Mesyuarat minit adalah rekod teratur peserta dalam satu mesyuarat dan topik yang dibincangkan. Minit berfungsi sebagai rujukan perbincangan dan keputusan yang berguna, serta dokumen sokongan untuk cadangan dalaman.
Termasuk Barang-barang
Pembukaan minit mesyuarat termasuk senarai peserta. Ia juga menyatakan tarikh, masa dan penetapan mesyuarat. Semasa mesyuarat berlangsung, topik dibentangkan untuk perbincangan, dan kadang-kadang mengundi atau memutuskan. Minit susulan merujuk peserta yang terlibat dalam setiap topik. Minit juga mencatatkan idea-idea yang dibentangkan untuk perbincangan dan yang membentangkan setiap pemikiran utama. Undian atau keputusan, bersama dengan langkah tindakan yang diarahkan, juga termasuk dalam beberapa minit.
Jenis-jenis Mesyuarat
Peserta dalam kumpulan kerja tidak rasmi atau mesyuarat jawatankuasa sering mengambil nota mereka sendiri. Seorang ahli juga boleh mengedarkan ulasan mesyuarat tersebut kepada peserta lain. Walau bagaimanapun, minit mesyuarat teratur dan berstruktur biasanya hanya digunakan untuk perhimpunan yang lebih formal. Minit biasanya disimpan untuk mesyuarat jawatankuasa organisasi, mesyuarat lembaga, agensi kerajaan atau mesyuarat pejabat dan mesyuarat awam. Seorang kakitangan setiausaha atau pentadbiran biasanya mengambil nota dan menyediakan minit.
Penggunaan Rujukan
Ahli kumpulan kerja atau jawatankuasa sering menggunakan minit mesyuarat sebagai rujukan. Panduan minit setiap orang yang terlibat dalam peranan mereka dalam melaksanakan keputusan yang dibuat. Dalam tetapan kolaboratif, minit juga membantu pemimpin memegang setiap orang yang bertanggungjawab untuk peranannya. Sekiranya ahli pasukan gagal menjalankan tindakan yang dipersetujui, dia mungkin akan ditegur oleh seorang pemimpin. Minit mesyuarat kerajaan atau organisasi awam juga memenuhi kewajipan badan awam untuk menyampaikan maklumat kepada penduduk yang mereka layani dan untuk menyediakan rekod perniagaan rasmi.
Penggunaan Dokumentasi
Dalam beberapa kes, minit mesyuarat juga digunakan sebagai dokumen sokongan. Jawatankuasa organisasi sering membincangkan masalah, resolusi dan tindakan, dan kemudian membuat cadangan rasmi kepada lembaga atau badan yang lebih besar. Minit sering dilampirkan kepada penyerahan untuk menunjukkan perbualan yang dilakukan oleh jawatankuasa. Di sebuah kolej, misalnya, sekolah atau jabatan program pendidikan biasanya mengemukakan minit mesyuarat jawatankuasa penasihat untuk menyokong cadangan kurikulum.
