E-mel adalah bahagian penting dari banyak pekerjaan dan perniagaan. Komunikasi e-mel perniagaan membuat kesan hampir sama pentingnya dengan komunikasi tatap muka, dan boleh bertahan lebih lama. E-mel perniagaan harus selalu mencerminkan profesionalisme dan mempunyai tujuan perniagaan. Mudah sekali jatuh ke dalam tabiat e-mel yang buruk, kesedaran yang berterusan dan kewaspadaan mengenai perbualan e-mel adalah penting dan penting kepada imej perniagaan profesional.
Bidang Subjek
Bidang subjek adalah sama pentingnya dengan e-mel. Ia tajuk profesional untuk mesej e-mel anda dan memerlukan kata-kata yang mencerminkannya. Gunakan tatabahasa yang betul dalam bidang subjek tanpa salah ejaan, dan gunakan huruf besar dan huruf yang sesuai. Menyampaikan tujuan e-mel anda dalam frasa ringkas dan ringkas. "Mengenai Projek Winfield," "Mendapatkan Kembali kepada Anda Mengenai Akaun Anda," "Soalan Perisian Masa dan Kehadiran" adalah contoh-contoh garis subjek seperti perniagaan untuk mesej e-mel. Jangan gunakan slang, bahasa busuk atau frasa santai seperti "Hai," "Bagaimana ia Pergi?" Atau "Soalan."
Salam dan Tandatangan
Gunakan ucapan profesional dan log masuk untuk memastikan komunikasi elektronik anda konsisten dengan imej perniagaan profesional yang anda mahu sampaikan melalui e-mel. Sekalipun anda menghantar e-mel kepada kenalan perniagaan yang lama, biasa dengan siapa anda mempunyai koresponden yang kerap, simpan ucapan dan tanda tangan anda profesional dan sopan. Untuk kenalan baru dan tidak dikenali, gunakan "Dear Mr. Smith" dan "Regards" untuk ucapan dan tandatangan. Untuk kenalan yang lebih dikenali, "Dear Amy" dan "I appreciate it!" Adalah lebih tidak formal dan masih profesional.
Pemformatan, Lampiran dan Fail Tandatangan
Memformat dalam e-mel perniagaan tidak perlu dan boleh menyebabkan e-mel ditangkap dalam penapis spam. Gunakan lampiran dengan berhati-hati dan hanya dengan pengetahuan dan kelulusan penerima terlebih dahulu, terutamanya lampiran besar. Fail tandatangan sepatutnya seminimum mungkin.
Bahasa dan Nada
Bahasa dan nada komunikasi e-mel sepatutnya profesional seperti komunikasi bertulis yang lain. Gunakan ihsan, tatabahasa yang baik, ejaan, perbendaharaan kata dan tanda baca. Gunakan bahasa perniagaan yang sama, tidak ada slang, kata-kata kasar atau ungkapan santai. Penting untuk menggunakan nada yang mesra dan mesra dalam e-mel. Jangan menulis e-mel apabila marah, kecewa atau kecewa. Ia menyentuh nada walaupun tidak diingini. Ambil perhatian dengan kata-kata e-mel seperti telefon dan perbualan bersemuka dengan rakan perniagaan.
Larangan E-mel
Jangan tulis tiga perenggan apabila beberapa ayat sudah cukup. Jangan gunakan e-mel untuk bimbang dengan kemarahan atau gangguan atau mendisiplinkan sesiapa. Jangan hantar e-mel tergesa-gesa - luangkan masa untuk membaca semula, semak ejaan dan sahkan alamat penerima sebelum menghantar. Jangan menyalahgunakan salinan karbon dan salinan karbon buta pada e-mel. Jangan gunakan e-mel di tempat kerja untuk tujuan bukan kerja.
