Sama ada anda mempunyai syarikat kecil atau syarikat besar, penting untuk menyimpan dan mengurus dokumen yang dibuat dalam perjalanan perniagaan. Ini termasuk apa-apa dari fail digital dan pulangan cukai kepada kontrak dan laporan projek. Di sinilah pengurusan dokumen dan rekod masuk. Matlamat utamanya adalah untuk memproses maklumat yang direkodkan, memperbaiki proses kerja umum dan menyediakan data yang lebih cepat. Beberapa jenis sistem pengurusan rekod wujud, dan masing-masing mempunyai ciri-ciri tersendiri.
Apakah Sistem Pengurusan Rekod?
Kehilangan resit perniagaan atau invois, dokumen yang gagal dan fail yang rosak adalah semua aduan yang lazim di kalangan pemilik perniagaan. Antara 2005 dan 2018, lebih 22 juta rekod telah didedahkan di A.S. akibat daripada pelanggaran data. Selain itu, para pekerja menghabiskan masa mereka mencari maklumat yang berkaitan dengan aktiviti syarikat mereka. Lebih daripada 26 peratus mengatakan bahawa pengurusan data dalam organisasi mereka agak huru-hara.
Syarikat besar dan kecil dikehendaki menyimpan rekod mereka untuk tempoh tertentu. Penyata bank dan kad kredit, misalnya, harus disimpan di lokasi yang selamat selama sekurang-kurangnya tujuh tahun. Perkara yang sama berlaku bagi dokumen penyediaan pulangan cukai. Penyata akaun pelaburan, cek yang dibatalkan dan stok pembayaran hendaklah disimpan selama sekurang-kurangnya satu tahun.
Bagaimana jika dokumen-dokumen ini hilang atau rosak? Bayangkan menghidupkan komputer anda untuk menyedari ia telah diretas. Sekiranya bangunan pejabat anda terbakar, semua fail anda boleh hilang selama-lamanya. Pasti, anda sentiasa boleh menyimpan salinan di lokasi lain, tetapi ini akan melibatkan lebih banyak ruang dan kos yang lebih tinggi.
Sistem pengurusan rekod, yang juga dikenali sebagai sistem RMS, boleh menjadikan semuanya lebih mudah. Perisian semacam ini membolehkan anda menyimpan, mencari dan menggunakan rekod rasmi sebagai bukti transaksi, pembayaran dan operasi perniagaan yang lain. Program pengurusan dokumen dan rekod terkini mempunyai ciri-ciri canggih seperti alat carian, kemampuan pengimbasan, alat pengekalan dan klasifikasi, fungsi penjejakan pematuhan dan banyak lagi.
Pengurusan rekod bukan sahaja memastikan bahawa fail anda akan tersedia apabila anda memerlukannya, tetapi ia juga boleh meningkatkan aliran kerja dan produktiviti dalam organisasi anda. Pekerja akan dapat dengan cepat mendapatkan data, memproses maklumat, mengenal pasti pemilik setiap siri rekod dan menghapuskan data berlebihan.
Perisian Pengurusan Rekod Berasaskan Awan
Dengan sistem pengurusan rekod berasaskan awan, anda mempunyai semua dokumen anda di satu tempat. Penyelesaian penyimpanan digital ini bertindak sebagai gudang untuk fail dalam organisasi anda, membolehkan anda mengaksesnya bila-bila masa, di mana sahaja. Ia amat berguna untuk syarikat dengan pasukan terpencil serta mereka yang mempunyai pejabat di pelbagai lokasi.
Perisian jenis RMS ini menyimpan fail anda dengan selamat dan menghapuskan keperluan untuk program tambahan untuk melakukan backup rutin. Selain itu, ia membolehkan pengguna menyerahkan fail khusus kepada ahli pasukan lain dan menghantar pemberitahuan secara masa nyata dan bukan menghantar e-mel ke belakang dan sebagainya. Oleh kerana data disimpan pada pelayan tuan rumah, ia kurang terdedah kepada serangan siber.
Perisian Pengurusan Rekod Perusahaan
Organisasi besar biasanya memilih perisian pengurusan rekod perusahaan. Program-program ini mempunyai keupayaan lanjutan dan boleh menyimpan, menyusun dan memproses sejumlah besar data. Dengan sistem RMS perusahaan, anda akan mendapati lebih mudah untuk mengurus rekod fizikal dan digital, mengesan status dan lokasi setiap fail dan memindahkan data anda dari sistem legasi kepada perisian terkini.
Untuk hasil terbaik, pilih satu program dengan kawalan akses pengguna yang selamat, pengindeksan data masa nyata dan mekanisme pengurusan pelupusan. Sistem RMS perusahaan yang boleh dipercayai membolehkan anda membuat rekod yang ditahan, melakukan carian teks penuh dan mengimport rekod fizikal dan digital dalam sebarang format dari mana-mana sumber. Ciri-ciri ini dapat menyelaraskan operasi perniagaan anda dan membawa kepada pengambilan keputusan yang lebih baik.
Jenis-jenis perisian pengurusan rekod boleh dibahagikan kepada beberapa kategori lain. Sistem pengurusan kandungan, sistem pengurusan dokumen dan sistem pengimejan digital hanya beberapa perkara lagi. Yang mana yang dipilih bergantung kepada keperluan dan anggaran syarikat anda.
