Bagi pemilik perniagaan baru, pengurusan fail komputer adalah tugas yang sering ditunda atau diabaikan. Walau bagaimanapun, kebanyakan perniagaan bekerja, menyimpan, mengambil dan menyimpan banyak data dalam bentuk fail komputer. Jika itu berlaku untuk perniagaan anda, anda memerlukan struktur file yang boleh berfungsi, pendekatan penamaan fail yang mudah difahami dan banyak lagi. Penciptaan, penyimpanan, organisasi dan proses sandaran yang kuat akan membantu anda meningkatkan perniagaan anda semasa ia berkembang.
Petua
-
Pengurusan fail komputer adalah penciptaan, penyimpanan, organisasi dan proses sandaran yang kukuh untuk maklumat perniagaan anda yang akan membantu anda meningkatkan perniagaan anda semasa ia berkembang.
Mengapa Pengurusan Fail Sangat Kritikal untuk Perniagaan Anda
Jika anda melancarkan perniagaan baru, ia menggoda untuk mengabaikan pengurusan fail. Anda mungkin tidak mempunyai banyak fail komputer untuk dimulakan, dan ada banyak masalah lain yang menuntut perhatian anda.
Walau bagaimanapun, meluangkan masa untuk menubuhkan sistem pengurusan fail pintar dari permulaan membayar dividen untuk tahun yang akan datang. Sistem yang berskala dan teratur untuk fail akan berkembang dengan syarikat anda, memastikan fail anda selamat dan diperintahkan walaupun jumlah fail tersebut meningkat secara eksponen.
Sebagai alternatif, menangguhkan pengurusan fail mewujudkan sistem yang tidak kemas dan tidak boleh dilakukan yang menjimatkan masa dan kecekapan. Mengguna pakai sistem yang betul pada ketika itu akan sangat mahal dan biasanya melibatkan perunding berharga tinggi dan peralatan tambahan.
Sistem pengurusan fail yang mudah difahami, mudah untuk bekerja dengan mudah dan mudah berkembang adalah aset perniagaan yang bernilai.
Mewujudkan Struktur Fail
Bagaimana perniagaan anda memilih untuk mengatur fail komputer akan memberi kesan kepada fungsi harian, pengurusan projek dan hubungan pelanggan untuk tahun-tahun akan datang. Jika anda tidak dapat mencari dan mengambil dokumen yang betul dengan cepat, perniagaan anda akhirnya akan kehilangan pelanggan atau reputasinya.
Cara terbaik untuk mengatur fail akan berbeza-beza dari perniagaan ke perniagaan. Fikirkan pertama tentang bagaimana perniagaan anda akan membuat dan bekerjasama dengan dokumen sebelum memilih pendekatan organisasi atau hierarki.
Struktur fail dalaman boleh menjadi luas dan cetek atau sempit dan mendalam. Pendekatan pertama menghasilkan banyak folder peringkat atas dan kurang subfolder. Ini boleh menyebabkan banyak dokumen disimpan dalam pelbagai folder. Pendekatan kedua membuat banyak folder dalam folder ibu bapa. Struktur hibrida juga boleh dibuat untuk menyerang keseimbangan antara kedua-dua jenis hierarki. Keutamaan peribadi dan keperluan perniagaan harus menentukan pendekatan khusus.
Dengan peningkatan perkhidmatan pengurusan fail yang membantu mencari fail lebih mudah dengan carian, sesetengah orang dan perniagaan telah meninggalkan folder fail sama sekali dan membuang semua dokumen mereka ke dalam satu folder induk. Ini tidak dapat dielakkan. Sebarang perniagaan akan mencipta lebih banyak dokumen dalam setahun daripada yang dapat diuruskan dengan mudah oleh struktur seperti itu. Adalah penting untuk membuat beberapa jenis struktur organisasi fail yang membantu mengkategorikan fail anda, yang pada gilirannya menjadikan mereka mudah dicari.
Mana-mana sistem yang anda pilih untuk dilaksanakan hendaklah mudah digunakan, selamat dan boleh dipercayai. Berfikir tentang siapa yang akan membuat dan bekerjasama dengan fail-fail ini, dan kemudian pertimbangkan bagaimana keperluan kerja mereka dapat lebih baik dipenuhi dengan struktur fail.
Satu aspek utama kemudahan penggunaan adalah kebolehaksesan. Sekiranya pekerja dokumen utama anda perlu mengakses dokumen pada peranti mudah alih, penting untuk memikirkan bagaimana dokumen tersebut akan disenaraikan, diakses dan bekerjasama pada peranti tersebut apabila anda membuat dasar pengurusan fail. Lebih-lebih lagi, anda akan mahu menggunakan pendekatan pengurusan fail yang menyimpan fail yang disegerakkan merentas semua peranti.
Akhirnya, masukkan rancangan sandaran fail dalam sistem pengurusan fail anda. Idealnya, anda perlu membuat beberapa salinan sandaran fail anda. Cadangan tersebut hendaklah disimpan di pelbagai komputer, sekurang-kurangnya salah satu daripadanya tidak terletak di premis tempat kerja anda. Pastikan untuk menentukan siapa yang membuat sandaran, berapa kerap dan dengan apa teknologi dalam sistem pengurusan fail komputer anda.
Mencari Fail Komputer Anda Perlu
Menamakan konvensyen dan struktur fail harus membantu dalam mencari dan mengambil dokumen yang betul dengan cepat apabila diperlukan. Nama fail yang mengandungi siri abjad angka rawak, atau bahkan konvensyen seperti "DATE + NAMA KLIENT" boleh mengelirukan dan menghalang pengambilan semula.
Nama fail harus masuk akal kepada semua pengguna dan dengan mudah mengenal pasti jenis, tujuan dan kandungan asas bagi setiap fail.
Sebagai tambahan kepada konvensyen penamaan fail konsisten, pertimbangkan untuk menambah sistem pengurusan fail. Ini adalah jenis aplikasi komputer yang membantu menyimpan dan mengatur fail. Ia mungkin menawarkan ciri-ciri yang membolehkan pemilik penjejakan dan pengguna berikutnya, tarikh penciptaan dan pengubahsuaian terakhir dan data lain yang boleh membantu anda bekerja dan mengekalkan fail anda.
Perkhidmatan pengurusan fail seperti Dropbox dan Google Drive boleh membantu anda dengan menyediakan susun atur dan antara muka mesra carian. Daripada mengingati struktur fail rumit atau konvensyen penamaan, anda hanya boleh mencari apa yang anda perlukan.
Meletakkan Dasar Syarikat Anda dalam Penulisan
Sebaik sahaja struktur dan penamaan konvensyen diputuskan, buat draf dokumen untuk perniagaan anda menggariskan semua spesifikasi untuk bekerja dengan fail komputer yang telah anda pilih. Walaupun anda hanya pekerja anda, ini mungkin tidak selalu berlaku. Dokumen rasmi yang menggariskan dasar pengurusan fail komputer akan membantu jika anda mengembangkan dan mengupah pekerja di masa hadapan. Ia juga akan membantu perniagaan anda mengekalkan pendekatan pengurusan fail yang konsisten dan memastikan keselamatan fail berharga anda.
