Satu aspek yang biasa diabaikan namun bernilai berharga adalah ucapan suara suara. Rakaman yang tidak dapat dielakkan dan profesional membuat impak positif. Buat ucapan sesuai dengan syarikat sambil menambah gaya dengan beberapa keperibadian yang dibuang ke dalam campuran. Rekaman keluar terbaik mempunyai jumlah rasa yang betul tanpa kehilangan sentuhan profesional.
Bahan Asas
Mel suara perniagaan harus mempunyai beberapa bahan yang memberitahu. Sertakan nama orang yang sambungannya didail, nama syarikat dan jabatannya. Jemput pemanggil untuk meninggalkan mesej; sering pemanggil tidak menyedari dia telah mencapai mel suara. Beritahu pelanggan apabila mereka boleh mengharapkan panggilan kembali, dan tawarkan kenalan ganti, jika boleh. Tambah tapak web atau e-mel syarikat. Tinggalkan hanya satu kenalan tambahan untuk keringkasan, amalkan Christopher Null, menulis di PC World. Bina ucapan salam pendek dan to-the-point.
No-Nos
Elakkan menggunakan telefon bimbit untuk merakam ucapan. Barisan tanah lebih disukai untuk rakaman ucapan. Kualiti bunyi hanya tidak baik pada telefon bimbit berbanding dengan tanah. Salam sejahtera tidak sepatutnya bunyi bising. Elakkan ucapan salam. Mereka berbunyi automatik, tidak peribadi dan sejuk. Pastikan tiada bunyi latar belakang direkodkan. Sambutan telefon yang tidak direkodkan boleh mengubah pelanggan dan memimpin. Elakkan "um" dan "uhs." Sediakan skrip sebelum rakaman supaya ia mengalir dengan mudah.
Salam Sejahtera
Salam umum digunakan setiap hari untuk panggilan tidak terjawab setiap hari sementara telefon tidak dijaga. Salam ini biasanya dimainkan untuk orang yang memanggil dari luar syarikat.
"Anda telah mencapai (syarikat), di mana (slogan). Ini adalah (nama), panduan anda ke (jabatan). Malangnya, saya tidak boleh sampai ke telefon sekarang, tetapi biarkan saya mesej dengan nama dan nombor telefon anda, dan saya akan membalas panggilan anda secepat mungkin. Atau jangan hantar e-mel kepada saya (alamat e-mel)."
Greeting Out-of-Office
Mesej luar pejabat digunakan apabila seseorang akan keluar dari pejabat untuk tempoh masa yang telah ditetapkan. Kebanyakan perkhidmatan mel suara membenarkan ucapan untuk bermain untuk jangka waktu tertentu sehingga tidak ada yang perlu diingat untuk mengembalikan ucapan di luar kantor.
"Hai, inilah (nama) di (jabatan). Saya keluar dari pejabat sehingga (tarikh). Saya akan memeriksa surat suara saya sepanjang hari, jadi tolong beri saya mesej dan saya akan memulangkan panggilan anda secepat mungkin. Sekiranya anda memerlukan bantuan tambahan, anda boleh menghubungi (orang yang bersilih ganti) di (nombor telefon), atau anda boleh melawat laman web kami di (URL)."
