Kaizen adalah falsafah perniagaan Jepun yang berkisar mengenai konsep penambahbaikan berterusan, kemajuan organisasi yang dipantau berhubung dengan matlamat yang ditetapkan. Walaupun beberapa pengamal kaizen seperti Masaaki Imai telah membentangkan cara-cara khusus yang digunakan oleh falsafah ini, tidak ada kaedah langkah demi langkah yang menjelaskan bagaimana untuk mengadakan mesyuarat kaizen. Sebaliknya, penekanan terhadap kaedah kaizen diletakkan pada membina semula nilai prinsip yang dikongsi - kerja berpasukan, komunikasi, fleksibiliti, kesesuaian, usaha dan kualiti. Ia adalah melalui proses pengesahan kolektif ini bahawa pengeluaran tanpa lemak dapat dicapai.
Tentukan tujuan mesyuarat. Di kaizen, mesyuarat adalah sama ada untuk perancangan projek, termasuk penetapan matlamat dan pembahagian tugas, atau kajian semula projek, di mana ahli pasukan melaporkan kejayaan dan kesulitan kepada pasukan.
Jemput seluruh pasukan ke mesyuarat. Jangan meninggalkan kakitangan pinggir bandar daripada mengambil bahagian; kemasukan mereka membantu menjaga semua rakan sekerja anda dalam gelung.
Undang pengurus projek dari projek-projek yang berkaitan untuk duduk di mesyuarat anda untuk memupuk integrasi mendalam dan komuniti dalam syarikat.
Selamat datang peserta ke mesyuarat. Sediakan tag nama dan tugasan kerusi yang diperlukan. Pastikan anda menempah tempat yang memaksimumkan interaksi bersemuka. Untuk kumpulan kecil, jadual bulat atau bujur adalah yang terbaik.
Siarkan matlamat mesyuarat di lokasi yang menonjol. Baca matlamat kepada kumpulan dan jawab soalan pendek yang diperlukan untuk penjelasan.
Mintalah input daripada kumpulan tentang matlamat. Sebagai contoh, matlamat mingguan yang dipenuhi atau melebihi? Memberi pelbagai cara untuk peserta memberikan input mereka; Idea boleh dikongsi melalui pertunjukan tangan, ulasan lisan, kenyataan bertulis atau carta sarana sumbang saran komunal.
Kumpulkan input dan tulis semula kepada kumpulan. Jangan lenyap komen negatif atau terlalu mengagumkan positif. Komen negatif boleh mendedahkan, menarik perhatian kepada bidang yang memerlukan perbaikan.
Tetapkan atau menegaskan semula matlamat jangka pendek. Tulis tugas dan sub-tujuan pada kad nota. Sediakan setiap peserta dengan kad nota yang memberitahu setiap tujuan dan tugas peribadi mereka.
Menjawab sebarang kebimbangan atau soalan yang berlarutan.
Petua
-
Bimbingan perbincangan mesyuarat supaya semua kebimbangan ditangani, walaupun perspektif anda sebagai pemimpin projek menjadikannya sukar untuk melihat kesahihan kebimbangan ini.
Terdapat empat fasa utama dalam proses kaizen: persepsi, pembangunan idea, membuat keputusan dan pelaksanaan. Mesyuarat boleh berlaku di antara antara frasa ini dan boleh disesuaikan dengan mana-mana proses ini. Sebagai contoh, satu mesyuarat pada permulaan sesuatu projek mungkin memberi tumpuan untuk mengkaji semula masalah yang ada dan memerhatikan kesan budaya korporat.
