Mesyuarat boleh ditakrifkan sebagai proses kerja kolaborasi yang direka untuk menjawab siapa, mengapa, bagaimana dan bagaimana objektif tertentu. Ciri-ciri mesyuarat yang tidak berkesan termasuk peserta pasif dan regurgitasi topik yang dibahas sebelum ini. Mesyuarat berkesan adalah pada dasarnya bertentangan dengan itu. Mesyuarat berkesan boleh meningkatkan produktiviti, semangat dan keuntungan pekerja.
Fungsi
Lima langkah untuk menyediakan dan mengadakan mesyuarat yang berkesan, yang juga dikenali sebagai lima P, adalah: tujuan, pelan, peserta, penyertaan dan perspektif, perhatikan David Whetten dan Kim Cameron dalam buku "Membangun Kemahiran Pengurusan." Tujuan dengan jelas menyatakan maksud mesyuarat. Pelan adalah tindakan semasa mesyuarat. Peserta termasuk peserta dan fasilitator. Penyertaan diperlukan dari peserta dan fasilitator. Perspektif adalah matlamat yang bertujuan untuk mencapai tujuan dan ringkasan perjanjian yang dihasilkan dari pertemuan tersebut.
Alat
Permainan adalah antara alat yang paling berkesan digunakan untuk mengadakan mesyuarat yang berjaya. Disarankan, permainan yang cepat, murah, boleh disesuaikan, berisiko rendah dan berpartisipasi. Brainstorming adalah alat lain yang digunakan untuk mengumpulkan maklumat dan menjelaskan masalah atau situasi. Alat lain untuk mesyuarat yang berkesan termasuk soal selidik, tinjauan, wawancara dan lembaran kerja.
Ciri-ciri
Mesyuarat berkesan adalah imajinatif, berpartisipasi, inovatif dan menarik. Mereka bermula dan berakhir tepat pada waktunya. Seseorang ditugaskan untuk mengesan minit dan agenda. Kerosakan terjadwal berlaku pada masa yang ditetapkan. Perbincangan yang meriah dan positif digalakkan. Peserta dibenarkan menilai mesyuarat tersebut. Mesyuarat yang berkesan berakhir dengan nota ramah dengan fasilitator yang memastikan keharmonian wujud di kalangan peserta.
Kekerapan dan Tempoh
Peter Honey menulis dalam buku "Meningkatkan Kemahiran Rakyat Anda" bahawa mesyuarat yang berkesan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya seminggu sekali, biasanya bagi peserta yang sama. Mesyuarat yang paling berjaya digulung dalam masa sejam dan biasanya tidak sampai dua jam.
Kepentingan
Mesyuarat terurus yang buruk mempunyai kesan negatif terhadap semangat pekerja, membuat sesetengah menjadi ragu-ragu dan pesimis, sementara yang lain menjadi apatis dan tidak peduli. Mesyuarat yang tidak berkesan, nota Barbara J. Streibel dalam buku "Panduan Pengurus untuk Mesyuarat yang Berkesan," perniagaan kos berbilion ringgit setiap tahun dalam kehilangan peluang dan kehilangan masa. Mereka merosakkan imej organisasi, menyerlahkan pengurusannya yang tidak berkesan dan mengurangkan produktiviti. Mesyuarat yang efektif memelihara dua sumber paling berharga syarikat: masa dan bakat. Mesyuarat yang berkolaborasi dan berkesan memberi tenaga kepada pekerja.
