Menurut Dokumen Perlindungan Alam Sekitar AS (EPA), "Panduan untuk Menyediakan Prosedur Pengendalian Standar (SOP)," "Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan bahagian yang tidak terpisahkan dari sistem mutu yang berhasil karena menyediakan individu dengan informasi untuk melakukan pekerjaan dengan betul dan memudahkan konsistensi dalam kualiti dan integriti produk atau hasil akhir. " Oleh itu, penyediaan SOP yang betul adalah kunci untuk meletakkan asas untuk mencapai proses yang konsisten. Dengan mengikuti beberapa langkah umum, anda boleh menyediakan SOP untuk digunakan dalam organisasi anda.
Kenal pasti apa prosedur atau proses dalam organisasi anda memerlukan dokumentasi untuk dilaksanakan dengan cara yang konsisten dan mana yang paling sesuai untuk mengarang SOP berkaitan. Pendekatan pasukan boleh digunakan untuk mengenal pasti keperluan untuk SOP dan untuk menulis SOP.
Tentukan sistem penomboran untuk memastikan kawalan dokumen yang mencukupi SOP anda. Sistem penomboran harus cukup fleksibel untuk membolehkan sejumlah SOP dan sebarang semakan untuk SOP individu. Mempunyai diri sendiri atau orang kawalan dokumen yang ditetapkan mengekalkan senarai tuan supaya tiada nombor pendua digunakan.
Membangunkan templat SOP bahawa semua SOP organisasi akan mengikuti dengan menggunakan perisian pemproses kata. Untuk prosedur pentadbiran atau program, templat hendaklah mengandungi, sekurang-kurangnya, halaman tajuk, prosedur (termasuk tujuan, skop, ringkasan, definisi, kelayakan kakitangan, prosedur itu sendiri, senarai semak dan pengurusan rekod), kawalan kualiti dan rujukan. Untuk prosedur teknikal atau makmal, templat hendaklah mengandungi, sekurang-kurangnya, semua bahagian untuk SOP pentadbiran yang disenaraikan di atas sebagai tambahan kepada maklumat keselamatan, amaran, gangguan, peralatan dan bekalan dalam seksyen prosedur.
Tulis Prosedur Pengendalian Piawai mengenai bagaimana untuk menulis Prosedur Operasi Standard untuk organisasi anda, yang dikenali sebagai "SOP pada SOP". Gunakan templat yang maju dan terangkan harapan anda tentang bagaimana semua SOP perlu disediakan, sebagai contoh, siapa yang mengenal pasti keperluan, siapa yang memberikan nombor, format apa yang hendak digunakan dan jangkaan untuk apa yang harus dimasukkan dalam setiap bahagian.
Sediakan sisa SOP anda berdasarkan kaedah yang ditetapkan dalam SOP pada SOP, membuat sebarang semakan kecil untuk memperbaiki proses penyediaan dari segi waktu dan kualiti dokumen-dokumen yang dihasilkan.
Petua
-
Lihat contoh SOP yang banyak seperti yang anda boleh sebelum menyiapkan anda.
Amaran
Pastikan templat SOP anda muktamad sebelum mengeluarkannya. Sebarang perubahan bermakna anda mesti menyemak setiap SOP yang ditulis dengan menggunakan templat tersebut.
