Sistem komunikasi yang berkesan adalah sebahagian daripada perniagaan yang berjaya. Untuk kekal berdaya saing dan produktif, syarikat mesti membangunkan pendekatan yang teratur dan efisien untuk bersesuaian dan berkomunikasi dengan pekerja mereka sendiri, serta pelanggan, vendor dan profesional lain. Nasib baik, komunikasi perniagaan telah berkembang dari masa ke masa dan termasuk pelbagai jenis mesej perniagaan, mulai dari yang mudah dan dicuba-dan-benar kepada teknologi yang canggih.
Mesej Telefon Perniagaan
Sekiranya perniagaan anda mempunyai lebih daripada satu orang, anda akhirnya harus memutuskan cara terbaik untuk merakam dan mengedarkan mesej telefon masuk. Sesetengah perniagaan menggunakan seseorang untuk memaparkan panggilan telefon, menulis mesej dari pemanggil dan mengedarkannya kepada pekerja yang mereka maksudkan. Perniagaan lain menggunakan sistem mel suara automatik di mana pemanggil meninggalkan mesej mereka sebagai rakaman suara. Dengan mel suara, setiap pekerja bertanggungjawab untuk mengesan mesejnya sendiri. Sesetengah perniagaan yang lebih kecil hanya menubuhkan kotak surat suara untuk jabatan berasingan syarikat, bukan pekerja individu.
Memo Pejabat
Memorandums (memo) adalah sejenis pekerja koresponden yang boleh digunakan untuk berkomunikasi di dalam jabatan mereka sendiri atau di antara jabatan-jabatan syarikat yang sama. Memo biasanya bersifat ringkas dan tidak mempunyai format rasmi surat menyurat perniagaan bertulis luar. Walau bagaimanapun, memo mempunyai format dan struktur umum. Setiap format perniagaan memo ke pilihannya sendiri, tetapi secara umum, memo menunjukkan penerima, pengirim dan subjek di atas, kadang-kadang dalam jenis huruf tebal. Tubuh mesej adalah di bawah maklumat ini dalam jenis biasa. Pekerja boleh menghantar memo secara sendiri atau menggunakan pengedaran mel antara pejabat syarikat. Di dalam beberapa profesion, seperti bidang penjagaan undang-undang dan kesihatan, orang menggunakan memo untuk menghantar mesej singkat kepada profesional lain dan, dalam beberapa kes, pelanggan. Orang boleh menghantar memo seperti ini melalui pos, melalui e-mel dan melalui faks.
E-mel Perniagaan
Hari ini, banyak perniagaan menggunakan korespondensi e-mel sebagai cara untuk berkomunikasi dalam syarikat serta pelanggan, vendor dan perniagaan lain. Sekiranya perniagaan mempunyai laman web, pekerja mungkin mempunyai alamat e-mel dengan nama domain syarikat, seperti "[email protected]." Surat-menyurat e-mel cenderung kurang formal daripada surat-menyurat tulisan tangan, fakta yang mempunyai kelebihan dan kekurangannya. Banyak perniagaan yang membenarkan pekerja mereka menggunakan alamat e-mel syarikat mendapati berguna untuk menetapkan standard seragam untuk e-mel syarikat. Syarikat boleh mengehadkan penggunaan pekerja untuk tujuan perniagaan sahaja dan dengan ketat mengatur jenis lampiran e-mel yang dapat dimuat turun oleh pekerja. Sekiranya perniagaan itu mempunyai perjanjian kerahsiaan dengan para pekerjanya, perjanjian ini mungkin akan berlaku kepada surat-menyurat e-mel syarikat. Perniagaan berada dalam haknya untuk menghendaki pekerja untuk mewakili syarikat itu dalam cahaya positif sementara sepadan dengan alamat e-mel syarikat. Sesetengah perniagaan mungkin memerlukan pekerja yang menggunakan e-mel syarikat untuk menambah tandatangan e-mel automatik ke e-mel mereka. Tandatangan ini mungkin termasuk nama penuh dan tajuk pekerja di syarikat, serta nama perniagaan, nombor telefon, laman web dan maklumat lain yang berkaitan.
Surat Menyurat Perniagaan
Surat-menyurat perniagaan profesional mempunyai sejarah yang panjang dan formal. Perniagaan sering membuat komisen reka bentuk surat yang di mana semua surat-menyurat perniagaan dicetak. Reka bentuk surat itu boleh memasukkan logo syarikat serta maklumat hubungan umum, seperti alamat surat, nombor telefon dan faks syarikat dan alamat laman web syarikat. Sesetengah syarikat menyesuaikan template huruf besar utama untuk individu dalam syarikat, menambah sambungan peribadi dan alamat e-mel individu kepada maklumat hubungan. Surat-surat perniagaan bertulis mempunyai struktur formal. Walaupun format yang tepat mungkin berbeza-beza, secara umum, tarikh itu berada di bahagian atas surat, dan nama penuh, tajuk, alamat syarikat dan alamat surat adalah di bawah tarikh. Anda tidak perlu menambah baris subjek atau label medan, seperti "Kepada:" di sebelah nama dan alamat penerima. Surat-menyurat perniagaan bertulis menggunakan ucapan pembukaan, seperti "Dear" pada mulanya, diikuti oleh nama penerima, dan menutup salam pada akhir, seperti "Yang ikhlas," dengan nama pengirim di bawah. Pengirim mungkin mahu menandatangani surat untuk sentuhan peribadi. Jika seseorang selain penghantar surat itu menulis atau menaipnya, pemetik harus memasukkan huruf awal, huruf besar dan hurufnya sendiri di bawah tandatangannya. Jika surat yang sama dihantar kepada berbilang penerima, ia harus dialamatkan kepada penerima utama, maka semua penerima lain hendaklah diberi notasi di bahagian bawah e-mel di sebelah huruf "CC", yang mempunyai "salinan karbon."
