi, rancangan operasi atau perubahan arah syarikat. Selalunya, mesyuarat diadakan apabila eksekutif kanan menyertai atau meninggalkan pasukan atau apabila syarikat itu meraikan kejayaan atau kejayaan besar. Rapat-rapat ini boleh berfungsi untuk meningkatkan penglibatan pekerja dan keharmonian organisasi.
Mesyuarat perniagaan juga membantu menyelesaikan konflik dan menyelesaikan masalah yang rumit. Konflik boleh menjadi kejadian biasa di tempat kerja, dengan banyak keperibadian yang berbeza bekerja bersama dalam satu pasukan. Walaupun sesetengah konflik sihat dan dapat memupuk pertumbuhan, ia juga boleh menjadi tidak diingini dan memerlukan penyelesaian yang cepat. Mengadakan mesyuarat boleh membantu pihak yang tidak bersetuju untuk mencapai pemahaman. Masalah yang lebih besar yang melibatkan pelbagai pihak berkepentingan mempunyai peluang yang lebih baik untuk diselesaikan dalam pertemuan perniagaan apabila orang-orang penting yang bersangkutan semuanya berada di satu tempat dan bekerja menuju tujuan yang sama.
Meninjau kemajuan syarikat atau projek juga merupakan matlamat umum mesyuarat perniagaan. Di sini, organisasi menjejaki bagaimana pasukan sedang melakukan projek tertentu atau bagaimana syarikat itu secara keseluruhannya berbanding sasaran pendapatan yang dirancang. Dengan mengadakan mesyuarat daftar masuk yang kerap, organisasi memastikan bahawa semua pihak yang berkenaan menyedari status barang-barang penting.
Bagaimana Melaksanakan Mesyuarat Perniagaan yang Berkesan
Walaupun mesyuarat perniagaan membantu organisasi membuat keputusan dan menyelesaikan masalah yang rumit, mereka kadang-kadang boleh menggunakan masa yang tidak berkesan jika tidak berjalan dengan betul. Apabila orang datang ke mesyuarat yang tidak bersedia, jangan perhatikan dan jangan tindak lanjut mengenai perkara tindakan, ini boleh dilihat sebagai pembaziran masa. Untuk memastikan bahawa masa digunakan dengan berkesan, kedua-dua penganjur dan peserta mesyuarat perniagaan perlu terlibat secara aktif. Jika anda menganjurkan mesyuarat itu, sediakan agenda mesyuarat, menggariskan apa yang akan dibincangkan. Sekiranya terdapat perkara yang perlu disediakan oleh peserta, pastikan mereka memberi mereka masa yang cukup untuk berbuat demikian. Sesetengah mesyuarat diadakan secara rutin, seperti mata sentuhan mingguan pasukan. Untuk jenis mesyuarat ini, buat template untuk agenda dan isi barang unik setiap minggu.
Tinjau senarai peserta dengan teliti dan jemput hanya pihak berkepentingan utama ke mesyuarat. Jika seseorang yang perlu berada di mesyuarat tidak dapat hadir, anda mungkin perlu menjadual semula untuk menampung mereka. Jika tidak, menjalankan mesyuarat dengan pemegang kepentingan yang hilang yang diperlukan untuk membuat keputusan boleh berubah menjadi tidak berkesan.
Masa adalah berharga, dan penting untuk menghormati orang-orang yang menghadiri mesyuarat anda mengambil masa keluar dari hari mereka untuk berbuat demikian. Akibatnya, penting untuk memastikan mesyuarat bermula dan berakhir pada waktu. Semasa menyediakan agenda, tentukan berapa banyak masa yang anda perlu belanjakan pada setiap item dan jalankan mesyuarat mengikut jam. Jika anda merasakan bahawa mesyuarat itu berjalan lancar, memerintahnya dengan meminta orang ramai untuk menempuh topik dalam agenda. Sekiranya timbul isu-isu penting lain, tentukan mereka untuk perbincangan lanjut di tempat lain.
Untuk memastikan bahawa tiada item penting yang dibangkitkan dalam mesyuarat anda tidak dijawab, ambil nota, juga dipanggil minit. Anda boleh menulis atau mengetiknya sendiri semasa mesyuarat atau menetapkan orang lain dalam mesyuarat untuk mengambil nota untuk anda. Dengan cara ini anda akan dapat menumpukan perhatian kepada perbincangan. Selepas mesyuarat, pastikan anda menyemak semula nota, tambah sebarang item yang hilang dan hantarkan kepada pemegang kepentingan penting. Mempunyai rekod bertulis tentang apa yang dibincangkan dalam mesyuarat itu boleh membantu sekiranya isu-isu timbul pada masa akan datang.
Selepas mesyuarat perniagaan berakhir, pastikan untuk menindaklanjuti sebarang tindakan yang telah diputuskan. Anda mungkin perlu menghantar peringatan kepada rakan sekerja atau menyentuh asas dengan mereka untuk memastikan mereka menyelesaikan tugas mereka.Sekiranya terdapat masalah yang belum selesai oleh tarikh akhir, anda mungkin perlu mengadakan perbincangan tambahan dengan orang itu.
Mesyuarat Pemerhati Perniagaan
Sesetengah mesyuarat perniagaan, terutama yang mana peserta tidak saling mengenali dengan baik, memerlukan pemutus ais. Soalan-soalan yang menyeronokkan atau aktiviti pembinaan pasukan yang pendek dapat membantu meredakan ketegangan dan meletakkan semua orang di lapangan bermain level. Salah satu cara paling mudah untuk memecahkan ais pada mesyuarat adalah untuk mengajukan soalan yang mendedahkan kecerdasan yang unik atau menarik mengenai setiap orang. Jawapan kepada jenis soalan ini membantu orang lain saling berhubungan. Beberapa contoh termasuk:
- Sekiranya anda haiwan, yang manakah anda dan mengapa?
- Di manakah tempat paling menarik yang pernah anda lakukan?
- Sekiranya anda dapat menemui mana-mana tokoh sejarah, siapa yang akan menjadi dan mengapa?
Soalan-soalan penceroboh tidak perlu berurusan dengan topik pertemuan. Mereka direka untuk mendapatkan orang bercakap dan mendengar satu sama lain. Satu lagi peluncur ais yang hebat melibatkan setiap peserta yang menceritakan dua kebenaran dan satu pembohongan, dan selebihnya hadir untuk meneka item yang menjadi dusta. Ini adalah cara terbaik untuk mengenali orang-orang di mesyuarat tersebut. Pencerobohan juga boleh datang dalam bentuk aktiviti kumpulan. Sebagai contoh, tanya orang di mesyuarat itu untuk mencari seseorang di mesyuarat yang mempunyai sesuatu yang spesifik dengan mereka, seperti haiwan kesayangan atau jenama kereta. Ini memaksa orang untuk meninggalkan kerusi mereka dan bercakap dengan orang lain yang mereka tidak biasa bercakap dengannya.
Beberapa aktiviti peluncur ais melibatkan sedikit penyediaan pada bahagian penganjur mesyuarat. Satu aktiviti termasuk menulis nama selebriti pada kepingan kecil kertas dan melekatkan nama di belakang setiap peserta. Dalam permainan ini, setiap peserta perlu bertanya sama ada soalan atau soalan mengenai orang yang namanya berada di belakang mereka, cuba meneka siapa mereka.
Perniagaan Mesyuarat Etiquette
Walaupun budaya organisasi anda akan memaklumkan bagaimana anda harus berkelakuan pada mesyuarat perniagaan, terdapat beberapa aspek etika mesyuarat yang universal. Salah satu cara terbaik untuk menghadiri mesyuarat adalah bersedia. Ini bermakna mengetahui apa yang ada dalam agenda dan setelah melakukan persiapan atau penyelidikan untuk mengikuti item yang anda tanggung. Sebagai contoh, jika item agenda melibatkan membincangkan pelan pemasaran yang anda sedang kerjakan, penting untuk pergi ke mesyuarat dengan nota pelan di tangan, bersedia untuk membincangkannya secara terperinci. Ia juga penting untuk tiba tepat pada waktunya.
Berfokus pada mesyuarat bukan telefon pintar atau komputer riba anda adalah cara lain untuk menunjukkan profesionalisme anda, jadi matikan telefon anda dan tutup komputer riba anda semasa mesyuarat. Jika anda perlu mengakses mana-mana fail pada komputer riba anda untuk mesyuarat itu, pastikan anda mematikan e-mel anda supaya anda tidak terganggu oleh mesej masuk. Ingat bahawa mesyuarat memerlukan perhatian anda dan membahagikannya antara telefon atau komputer riba anda tidak akan menghasilkan perbincangan yang berkesan.
Sebagai pendengar yang baik dan peserta aktif adalah aspek utama menghadiri mesyuarat perniagaan. Pastikan anda mengikuti dengan apa yang orang katakan, tanya soalan apabila anda tidak pasti apa-apa dan berikan jawapan atau wawasan mengenai perkara yang anda bertanggungjawab. Bahasa tubuh anda juga merupakan sebahagian daripada peserta aktif; ini bermakna duduk lebih tinggi daripada membungkuk di kerusi anda dan membuat hubungan mata dengan orang yang anda bercakap.
Bergantung kepada jenis mesyuarat yang anda hadiri, anda mungkin mahu menghantar nota terima kasih kepada penganjur mesyuarat atau orang yang anda jumpai. Ini mungkin sesuai jika anda bertemu dengan pelanggan penting atau prospek. Anda boleh mengucapkan terima kasih kepada mereka untuk masa mereka dan mengulangi beberapa perkara penting yang telah dibincangkan dalam mesyuarat untuk menunjukkan semangat anda.
Templat Mesyuarat Minit Perniagaan
Apabila anda ditugaskan dengan merakam minit-minit mesyuarat, ia boleh kelihatan seperti pekerjaan yang tertekan. Beberapa petua boleh membantu anda melihat semua perkara penting dalam pertemuan tanpa kehilangan apa-apa. Penting untuk memahami tujuan minit. Nota-nota yang diambil semasa mesyuarat adalah untuk menjadi rekod tertulis tentang apa yang berlaku di sana. Nota-nota ini boleh membantu para hadirin untuk mengingati apa yang dikatakan atau mereka boleh memberikan pecahan mesyuarat untuk mereka yang tidak dapat hadir. Akibatnya, penting untuk menurunkan semua perkara utama yang dibincangkan semasa mesyuarat, termasuk keputusan yang dibuat, tugas atau langkah seterusnya yang dirancang dan penyelesaian yang dicapai.
Sebelum menghadiri mesyuarat, tulis templat ringkas yang boleh anda isi sambil mengambil nota. Dapatkan salinan agenda untuk mesyuarat itu dan gunakannya sebagai panduan. Di bahagian atas agenda, tambah ruang untuk menyebut nama semua peserta mesyuarat. Sekiranya terdapat pemangku kepentingan utama yang hilang, anda juga perlu ambil perhatian bahawa sekiranya anda perlu membuat susulan dengannya kemudian. Bergantung pada jenis mesyuarat dan topik yang dibincangkan, terdapat beberapa item yang boleh anda tambahkan pada templat minit:
- Tarikh dan masa mesyuarat.
- Tarikh dan masa mesyuarat seterusnya, jika ada yang dijadualkan.
- Nama peserta dan nama mana-mana pemegang kepentingan utama yang hilang.
- Keputusan yang telah dibuat atau pilihan yang dibincangkan untuk setiap item agenda.
- Langkah seterusnya untuk setiap item agenda.
- Butiran agenda yang tidak dibincangkan dalam mesyuarat itu, tetapi akan dibawa ke mesyuarat seterusnya.
- Sebarang perniagaan baru yang tidak ditunjukkan pada agenda asal.
- Tugas atau barang tindakan dan individu yang ditugaskan, termasuk tarikh tamat tempoh jika ditentukan.
Dengan membangun templat untuk minit mesyuarat, anda akan berada dalam kedudukan yang lebih baik untuk merakam pengambilan penting dan menindaklanjuti perniagaan yang diperlukan selepas mesyuarat.
