Dengan definisi, laporan komprehensif bertujuan untuk meneroka topik atau idea secara terperinci. Dalam perniagaan, laporan komprehensif sering digunakan untuk menilai dan membincangkan situasi kewangan syarikat. Laporan komprehensif boleh digunakan untuk tujuan lain juga, seperti merumuskan tren perniagaan baru atau menerangkan pasaran sasaran baru. Belajar dengan tepat bagaimana menulis laporan yang komprehensif boleh menjadi kemahiran perniagaan yang berguna untuk pekerja di mana-mana peringkat.
Sebelum Anda Menulis
Sebelum anda mula menulis laporan komprehensif anda, kumpulkan semua maklumat, data, carta, jadual dan dokumen yang relevan yang perlu anda rujukan semasa menulis. Anda harus membuat garis besar, alat tulis yang dapat membantu anda mengaturkan pemikiran anda dalam format terstruktur. Garis besar biasanya terdiri daripada ayat atau frasa pendek yang boleh berfungsi sebagai titik permulaan untuk pelbagai bahagian laporan anda. Walaupun bahagian ini berbeza-beza bergantung kepada jenis laporan yang anda tulis, mereka mungkin termasuk ringkasan eksekutif, pengenalan, jadual kandungan, beberapa perenggan badan utama, kesimpulan, lampiran dan seksyen rujukan.
Menulis Laporan
Menggunakan garis besar anda untuk membimbing anda, mulakan dengan menulis draf pertama laporan komprehensif. Mulailah dengan pengenalan, yang akan memberitahu pembaca apa yang hendak dibaca dan menerangkan perkara-perkara utama yang akan dibuat dalam laporan itu. Selepas pengenalan, tambahkan beberapa perenggan, atau bahagian tertentu yang menangani perkara utama laporan anda. Pada akhir laporan, tulis kesimpulan yang meringkaskan laporan. Kesimpulannya harus menyatukan semua perkara utama yang anda buat dalam laporan tersebut. Ia mungkin termasuk saranan atau pendapat anda mengenai topik di tangan.
Ringkasan Eksekutif
Sebaik sahaja anda telah menulis laporan anda, adalah berguna untuk menulis ringkasan eksekutif. Ini terdiri daripada beberapa perenggan yang meringkaskan keseluruhan laporan. Ringkasan eksekutif harus memberi pembaca pratonton laporan komprehensif supaya mereka dapat memilih sorotan. Bahagian kertas ini sering berguna untuk eksekutif sibuk yang ingin melihat pratonton laporan untuk mendapatkan pemahaman mengenai perkara itu. Satu ringkasan pendek ringkasan eksekutif mungkin:
Contoh:
Digital Shirts, Inc. menawarkan baju kemeja mewah yang dilengkapi dengan algoritma proprietari. Kedai-kedai kami terletak di beberapa pusat membeli-belah terbaik di negara ini, hampir semata-mata di kawasan kejiranan yang berpendapatan tinggi. Pasukan jualan kami terlatih dengan baik untuk mencipta pengalaman pembelian baju tukang artisan untuk setiap pelanggan.
Laporan ini telah ditauliahkan untuk menerangkan butir-butir sayap baru syarikat yang dicadangkan.
Menggambarkan angka sejak lima tahun yang lalu, laporan menunjukkan bahawa pendapatan telah menjadi tidak stabil, sementara peruncit mewah lain melihat peningkatan rekod. Selepas penyelidikan yang luas, jabatan penyiasatan telah menentukan bahawa setiap syarikat yang mempunyai kenaikan pendapatan dilaporkan juga mempunyai peningkatan kandungan digital yang menghubungkan mereka dengan pelanggan mereka.
R & D telah menentukan bahawa aplikasi pemasangan digital, yang direka untuk memberi setiap baju sesuai sempurna tanpa lawatan peribadi yang sesuai, akan mencipta peningkatan pendapatan yang ketara. Laporan ini menerangkan lebih lanjut bagaimana aplikasinya akan digunakan, jumlah penyelidikan tangan yang telah dilakukan, dan keputusan yang diunjukan untuk mengadaptasikan teknologi ini.
Adalah disyorkan bahawa semua kedai mula menggabungkan teknologi pemasangan digital yang baru dan bahawa bahan-bahan latihan dan pemasaran harus diwujudkan pada waktunya untuk memanfaatkan musim cuti yang akan datang.
Dokumen Sokongan Berguna
Senaraikan sumber mana-mana carta, jadual atau grafik yang anda gunakan dalam laporan di lampiran dan tambahkan sumber penyelidikan anda ke halaman rujukan. Dokumen sokongan ini akan menambahkan berat kepada argumen anda.
Proses Penyuntingan
Selepas draf pertama anda selesai, kembalikan melalui laporan lengkap untuk membuat perubahan dan penambahan seperti yang anda lihat patut. Anda mungkin berakhir dengan beberapa draf pada akhir proses penulisan. Sepanjang proses penulisan, simpan penonton sasaran anda. Jenis bahasa yang anda gunakan akan berbeza bergantung pada siapa yang akan membaca laporan komprehensif. Contohnya, jika anda menulis untuk seorang ahli dalam bidang, anda mungkin termasuk istilah khusus yang kompleks dan industri. Tetapi jika anda menulis untuk orang awam, elakkan menggunakan jargon dan mengelirukan akronim. Dalam sesetengah keadaan, ia mungkin masuk akal untuk menulis laporan komprehensif yang berbeza untuk setiap kumpulan pemegang kepentingan.
Selepas Anda Menamatkan Penulisan
Sebaik sahaja anda telah menyelesaikan proses penulisan, penting untuk membuktikan kerja anda beberapa kali, membuat apa-apa pembetulan yang perlu. Sebelum menghantar laporan komprehensif kepada khalayak yang dimaksudkan, pertimbangkan untuk meminta ahli jabatan komunikasi syarikat anda untuk membaca dan mengedit dokumen. Langkah ini adalah penting jika laporan komprehensif akan dibaca oleh orang ramai pada masa akan datang.
Ketepatan, tatabahasa dan ejaan yang betul adalah kunci, terutamanya jika laporan itu akan dibaca oleh pengurus peringkat atas di syarikat anda. Walaupun kerja anda tidak akan dibaca oleh setiap ahli pejabat korporat syarikat, laporan komprehensif yang hebat hanya boleh membuat anda kelihatan lebih baik apabila masa promosi datang.
