Sekiranya bekas pelajar atau pekerja anda telah meminta anda menulis surat kepadanya, anda ingin mendapatkan nada yang betul yang sempurna untuk menangkap apa yang ditawarkannya. Jangan bersetuju untuk menulis surat untuk seseorang yang anda tidak boleh bercakap positif atau untuk seseorang yang anda tidak tahu dengan baik.
Tanyakan subjek surat kepada siapa anda harus alamat surat itu. Dapatkan semua maklumat hubungan. Anda boleh mengarahkannya kepada "Dear Sir atau Madam" atau "Kepada Jawatankuasa Kemasukan."
Perenggan pertama mesti menjelaskan bagaimana anda mengenali orang itu dan berapa lama anda telah mengenali orang itu. Memperkenalkan orang itu dan bagaimana anda dapat bercakap dengan penuh semangat bagi pihaknya.
Terangkan situasi tertentu di mana anda melihat kerja subjek. Gunakan contoh untuk menunjukkan betapa cemerlangnya orang itu. Anda mungkin ingin menerangkan keadaan yang dapat dikalahkan dan bagaimana dia mampu memperbaiki tugasnya. Menjadi tepat dan terperinci tentang kerja orang itu. Menggunakan contoh kerja dan kebolehan orang di tempat kerja membantu penerima huruf memvisualisasikan siapa orang ini.
Perenggan terakhir harus meringkaskan mengapa anda percaya bahawa orang itu akan menjadi tambahan hebat kepada sekolah atau syarikat. Terima jawatankuasa dan secara peribadi menandatangani surat itu.
