Format faks tidak ditetapkan sesuai dengan keadaan. Walau bagaimanapun, setelah beberapa garis panduan umum akan membantu penerima faks mencari maklumat dengan cepat di faks. Garis panduan ini juga akan memastikan bahawa penerima tidak akan mempunyai sebarang masalah apabila faks diterima dan anda akan mengelakkan masalah apabila anda menghantarnya.
Jauhkan faks anda di bawah 10 hingga 12 muka surat yang panjang. Banyak mesin faks pejabat kecil tidak boleh mengendalikan terlalu banyak halaman pada satu masa. Faks besar juga mengikat talian telefon yang dikongsi dengan mesin faks. Pecahkan faks anda ke dalam beberapa kumpulan jika anda perlu menghantar lebih dari 10 hingga 12 halaman. Beritahu penerima untuk mengharapkan lebih daripada satu faks daripada anda.
Laraskan margin halaman atau saiz fon untuk membantu anda mencapai lebih sedikit halaman. Walau bagaimanapun, ingat bahawa saiz fon kecil mungkin tidak terlalu mudah dibaca dan margin kecil boleh kelihatan tidak profesional, seperti pada resume. Gunakan sekurang-kurangnya fon 11-titik.
Tulis faks dalam format surat perniagaan jika boleh. Margin harus satu inci di sebelah kiri dan kanan dan satu setengah inci di bahagian atas dan bawah, jika mungkin. Ruang satu ruang anda, jarak dua antara perenggan. Sertakan dateline di blok atas dan alamat untuk penghantar dan penerima sebelum salam. Blok alamat pengirim pertama kali.
Sertakan halaman sampul dengan faks anda. Halaman sampul tidak perlu mengikuti format susun atur tertentu, tetapi ia harus memasukkan maklumat kenalan penghantar dan penerima, berapa banyak halaman yang mengandungi faks dan baris subjek yang menyatakan tentang faks. Tambah beberapa baris untuk sebarang komen peribadi mengenai faks, juga. Maklumat hubungan boleh termasuk nama individu dan syarikat, nama jabatan, alamat, alamat e-mel dan nombor telefon. Surat pelindung hendaklah mudah dibaca supaya penerima dapat mencari maklumat dengan cepat.
Elakkan menghantar faks dengan grafik, jika boleh. Mereka mengambil terlalu banyak masa untuk menghantar dan menerima, dan mereka membazirkan banyak dakwat. Juga, mereka biasanya tidak muncul dengan faks kerana percetakan berkualiti rendah.
