Dalam perniagaan, aduan pelanggan boleh menjejaskan reputasi perniagaan dan perlu ditangani dengan sewajarnya. Jika anda mempunyai beberapa pelanggan yang mempunyai pengalaman buruk, dan perniagaan memilih untuk mengabaikan atau melakukan apa-apa, anda tidak akan hanya kehilangan perniagaan itu, tetapi juga bisnis semua orang yang mereka tahu. Sekiranya seseorang telah menghantar aduan melalui pos atau melalui e-mel dan dia menerima tindak balas surat bentuk, ia boleh meningkatkan ketidakpuasan; pelanggan mahu didengar. Alamat aduan pelanggan secara individu. Terdapat satu proses yang boleh digunakan untuk memastikan aduan pelanggan ditangani dengan berkesan. Ini mewujudkan hubungan di mana pelanggan berasa dihargai dan kembali pada masa akan datang.
Memohon maaf kepada pelanggan dan merujuk secara khusus kepada aduan tersebut. Memohon maaf menunjukkan bahawa anda mengakui aduan tersebut dan benar-benar memohon maaf atas masalah itu. Ini harus dilakukan dengan kata-kata anda sendiri dan dengan belas kasihan. Sekiranya anda memberikan tindak balas yang terperinci kepada aduan pelanggan, ia juga menunjukkan bahawa anda telah meletakkan pemikiran ke dalam isu tersebut dan tidak menolak pengaduan itu sebagai remeh.
Mengakui aduan sebaik sahaja ia diterima, sama ada aduan dilakukan secara peribadi atau melalui pos dan e-mel. Sekiranya ia sendiri, dengar aduan orang itu tanpa gangguan. Jika melalui mel atau e-mel, hantar maklum balas melalui surat atau e-mel memberitahu orang yang anda telah menerima aduan tersebut dan akan segera dihubungi.
Terangkan kepada pelanggan apa yang anda lakukan untuk menjadikannya betul. Jangan membuat alasan untuk kesilapan yang dilakukan oleh perniagaan anda. Pelanggan tidak peduli bagaimana ia berlaku. Pelanggan hanya peduli tentang apa yang akan anda lakukan untuk membetulkannya. Jika anda menunjukkan bahawa anda bersedia untuk membetulkan masalah, anda lebih cenderung untuk memuaskan mereka dan terus melakukan perniagaan dengan mereka.
Beritahu mereka bahawa perniagaan masa depan sangat penting untuk anda. Sentiasa beri pelanggan cara untuk menghubungi anda melalui telefon atau dengan alamat e-mel anda. Minta maklum balas mereka mengenai cara mereka mengendalikan aduan tersebut dan sertakan sijil hadiah yang meminta peluang lain untuk melakukan perniagaan dengan mereka. Ikuti pada e-mel atau surat anda. Tanya kepada pelanggan jika mereka telah kembali ke kedai dan apa pengalaman itu.
Tulis aduan. Termasuk apabila anda menerima aduan tersebut, bagaimana aduan itu ditangani dan apa-apa tindak lanjut hubungi anda dengan pelanggan. Termasuk apa yang boleh dilakukan untuk mengelakkan aduan ini pada masa akan datang. Lebih banyak maklumat yang anda boleh masukkan, lebih baik anda dapat menguruskan aduan jika ia berlaku lagi.
