Taklimat tim adalah pertemuan yang efisien digunakan untuk menyebarkan informasi kepada berbagai jabatan dan kelompok dalam organisasi. Mengadakan sesi taklimat memerlukan anda untuk menjadi seperti yang mungkin dan mempunyai agenda yang ditetapkan, kerana maklumat yang paling penting harus dikeluarkan tanpa membuang masa. Maklumat lain yang tidak sesuai boleh disimpan untuk mesyuarat lain. Sesi taklimat juga membolehkan ahli menawarkan idea dan kemas kini, jika berstruktur dengan betul.
Draf agenda dengan jumlah masa tertentu setiap topik akan dibincangkan. Agenda dapat membantu setiap orang dalam tugas, dan membolehkan mereka mengetahui lebih awal dari apa yang diharapkan dalam taklimat. Hanya senaraikan maklumat penting dan penting mengenai agenda anda. Tinggalkan masa di akhir agenda perbincangan kumpulan.
Hubungi peserta terlebih dahulu melalui e-mel, faks atau telefon supaya mereka boleh menyediakan bahan mereka untuk dibincangkan dalam mesyuarat. Anda boleh membenarkan pelbagai ahli menyumbang kepada bahagian yang berbeza dari taklimat. Beri mereka masa yang cukup untuk persediaan, dan juga memberi mereka kerangka waktu supaya maklumat yang mereka sediakan adalah ringkas dan sesuai dengan bahagian agenda anda.
Mulakan pertemuan anda dengan berita baik, seperti perkembangan organisasi atau jabatan. Bincangkan sebarang dasar dan prosedur masa depan yang akan dilaksanakan. Pilih individu yang akan menjadi penting dalam rancangan masa depan yang anda kemukakan, dan juga senarai matlamat yang boleh dicapai sebelum taklimat seterusnya.
Alihkan minit tambahan untuk sebarang soalan atau kebimbangan yang boleh dibincangkan. Anda mungkin tidak menjangkakan subjek tersebut pada awalnya merangka agenda anda. Masa tambahan juga membolehkan ahli memaklumkan kepada anda sebarang kecacatan atau isu yang boleh menghalang mereka daripada mencapai tugas tertentu dengan sesi taklimat yang akan datang.
