Sekiranya anda mahukan sesuatu yang dilakukan dengan betul, tulis Prosedur Operasi Standard yang baik, atau SOP. Manual prosedur operasi standard yang ditulis dengan baik membantu syarikat menjalankan dengan cekap dan konsisten dengan memberitahu pekerja bagaimana prosedur penting perlu dilakukan dengan betul. Mengekalkan kualiti dan konsistensi melalui mudah difahami, arahan langkah demi langkah juga dapat memberi manfaat seperti meningkatkan produktiviti, menghapuskan sisa dan mengurangkan kecederaan di tempat kerja. Manual SOP boleh membantu perniagaan mematuhi peraturan dan meningkatkan latihan untuk pekerja juga.
Langkah 1: Pilih SOP anda
Kenal pasti prosedur yang perlu diseragamkan, seperti memasang bahagian untuk produk atau mengendalikan aduan pelanggan. Tumpukan setiap SOP pada satu aktiviti. Hanya menulis mengenai prosedur yang anda tahu bagaimana melakukan dengan betul. Atau, cari seseorang yang berkelayakan supaya mereka boleh menunjukkan kepada anda cara melakukan prosedur. Menyusun semua maklumat yang diperlukan.
Langkah 2: Bersedia Tulis
Sediakan setiap SOP tajuk yang bermakna, seperti "Cara Memasang Produk Anda" atau "Cara Mengendali Aduan Pelanggan." Sertakan nombor atau kategori SOP jika diperlukan, seperti "SOP - Pengeluaran - Perhimpunan" atau "SOP - Perkhidmatan Pelanggan - Mengendalikan Aduan. "Ini akan membolehkan anda untuk menguruskan prosedur berkaitan untuk pekerja. Lukiskan carta aliran kasar untuk proses untuk mengesahkan bahawa anda mempunyai semua maklumat dan bahawa ia berada dalam urutan yang betul. Fokus kepada pekerja yang akan melaksanakan prosedur semasa menyediakan pendekatan anda.
Langkah 3: Standardkan Bahagian
Gariskan SOP anda. Setiap SOP hendaklah mempunyai bahagian berikut:
- Kepala
- Tujuan
- Skop
- Rujukan
- Definisi
- Tanggungjawab
- Prosedur
- Lampiran
- Sejarah Semakan
- Tandatangan Kelulusan
Langkah 4: Prosedur terperinci Langkah-demi-Langkah
Hancurkan setiap prosedur langkah demi langkah dalam susunan yang perlu dilakukan. Mulailah dengan langkah-langkah utama, seperti "Dapatkan Bahagian untuk Produk" atau "Jawab Telefon." Kemudian pecahkannya ke langkah yang lebih kecil, seperti "Sahkan setiap bahagian adalah betul," atau "Perkenalkan diri anda dan terima kasih kepada pelanggan untuk memanggil."
Langkah 5: Tulis Setiap SOP
Tulis ringkas. Gunakan perkataan kecil dan ayat pendek. Letakkan idea utama terlebih dahulu. Mengikuti butiran. Gunakan kata kerja tindakan dan suara aktif. Elakkan kekaburan dan kekeliruan. Jangan gunakan singkatan, akronim atau jargon.
Langkah 6: Format SOP secara konsisten
Setiap SOP hendaklah ditulis dalam font dan saiz fon yang sama. Pecah perenggan panjang menjadi pendek. Gunakan mata peluru bukan kalimat panjang. Tambah bantuan visual seperti carta aliran. Serlahkan maklumat penting, seperti menggunakan jenis tebal atau huruf miring.
Langkah 7: Menilai keberkesanan setiap SOP
Semak SOP untuk kebolehbacaan, kebolehbacaan dan kelayakan.
- Keterlambatan: Adakah jenis ini cukup besar dan mudah dibaca?
- Kebolehbacaan: Adakah arahan mudah? Atau adakah protokol mempunyai lebih banyak konsep kompleks dan kata-kata bodoh?
- Kesungguhan: Adakah pembaca mempelajari apa yang mereka perlu tahu untuk melakukan prosedur dengan betul?
Langkah 8: Semakan, Menyemak dan Meluluskan
Mempunyai pekerja yang melakukan prosedur mengkaji semula SOP untuk mengesahkan bahawa mereka memahami segala-galanya. Tanya pekerja yang tidak biasa dengan prosedur untuk membaca SOP juga. Pembaca tidak sepatutnya melakukan prosedur untuk mengetahui bagaimana ia dilakukan. Sediakan setiap perubahan yang disemak oleh pembaca yang sama sehingga mereka boleh diterima. Pengurus yang akan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa SOP diikuti hendaklah menandatangani mereka sebelum mereka dibebaskan.
Dalam perniagaan, sistem seragam berfungsi. Mencipta manual Prosedur Operasi Standard memastikan setiap pekerja mengikut setiap langkah dalam sistem dengan cara yang sama, setiap masa.
