Untuk menjalankan perniagaan yang cekap, penting untuk menjejaki kertas kerja. Kontrak. Cadangan. Invois. Bil-bil. Lesen. Walaupun pada abad ke-21, apabila kebanyakan kerja kertas adalah digital, pengurusan fail masih diperlukan untuk memastikan operasi pentadbiran anda berjalan dengan lancar. Banyak prinsip pengurusan dokumen perniagaan tetap sama, sama ada sistem pemfailan digital anda terletak pada komputer riba anda atau di awan.
Prinsip Pengurusan Fail
Undang-undang asas pengurusan fail yang baik adalah bahawa sistem harus memudahkan anda mencari dokumen. Sekiranya tidak, maka ia tidak digunakan.
Sistem pemfailan dokumen yang baik, sama ada ia berasaskan kabinet keluli atau awan, harus membuat pemfailan kurang membosankan dan sukar; anda tidak sepatutnya perlu menghabiskan beberapa minit hanya memikirkan mana file jualan bulan ini masuk. Ia juga harus mudah untuk mendapatkan maklumat yang anda inginkan. Pembentangan yang baik tidak bergantung kepada orang: jika pembantu pentadbiran atau orang IT berhenti, penggantian mereka harus dapat mengetahui sistem. Kategori fail harus jelas dan mudah dikenalpasti. Sistem ini harus memudahkan untuk mengenal pasti dan membersihkan rekod yang tidak aktif.
Fleksibiliti juga penting, terutamanya dengan perisian. Sistem pemfailan dokumen yang mengunci perniagaan anda menjadi vendor tunggal atau satu platform komputer tertentu boleh membuktikan masalah di jalan raya.
Sistem ini juga mesti dapat mengendalikan pertumbuhan. Fail tidak dapat dielakkan mengumpul apabila perniagaan anda berkembang, menambah pelanggan baharu dan mengembangkan kakitangan. Sistem yang baik boleh mengendalikan lebih banyak data dan penyimpanan dokumen daripada yang anda harapkan perlu.
Manfaat Pengurusan Fail
Pengurusan dokumen perniagaan yang baik boleh menghasilkan manfaat konkrit untuk perniagaan anda. Pemfailan dan pengambilan lebih cepat menjimatkan masa dan menjadikan kakitangan lebih cekap dan produktif. Jika sistem mengurangkan misfiles, yang dapat menjimatkan banyak masa dan masalah. Ini adalah benar jika anda pergi ke mahkamah atau menjalani audit: tidak mempunyai dokumen penting yang berguna boleh membawa kepada hasil yang tidak berpuas hati.
Sistem yang cekap dan terancang dapat mengurangkan bilangan kali anda perlu membeli peralatan pemfailan dan jumlah ruang yang anda perlukan untuk menyimpannya. Ia juga memudahkan untuk melatih kakitangan baru untuk memfailkannya.
Digital dan Hard Copy
Menggunakan sistem pengurusan fail digital mempunyai kelebihan yang besar. Pemfailan digital memungkinkan untuk mencari dokumen dengan kata kunci, yang dapat memberikan dokumen yang anda perlukan dalam waktu yang lebih cepat. Sistem yang baik mempunyai kelebihan lain:
- Ia boleh menyimpan pelbagai jenis dokumen, seperti fail pemproses kata, e-mel dan PDF.
- Ia menyekat akses kepada dokumen sulit.
- Ia memantau siapa yang membaca dokumen apa.
- Jika sesiapa membuat perubahan, anda boleh menjejaki mereka. Jika perlu, anda boleh membatalkannya.
- Mengawal apabila dokumen lama boleh dipadamkan.
- Ia mudah untuk mengakses dan mengedit dokumen dengan telefon bimbit dan peranti mudah alih yang lain.
Sesetengah dokumen, bagaimanapun, perlu tinggal dalam salinan keras, walaupun anda mengimbas dan mendigitalkannya. Peraturan sering menghendaki anda menyimpan salinan lesen perniagaan dan permit di atas kertas, bukan hanya di ruang siber. Dokumen lain yang mungkin bernilai menyimpan dalam hard copy termasuk laporan tahunan, "menjalankan perniagaan sebagai" sijil, dokumen insurans dan nota janji hutang. Bergantung pada garis kerja anda mungkin terdapat peraturan khusus mengenai penyimpanan dokumen yang perlu anda hadapi.
Dokumen fizikal berisiko untuk kemusnahan dari kebakaran, gempa bumi, taufan atau hanya paip yang pecah dan banjir pejabat. Perniagaan anda harus mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya:
- Dokumen fail dalam bekas bersih, selamat, alam sekitar dan tahan api.
- Buat salinan sandaran, sama ada digital, microfiche atau fotokopi.
- Cari tempat untuk menyimpan salinan di luar tapak, supaya jika ada kebakaran atau bencana lain, mereka tidak akan memenuhi nasib yang sama seperti asalnya.
- Lokasi storan sandaran anda hendaklah menjadi salah satu yang anda boleh akses selepas bencana. Satu kelebihan penyimpanan awan ialah anda boleh mengakses maklumat di mana sahaja di Internet yang masih berfungsi.
Mengekodkan Rekod Anda
Untuk mendapatkan penggunaan yang paling banyak daripada sistem pemfailan, ia perlu diindeks dengan berkesan. Kategori standard boleh termasuk cukai, kontrak, korespondensi pelanggan, tindakan undang-undang, akaun hutang dan akaun yang boleh diterima, contohnya. Fail kertas dan digital anda harus mengikuti skim pengindeksan yang sama. Ini akan menjadikan lebih mudah untuk melatih pekerja untuk tahu di mana mencari kertas kerja.
Kaedah Pelupusan Dokumen
Apabila anda merancang sistem pengurusan fail anda, anda perlu menyelesaikan jadual pengekalan dokumen yang baik atau garis panduan untuk berapa lama menyimpan fail. Walaupun dengan sistem pemfailan digital, ini penting: jika perniagaan anda terus berjalan dan berkembang, akhirnya mencari "kontrak bahan mentah" atau sebagainya boleh muncul berpuluh-puluh dokumen yang sudah lapuk.
Jadual pengekalan dokumen anda perlu mempertimbangkan keperluan undang-undang dan perniagaan. Sekiranya anda mempunyai dokumen yang berkaitan dengan penyata cukai anda, seperti bil kad kredit yang menunjukkan pembelian perniagaan, IRS mengatakan anda harus menyimpannya minimum tiga tahun selepas mengemukakan penyata. Itulah berapa lama IRS biasanya boleh melihat semula dan mengaudit anda. Menyimpan rekod cukai pekerjaan selama empat tahun dan bergantung kepada pulangan yang menuntut perbelanjaan hutang lapuk selama tujuh tahun.
Peraturan yang berbeza dikenakan pada rekod yang berbeza. Anda mungkin mempunyai fail yang berkaitan dengan pematuhan alam sekitar, pemfailan Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa, peraturan keselamatan kerja persekutuan dan negeri dan tindakan undang-undang diskriminasi. Setiap pengatur mempunyai keperluan sendiri. Anda juga memerlukan dasar untuk rekod perniagaan biasa. Contohnya, anda tidak mahu memadamkan kontrak sebelum anda menyelesaikan kerja yang anda tandatangani. Rekod yang berkaitan dengan litigasi berterusan tidak boleh dimusnahkan, walaupun ia adalah untuk kelebihan syarikat anda.
Tanggungjawab anda, atau sesiapa yang menjalankan program anda, untuk mengetahui rekod mana yang perlu disimpan dan berapa lama. Sesiapa yang mengendalikan rekod harus mengetahui dasar syarikat dan melatih semua bawahan mereka. Pekerja tetap perlu mengetahui beberapa perkara ini juga. Jika, katakan, seorang pekerja menghantar atau menerima e-mel yang perlu diarkibkan, mereka memerlukan latihan yang cukup untuk mengenali keperluan.
Untuk dokumen fizikal, merobek menyediakan tahap pelupusan selamat. Untuk fail digital, anda memerlukan prosedur yang menghapusnya daripada pemulihan. Simpan penjejakan laporan yang merekodkan anda telah dilupuskan dan apabila anda memusnahkannya.
Keselamatan dan Privasi
Hacks secara besar-besaran dan pelanggaran data adalah fakta rutin kehidupan abad ke-21. Itu tidak bermakna ia tidak penting: pelanggaran data boleh merosakkan reputasi anda, membebankan wang anda atau mencetuskan gelombang tindakan atau denda. Malah maklumat yang bocor dalam syarikat itu boleh menyebabkan masalah. Beberapa undang-undang persekutuan menghendaki anda menyimpan maklumat perubatan pekerja sulit, contohnya. Sekiranya pekerja lain boleh mengakses rekod sulit, anda boleh menghadapi dunia kesakitan yang sah.
Sebagai sebahagian daripada menubuhkan sistem pengurusan fail anda, anda perlu melaksanakan dasar keselamatan dan privasi. Keupayaan pekerja untuk melihat dokumen mestilah berdasarkan keperluan. Akses harus berdasarkan sistem pengesahan, bukan hanya mempercayai pekerja untuk tidak melihat dokumen rahsia.
Sukar untuk berkongsi dokumen dalam talian apabila berbilang pekerja bekerja pada projek yang sama. Itu membuka satu lagi kerentanan untuk mendapatkan maklumat rahsia. Penyulitan fail atau menggunakan sistem perkongsian fail seperti Dropbox boleh membantu mencegah kebocoran.
Ini adalah sebab lain untuk menghancurkan atau memadam fail yang lama dan tidak diperlukan. Walaupun mereka tidak berguna untuk perniagaan anda, mereka mungkin mempunyai maklumat rahsia mengenai bekas pekerja atau pelanggan yang tidak akan menghargai ia keluar.
Apa sahaja peraturan yang anda peroleh, adalah penting untuk melatih semua pekerja bukan sahaja bagaimana cara memfailkan dan mengambil data tetapi juga peraturan kerahsiaan dan jadual penyimpanan rekod.
