Memberi tumpuan kepada isu ketidakpuasan pelanggan adalah salah satu perkara yang paling penting yang dapat dilakukan oleh perniagaan jika mereka menyelesaikan aduan pelanggan. Program aduan pelanggan membolehkan pelacakan, penganjuran, dan resolusi akhirnya masalah perkhidmatan atau syarikat. Memantau program aduan pelanggan secara teratur adalah penting untuk membangunkan hubungan pelanggan jangka panjang yang berjaya.
Buat hamparan elektronik atau dokumen lain di mana data daripada program aduan pelanggan boleh direkodkan. Namakan fail komputer ini "Pengaduan Pelanggan" atau tajuk yang sama dan simpannya ke tempat yang selamat di komputer anda. Contoh perisian spreadsheet yang boleh digunakan ialah Microsoft Excel, yang membolehkan penapisan dan pengisihan data yang dimasukkan.
Menjejaki isu penting yang berkaitan dengan program aduan pelanggan anda dengan mengumpulkan data dari program dan memasukkannya ke dalam spreadsheet anda. Contoh isu yang perlu dikemaskini dan dipantau secara berkala termasuk penyebab aduan pelanggan, yang mana pelanggan memfailkan aduan yang paling, berapa kerapnya difailkan serta seberapa cepat dan jika masalah diselesaikan.
Susunkan data program aduan pelanggan dalam hamparan anda agar dapat dilihat secara jelas dan teratur. Categorikan jenis aduan yang berbeza untuk melihat isu yang perlu ditangani paling banyak. Susun nilai dolar dari sebarang transaksi kewangan yang mengakibatkan aduan pelanggan.
Membangunkan dasar yang menangani aduan pelanggan yang tidak dapat diselesaikan dan tentukan teknik pengekalan pelanggan yang akan anda gunakan. Menawarkan diskaun pelanggan istimewa, barangan percuma, atau tawaran satu kali lain untuk menyelamatkan hubungan pelanggan adalah semua contoh cara aduan yang tidak dapat diselesaikan dapat dikendalikan.
Dapatkan maklum balas pelanggan daripada program aduan pelanggan dari kedua-dua pelanggan yang berpuas hati dan tidak puas hati. Ini perlu dilakukan oleh ahli pengurusan kerana isu yang tidak dapat diselesaikan sering kali terlibat. Walau bagaimanapun, mendapatkan maklum balas pelanggan mengenai program anda adalah langkah yang baik untuk meningkatkan program aduan pelanggan anda.
Mengintegrasikan program perisian aduan pelanggan yang akan membolehkan anda mengesan dan menyusun serta menyelesaikan aduan. Alat ini membolehkan wakil syarikat memberikan alat yang mereka perlukan untuk menangani masalah aduan. Contohnya termasuk Pengurusan Aduan Pelanggan Everest oleh Software Lynk Software dan Perisian Aduan Pelanggan Kawalan Master.
