Biasanya digunakan dalam sektor awam, kertas kerja taklimat adalah dokumen ringkas yang merangkumi ringkasan isu tertentu dan tindakan tindakan yang dicadangkan untuk disesuaikan dengannya. Dalam persekitaran perniagaan, kertas kerja taklimat boleh digunakan oleh pembantu eksekutif untuk memaklumkan kepada CEO mengenai isu yang akan dibincangkan pada mesyuarat lembaga seterusnya. Dalam kes ini, Ketua Pegawai Eksekutif mungkin ingin mengetahui latar belakang dan konteks isu dan apa-apa langkah seterusnya supaya dia dapat membincangkan perkara-perkara khusus dengan ahli lembaga. Sekiranya anda ingin menulis kertas taklimat untuk seseorang dalam perniagaan anda, pastikan anda memastikan ia tepat dan ringkas.
Format Kertas Taklimat
Seperti namanya, kertas taklimat dimaksudkan untuk menjadi pendek. Pada umumnya, anda perlu menyimpan kertas anda di bawah dua muka surat supaya mudah dibaca dan diserap. Tujuan kertas taklimat adalah untuk memaklumkan kepada penerima tentang isu yang rumit, memberikan konteks pada tahap yang tinggi dan memasukkan saranan untuk apa yang akan dilakukan seterusnya. Ini membantu dia menyedari perkara penting untuk membuat sebarang keputusan yang diperlukan atau menyelesaikan sebarang tugas yang berkaitan. Taklimat kertas ditulis dalam bahasa yang jelas dan jelas, dan sering termasuk titik peluru dan bukan perenggan padat sehingga mudah untuk diimbas.
Permulaan Dokumen Taklimat
Sertakan nama siapa anda menulis dokumen taklimat untuk, tarikh semasa dan subjek nota taklimat di bahagian atas. Banyak nota taklimat dimulakan dengan bahagian "Tujuan", yang digunakan untuk mengenal pasti sebab bagi nota itu. Ini akan membantu memberi tahu pembaca mengapa maklumat ini penting kepada mereka.
Tujuan dokumen ini adalah untuk memaklumkan kepada presiden mengenai butir-butir yang berkaitan dengan insiden polis di pejabat Saint Louis pada 3 September. Ketika kejadian itu menjadi berita nasional, presiden mungkin menerima pertanyaan daripada ahli-ahli media.
Sebaliknya, beberapa nota taklimat dimulakan dengan seksyen "Isu", di mana anda boleh memasukkan sebarang masalah di tangan yang perlu diselesaikan.
Badan Utama Kertas Taklimat
Tubuh kertas taklimat harus memasukkan seksyen pada "Pertimbangan Utama," yang mana Anda dapat melihat konteks atau latar belakang masalah tersebut, dan apa pun informasi yang relevan pembaca harus menyadari.
Perkara yang perlu dipertimbangkan: Pelaku tidak, dan tidak pernah, pekerja syarikat ini. Dia bertindak sendirian, tanpa bantuan sesiapa di kemudahan kami. Walaupun pekerja membuka pintunya yang selamat, mereka berbuat demikian di bawah tekanan, dan mengikut prosedur keselamatan. Tiga pekerja akan dihiasi oleh jabatan polis Saint Louis kerana keberanian mereka membantu menewaskan pelaku.
Seterusnya, gariskan tindakan yang dicadangkan dalam seksyen "Langkah Seterusnya". Di sini, anda boleh menyertakan hasil dan senario yang mungkin berdasarkan penyelesaian yang ada.
Membantu Memberi Tindak Balas
Beberapa kertas taklimat juga termasuk "Nota Bercakap." Ini adalah di mana anda boleh memasukkan mata khusus yang pembaca harus menangani jika mereka memberi ucapan atau mengadakan mesyuarat yang berkaitan dengan topik di tangan. Daripada menulis ucapan yang harus dibaca, lebih baik memasukkan mata peluru pendek dengan topik yang harus mereka sebutkan. Ini akan membantu mereka menjelaskan perkara itu dengan kata-kata mereka sendiri.
Pada akhir kertas taklimat anda, sertakan maklumat hubungan anda supaya pembaca dapat dengan mudah menghubungi anda jika ada pertanyaan.
