Sistem pemfailan rekod perubatan membolehkan penyedia menyimpan maklumat dengan selamat dan mendapatkannya dengan cekap. Sistem pengisian juga melindungi data yang dapat dikenal pasti pesakit. Jenis sistem maklumat kesihatan yang sering digunakan oleh pembekal bergantung kepada jenis kemudahan, saiz, bilangan pesakit yang dirawatnya dan jumlah rekod yang disimpannya. Kemudahan yang lebih kecil yang memberikan penjagaan khusus untuk lebih sedikit pesakit boleh memilih rekod kertas, sementara organisasi yang lebih besar dengan beberapa jabatan dan lokasi mungkin menggunakan rekod elektronik. Sesetengah penyedia penjagaan menggunakan hibrid kertas dan sistem pemfailan rekod perubatan elektronik.
Rekod Perubatan: Baik untuk Pesakit dan Pembekal
Rekod perubatan menyokong penjagaan kualiti untuk pesakit dan membantu memastikan bahawa mereka yang menyediakan penjagaan dibayar dengan betul. Dengan mendokumenkan gejala, diagnosis dan rawatan, pembekal boleh menggunakan sejarah perubatan untuk membantu pesakit kekal sihat dan pulih daripada penyakit dengan lebih cepat. Mereka juga boleh dibayar lebih cepat kerana syarikat insurans sering memerlukan bukti penjagaan yang berkualiti.
Piawaian Kemudahalihan dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan (HIPAA) membantu melindungi privasi anda dengan menyediakan garis panduan untuk apa, kapan dan bagaimana maklumat mengenai penjagaan anda boleh dikongsi. Semua pembekal perubatan dikehendaki mematuhi piawaian ini, tidak kira jenis sistem pemfailan yang mereka gunakan. Untuk berkongsi maklumat tertentu, mereka mesti mendapatkan persetujuan bertulis dan borang pelepasan yang ditandatangani. Sebagai contoh, jiran sebelah anda tidak boleh menghubungi doktor anda dan mengetahui sama ada anda seorang pesakit, apatah lagi mengapa anda melihat doktor. Malah pasangan anda memerlukan borang pelepasan yang ditandatangani untuk dapat berbual dengan doktor anda. Syarikat insurans mempunyai akses kepada maklumat yang terhad, seperti kod pengebilan insurans, tetapi tidak diketahui oleh mana-mana butiran lain mengenai penjagaan anda.
Sistem Kertas: Diatur secara alphabet atau secara numerik
Sistem pengisian untuk rekod perubatan kertas mengambil banyak ruang. Rak, kabinet dan laci dengan folder berkod warna biasa.
Sistem jenis ini berbeza-beza berdasarkan jumlah inci pemfailan linear yang tersedia untuk menyimpan rekod dan bagaimana rekod diadakan. Rekod biasanya diatur mengikut abjad atau berangka.
Sistem pemfailan berangka termasuk berikut.
- Lurus, atau berturut-turut, pemfailan: Rekod perubatan diarahkan mengikut susunan kronologi oleh nombor pesakit (iaitu tarikh dalam rekod tarikh bulan).
- Pemfailan digit terminal: Juga dikenali sebagai sistem pemfailan nombor terbalik, ini adalah bertentangan dengan angka lurus dalam rekod yang diisih oleh digit terakhir (iaitu tahun dalam rekod tarikh bulan).
Folder kertas biasanya disimpan di belakang pintu terkunci dan di dalam laci yang terkunci. Pekerja pejabat mengesan permintaan rekod dan lokasi rekod, seperti melalui sistem daftar keluar yang memerlukan seseorang untuk menandatangani rekod. Hanya penyelia boleh mengakses rekod selepas jam, seperti yang diperlukan.
Sistem Pengisian Elektronik: Lebih Mudah Kongsi
Rekod perubatan elektronik adalah versi digital carta kertas yang mengandungi sejarah pesakit dalam satu amalan. Penyedia menggunakan EMR untuk mengenal pasti pesakit untuk lawatan pencegahan dan pemeriksaan, memantau kesihatan pesakit, menjejaki data dan meningkatkan kualiti penjagaan.
Dengan EMR, pengguna hanya boleh mengakses maklumat khusus yang diperlukan dari rekod tersebut. Contohnya, jika pengguna tidak perlu melihat sejarah pesakit penuh, sistem ini membenarkan akses hanya kepada maklumat yang mereka perlukan untuk melaksanakan tugas mereka. Sistem EMR menggunakan langkah-langkah keselamatan untuk menghalang pengguna yang tidak dibenarkan mengakses maklumat kesihatan yang dilindungi, seperti sejarah perubatan. Ini membantu memastikan piawaian HIPAA dipenuhi, sementara pada masa yang sama membolehkan kemudahan akses kepada pihak yang diluluskan.
Rekod kesihatan elektronik yang mantap juga termasuk data pentadbiran dan pengebilan. EMR boleh dikongsi di antara amalan untuk meningkatkan kualiti penjagaan, tetapi perkongsian rekod antara penyedia dan kemudahan masih harus dilakukan mengikut peraturan HIPAA. Pembekal perisian utama seperti Cerner, Epic, McKesson dan Meditech menyediakan sistem pemfailan yang membolehkan pengguna mengakses maklumat untuk pesakit individu dengan mencari mereka dengan nama. Sistem pemfailan elektronik juga membolehkan pengguna untuk melihat maklumat untuk kumpulan pesakit, seperti mencari demografi atau sejarah perubatan yang dikongsi supaya mereka dapat meningkatkan kesihatan komuniti - contohnya, dengan mengenal pasti siapa yang patut mendapat imunisasi.
Sistem Hibrid: Menggabungkan Rekod Elektronik dan Kertas
Beberapa amalan perubatan menggunakan rekod elektronik dan rekod kertas. Mereka boleh mencetak maklumat digital, mengimbas rekod kertas dan mengakses maklumat dari salah satu jenis sistem, supaya sistem elektronik dan kertas mereka bersesuaian.
Sebagai contoh, beberapa amalan yang menggunakan EMR mengemas kini fail mereka dengan mengimbas maklumat kertas. Atau mereka akan mencetak maklumat dari rekod elektronik supaya pembekal penjagaan dapat memilikinya di atas kertas ketika merawat pesakit.
Dasar dan prosedur kemudahan harus menentukan bahagian mana rekod itu akan berasaskan kertas dan bahagian mana yang disimpan secara elektronik. Semua rekod baru difailkan dalam format yang sesuai. Sekiranya sebahagian rekod adalah berasaskan kertas, ia mestilah merujuk lokasi bahagian elektronik.
