Laporan adalah kaedah penyebaran maklumat yang paling umum di dunia perniagaan. Laporan fakta menganalisis dan menggambarkan keadaan dan memasukkan sejumlah besar data yang tepat. Penulis laporan yang berjaya tahu bahawa menulis laporan hanyalah akhir dari proses. Mereka merancang laporan mereka, mereka mempertimbangkan tujuannya dan siapa yang akan membacanya dan mereka memutuskan apa yang perlu dimasukkan ke dalamnya dan bagaimana untuk mengaturnya dengan berkesan. Laporan terperinci dan dibentangkan secara berkesan adalah hasil daripada proses yang dirancang dengan teliti.
Kenal pasti Objektif Pembaca dan Tetapkan
Pertimbangkan Pengetahuan Pembaca
Pertimbangkan pembaca sudah tahu. Masalah umum dalam laporan faktual adalah overestimating dan underestimating pengetahuan pembaca. Adalah mudah untuk mengatasi orang-orang dengan jargon atau menanggung mereka dengan maklumat yang mudah. Cuba untuk mengetahui sejauh mana pembaca anda sudah mengetahui dan berkomunikasi di tahap pengetahuan yang sesuai.
Memahami Kepentingan Pembaca Anda
Fikirkan tentang pendirian pembaca. Pembaca mungkin mempunyai kepentingan khusus, suka atau tidak suka. Memahami apa yang pembaca anda inginkan. Menyampaikan laporan yang akan merayu kepada sikap mereka atau mungkin tidak dapat dibaca. Huraikan sama ada orang yang membaca laporan akan berbuat demikian berdasarkan kepada idea-idea yang terdahulu mengenai kandungannya.
Tentukan apa yang Pengetahuan Keperluan Pembaca
Memutuskan apa yang faktual pengetahuan pembaca memerlukan. Pertimbangkan sejauh mana anda perlu memberi maklumat latar belakang atau menentukan istilah teknikal.
Pertimbangkan Fakta Yang Diinginkan
Lihat fakta apa yang pembaca mahu belajar. Fikirkan bagaimana data faktual yang anda persembahkan akan menyampaikannya. Kadang-kadang proses itu mungkin menunjukkan bahawa laporan tidak perlu sama sekali atau objektif tersebut dapat dipenuhi dengan cara lain.
Bahan, Struktur dan Gaya
Pilih bahan dengan hati-hati
Pilih bahan anda dengan berhati-hati. Pastikan ia mudah dan semak kesimpulan anda. Mudahkan sebanyak mungkin. Buang bahan luaran dan tumpukan pada perkara penting. Jelaskan kesimpulan anda dengan fakta dan menyatakan di mana anda mendapatinya. Bina fakta-fakta ke dalam kes yang logik dan konsisten, supaya pembaca anda dapat mencapai kesimpulan yang sama.
Merancang Struktur Laporan
Merancang struktur laporan. Fakta mestilah satu set arahan yang membawa pembaca ke kesimpulan anda. Mula dengan membahagikan laporan anda ke bahagian utama. Setiap subjek boleh dibahagikan dengan cara ini. Subdivisi ini mungkin menjadi tajuk dalam laporan anda.
Buat senarai di bawah setiap tajuk semua mata yang anda ingin bawa dan perhatikan maklumat yang anda perlukan untuk menyokongnya. Susun mata dalam urutan logik yang memenuhi objektif anda.
Memohon Gaya yang Sesuai
Gunakan gaya yang sesuai. Walaupun laporan mengikuti konvensyen yang ketat, terdapat ruang untuk gaya peribadi. Laporan yang berkesan menggunakan proses penggubalan dan redrafting. Pilih terminologi biasa kepada pembaca anda. Istilah teknikal berguna untuk sesama pakar tetapi akan membingungkan untuk orang lain.
Gunakan Teknik Pembentangan yang sesuai
Gunakan teknik persembahan yang sesuai. Laporan mengandungi jadual, graf, carta bar atau rajah lain untuk membentangkan data.
Ikuti Konvensyen Penulisan Laporan
Sediakan Laman Judul
Sediakan halaman tajuk. Ini biasanya mengandungi tajuk, sari kata, tarikh, nama pengarang dan kedudukan dalam syarikat. Ia juga akan menunjukkan siapa yang menerima laporan fakta. Ia juga boleh membawa nombor rujukan atau klasifikasi lain.
Tulis ringkasan
Tulis ringkasan. Ini amat perlu jika laporan itu panjang. Ia memberi orang ramai maklumat utama tanpa perlu membacanya. Ringkasan menarik dapat mendorong orang membaca keseluruhan laporan.
Termasuk Halaman Kandungan
Sertakan halaman kandungan. Ini adalah halaman yang berasingan yang menyenaraikan bahagian atau bab utama, subseksyen dan lampiran. Ia juga memberikan nombor halaman dan harus menunjukkan hubungan antara bahagian.
Tulis Pengenalan
Gunakan pengenalan untuk menerangkan tujuan laporan fakta. Ini memberikan maklumat latar belakang dan menjelaskan mengapa perlu. Pengenalan menyatakan objektif laporan, orang-orang yang telah ditulis untuk dan ruang lingkupnya.
Atur Badan Laporan
Atur badan laporan. Ini mengandungi fakta dan penemuan terperinci anda, menunjukkan bagaimana mereka tiba di dan menunjukkan kesimpulan yang telah anda buat. Sampaikan kesimpulan anda. Huraikan perkara-perkara utama dalam laporan anda dan berikan keputusan yang dipertimbangkan.
Petua
-
Cuba dapatkan salinan laporan lain yang ditulis untuk penonton yang dimaksudkan. Ini akan memberi anda gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan daripada anda.
