Sama ada berkomunikasi dengan pekerja, vendor atau pelanggan, memastikan bahawa anda menghasilkan mesej yang berkesan amat penting untuk kejayaan perniagaan anda. Untuk memastikan komunikasi perniagaan anda berada pada sasaran, anda harus memastikan bahawa ia mengandungi lima ciri yang biasa dengan mesej yang paling berkesan.
Tujuan yang jelas
Mesej yang berkesan termasuk tujuan yang jelas untuk memaklumkan, meyakinkan atau bekerjasama dengan penonton yang dimaksudkan. Mesej itu harus direka mengikut tahap pemahaman, potensi reaksi dan hubungan dengan komposer. Umumnya, sebaiknya hanya memasukkan satu idea utama dalam setiap mesej, kecuali terdapat isu-isu yang berkait rapat yang perlu ditangani bersama. Mempunyai tujuan yang jelas dalam komunikasi perniagaan juga akan membantu menentukan medium yang digunakan untuk menyampaikan mesej.
Saluran yang sesuai
Ia juga penting untuk memilih saluran yang sesuai untuk menyampaikan mesej. Komunikasi e-mel boleh digunakan untuk penghantaran ke khalayak yang besar, sedangkan komunikasi tatap muka lebih sesuai untuk kumpulan yang lebih kecil. Komunikasi formal yang memerlukan dokumentasi, seperti ulasan pekerja atau perubahan dasar, akan menjadi yang terbaik dalam bentuk bertulis. Terserah kepada pengirim untuk menentukan saluran yang paling sesuai untuk mesej tertentu. Sebagai contoh, persembahan video yang mengumumkan sosial syarikat adalah cara yang kreatif dan menyeronokkan untuk merangsang pekerja, sambil menggunakan video untuk mengumumkan kematian dalam keluarga CEO mungkin kelihatan sebagai tidak sensitif. Media ini harus melengkapi, tidak mengganggu, tujuan mesej.
Fakta yang betul
Komunikasi perniagaan memerlukan ketepatan yang tinggi dalam melaporkan maklumat. Ciri-ciri mesej perniagaan yang berkesan termasuk tarikh, fakta, sumber dan jadual yang jelas yang sepatutnya diperiksa untuk kesempurnaan dan kejelasan. Mesej berkesan juga bebas daripada jargon, slang dan "bercakap korporat." Contohnya, bukannya mengatakan itu, "korporat menggunakan peluang premium untuk mengembangkan strategi," semudah itu dengan berkata, "pasukan kami menggunakan sumber terbaik untuk membantu perniagaan kami berkembang."
Lengkap Mesej
Komunikasi bertulis dan lisan hanya akan berkesan apabila mesejnya selesai. Mesej perniagaan yang hanya menyatakan sebahagian daripada cerita adalah sesuai untuk mengelirukan penerima dan gagal untuk melibatkan mereka seperti yang diharapkan. Ujian yang baik adalah untuk bertanya sama ada mana-mana mesej menjawab semua soalan berikut: siapa, apa, bila, di mana, mengapa dan bagaimana. Satu-satunya cara untuk pekerja, vendor atau rakan perniagaan dapat bertindak atas mesej adalah jika mereka disediakan dengan skop penuh.
Ciri-ciri Kreatif
Tidak kira sama ada komunikasi perniagaan dimaksudkan untuk kapitalis teroka atau anggota keselamatan, orang hanya memperhatikan kepentingan mereka. Mesej yang paling berkesan adalah pendek, menarik dan tepat. Kebanyakan orang tidak akan mendapati setiap mesej yang menarik, jadi mesej yang berkesan dalam komunikasi perniagaan harus termasuk sedikit kreativiti. Merumuskan dan memeluk mesej akan meningkatkan kemungkinan bahawa mereka akan dibaca, sambil menekankan idea-idea yang menarik minat akan mendorong maklum balas dan tindakan.
