Ringkas. Sekiranya anda memikirkannya, ahli bahasa tidak dapat memilih istilah yang lebih baik untuk menggambarkan dokumen perniagaan yang merumuskan maklumat "perlu diketahui" untuk para eksekutif yang tidak mempunyai masa atau kecenderungan untuk menyebarkan disertasi secara besar-besaran. Sekiranya anda diminta untuk menyediakan laporan taklimat, pastikan kata-kata "ringkas" dan "menarik" dalam fikiran kerana anda mengutip data kunci yang dijangka oleh bos anda. Ambil pendekatan dua langkah: fikir seperti seorang penulis apabila anda menarik data dari laporan, kemudian menjadi editor yang matlamatnya adalah untuk menimbang setiap perkataan untuk kesan sambil meninggalkan data penting utuh.
Memahami tujuan laporan taklimat: para eksekutif mencari "produk analisis bukan analisis itu sendiri", jadi ingatlah ini apabila anda membuat ringkasan eksekutif dari maklumat yang terdapat dalam laporan yang berasal.
Mulakan ringkas dengan menyatakan masalah / keadaan, jelaskan perkaitannya dan kemudian ulangi - dalam bahasa yang tepat dan tepat - bukti dan kesimpulan yang terkandung dalam laporan induk. Mengguna pakai piramid terbalik wartawan untuk menyusun ringkas anda. Ulangi dan kemudian komitkan ke kertas data yang paling penting pada mulanya. Tambah maklumat yang kurang penting dalam urutan menurun untuk membuat badan ringkas.
Gunakan bahasa Inggeris mudah tanpa sensasi, superlatif dan fluff untuk menyempurnakan ringkas anda. Termasuk jadual waktu, perspektif yang berbeza-beza kerana mereka menyokong atau menyangkal tesis dan semua perkara dalam nomenclature penonton sasaran anda. Berusaha untuk membuat ringkas diri yang mengandungi, sinopsis yang tidak memerlukan lampiran atau dokumentasi luar untuk menjelaskan perkara penting yang dinyatakan dalam laporan asal.
Menggaji tajuk, sub-kepala dan mata peluru untuk membantu para eksekutif bergerak dengan mudah melalui laporan taklimat. Perhatikan perenggan panjang dan potong mereka untuk mengetatkan laju laporan. Beri ukuran atau nombor tertentu supaya tidak ada yang tersisa untuk imaginasi. Sahkan setiap titik untuk ketepatan. Khususnya, jika ada percanggahan dalam data, jelaskan mengapa mereka telah berlaku.
Hantarkan laporan taklimat anda untuk menguji objektiviti untuk memastikan anda telah mengecualikan bias supaya anda tidak mempunyai risikonya yang mempersoalkan data dan keupayaan anda untuk merumuskan laporan jenis ini dipertikaikan.Berhati-hati di pihak jika laporan utama yang anda gambar data tidak mempunyai kesimpulan langsung yang telah dicapai. Sebaliknya, nyatakan bahawa tidak ada salah faham tentang anda, penulis, setelah meninggalkan maklumat penting.
Petua
-
Pastikan anda membezakan laporan taklimat anda dari ringkasan eksekutif, dokumen yang lebih lama yang boleh berjalan sehingga 10 halaman dan termasuk panggilan untuk tindakan yang tidak termasuk dalam badan ringkas eksekutif.
