Sistem pemfailan yang diselenggara dengan baik membolehkan maklumat penting dapat diakses dengan cepat dan menjimatkan wang syarikat dengan menjimatkan masa. Perniagaan, sekolah, agensi kerajaan dan juga orang biasa menggunakan sistem pemfailan untuk mengekalkan urusan mereka. Pilih antara empat jenis sistem pemfailan untuk pejabat anda. Setiap menawarkan kelebihan dan kelemahannya sendiri.
Sistem Penafsiran Abjad
Dalam sistem pemfailan abjad, atur rekod mengikut nama - sama ada nama orang, syarikat atau subjek - mengikut huruf abjad. Gunakan sistem pemfailan ini dengan dua cara yang berbeza. Sistem pengajuan alfabet topikal, juga dikenali sebagai sistem kamus, memfailkan rekod individu dalam susunan abjad. Sistem pemfailan ini berfungsi dengan baik apabila menyimpan sedikit rekod, kurang daripada 5,000 fail, menurut Ancom, sebuah syarikat sistem pemfailan.
Sistem ini terbukti bermasalah apabila anda mempunyai banyak pelanggan atau pelanggan yang berkongsi nama yang sama. Gunakan sistem geografi - juga dirujuk sebagai sistem ensiklopedia atau dikelaskan - untuk menyusun jumlah rekod yang lebih besar. Dalam sistem ini, subjek kumpulan bersama-sama di bawah kategori luas berdasarkan lokasi seperti bandar, daerah atau negeri. Kategori dan fail dalam setiap kategori disusun mengikut abjad.
Sistem Pengumuman Numerik
Apabila menggunakan sistem pemfailan berangka, serahkan nombor ke setiap fail dan atur nombor dalam urutan berurut. Fail bagi orang yang mempunyai nama yang sama tidak akan mempunyai tajuk duplikat seperti sistem abjad. Sistem ini juga menawarkan kerahsiaan fail yang lebih baik kerana tiada nama dipaparkan pada fail dan berfungsi dengan baik semasa mengendalikan jumlah fail yang besar. Daripada memberikan fail kepada nombor, gunakan sistem kronologi yang meletakkan fail mengikut tarikh.
Sistem Pengisian Terminal Digit
Apabila menggunakan pemfailan digit terminal, tetapkan nombor fail dalam susunan berurutan, tetapi failkannya mengikut dua digit terakhir. Ancom memberikan contoh-contoh mencari fail bernombor 17234. Pertama anda pergi ke 34 seksyen sistem pemfailan, kemudian cari kawasan 72 bahagian itu dan akhirnya mencari fail 1. Sistem ini berfungsi dengan baik apabila menyimpan lebih dari 10,000 fail.
Sistem Pengedaran Alphanumerik
Gunakan kedua-dua huruf dan nombor untuk menyusun fail dalam sistem pemfailan abjad angka. Sebagai contoh, gunakan dua huruf untuk menandakan keadaan pelanggan tinggal, diikuti dengan nombor untuk menandakan nombor akaunnya. Ini membolehkan lebih mudah untuk mengajar apabila perlu mengeluarkan sejumlah besar fail dari lokasi yang sama.
