Menulis surat perniagaan dalaman melibatkan pemahaman audiens anda dan memberi tumpuan kepada matlamat tertentu. Tidak kira topik itu, pertimbangan penonton dan nada adalah penting untuk mengelakkan konflik, kekeliruan dan maklumat salah. Untuk memastikan kejayaan, ikuti struktur, sertakan semua butiran yang diperlukan, dan bacalah dengan teliti. Ia sering kali membantu untuk memberi anda masa antara penggubalan surat dan kajian akhir untuk mengekalkan objektiviti dan menghasilkan sekeping tulisan yang paling berkesan. Oleh itu, perancangan yang teliti dan pengurusan masa adalah kedua-dua aspek penting dalam proses penulisan.
Buat Perjumpaan yang Betul
Buat salam yang sesuai untuk membuka huruf dengan nada yang sesuai. Gunakan "Dear," "Salam" atau "Selamat pagi / petang" untuk membuka surat dan menunjukkan rasa hormat dan empati kepada pembaca. Sebagai contoh: "Rakan-rakan yang dihormati."
Buat pengenalan. Dalam pengantar, masukkan maklumat mengenai topik surat itu supaya pembaca memahami apa yang diharapkan. Pengenalan anda mungkin kelihatan seperti ini:
Ramai di antara kamu yang tertanya-tanya apabila pembinaan akan selesai di garaj tempat letak kereta baru kami. Saya dengan sukacitanya memaklumkan kepada anda bahawa pembinaan dijadualkan siap pada minggu pertama bulan April.
Tulis perenggan badan yang berkesan dan aturkan secara visual untuk memastikan pembaca terlibat.
Perenggan badan mengandungi maklumat yang paling banyak, jadi organisasi sangat penting. Gunakan mata peluru, teks tebal atau teknik lain untuk menyerlahkan maklumat penting.
Tutup surat itu dengan berakhirnya muhibah. Ini melibatkan penubuhan nada yang tepat dengan pembaca dengan berterima kasih kepada mereka untuk masa mereka. Ia juga melibatkan penyertaan maklumat yang diperlukan sekiranya pembaca mempunyai soalan lanjut. Sebagai contoh:
Terima kasih kerana masa dan kesabaran anda. Sekiranya anda mempunyai pertanyaan lanjut, jangan ragu untuk menghubungi pihak pengurusan di alamat e-mel yang disenaraikan di bawah.
Cetak surat dan baca semula untuk kesilapan. Cari sebarang salah ejaan, kesilapan tanda baca atau kesilapan tatabahasa. Gunakan kamus dan kamus untuk mengkaji semula kata-kata yang janggal atau suara pasif, dan untuk mengelakkan pengulangan.
Petua
-
Apabila menulis secara dalaman, ingat bahawa dokumen anda boleh dilihat dan dibaca oleh sesiapa sahaja di syarikat. Oleh itu, simpan maklumat yang seimbang, objektif, boleh diakses dan neutral jantina.
Amaran
Walaupun anda tahu rakan niaga atau rakan sekerja anda dengan baik, elakkan nada yang tidak formal atau bahasa dalam tulisan. Menghasilkan dokumen dengan panjang umur adalah penting dalam komunikasi bertulis, dan kata-kata dan kata-kata kasual mudah disalahtafsirkan.
