Surat cadangan adalah versi ringkas proposal yang lengkap yang ditulis dalam bentuk surat. Menurut The College of William & Mary geran pejabat, ia biasanya dihantar untuk memilih penaja swasta. Ia juga boleh dianggap sebagai pra-cadangan untuk agensi pembiayaan kerajaan, yang sering mengeluarkan permintaan surat cadangan untuk mengukur kepentingan dan keupayaan kontraktor. Surat cadangan harus menarik minat pelanggan berpotensi, bermula dengan pengenalan.
Kenal pasti organisasi anda. Nyatakan secara ringkas mengapa anda layak untuk bekerja di projek pelanggan. Contohnya, jika surat cadangan anda berkaitan dengan projek pembinaan, bincangkan peranan anda sebagai subkontraktor dalam satu atau dua projek baru-baru ini. Jika surat anda berkaitan dengan geran penyelidikan, nyatakan kepakaran anda. Sebagai contoh, jika anda memohon geran dari agensi pengangkutan, tuliskan kepakaran anda dalam projek penyelidikan yang berkaitan, seperti keselamatan jambatan dan keselamatan lebuh raya.
Mulakan dengan fakta atau statistik yang menarik. Teknik ini amat berguna jika anda memohon pembiayaan penyelidikan. Walau bagaimanapun, ia mestilah relevan. Sebagai contoh, jika surat cadangan anda berkaitan dengan penyelidikan ke dalam penggunaan telefon bimbit, jangan menyebutkan data statistik mengenai pemanasan global. Gunakan sumber yang boleh dipercayai untuk data anda, seperti laman web kerajaan dan jurnal peer reviewed.
Mulakan dengan soalan yang cadangan anda akan jawab. Pengenalan adalah peluang pertama dan kemungkinan terbaik anda untuk meyakinkan agensi pendanaan berpotensi bahawa penyelidikan anda akan memenuhi keperluan ketara dalam komuniti saintifik. Sekiranya anda menghantar surat cadangan yang tidak diminta kepada pelanggan sektor swasta yang berpotensi, tanya soalan, seperti "Adakah anda ingin kos perolehan anda menurun sebanyak 10 peratus?" atau "Bagaimanakah syarikat anda mendapat manfaat dari latihan atas permintaan 24/7?" Kemudian gariskan bagaimana syarikat anda boleh menggunakan kepakarannya untuk menjawab soalan-soalan ini.
Tulis pada orang pertama. Sebagai contoh, tulis "Firma kami mempunyai kepakaran dalam mereka bentuk program latihan berasaskan web untuk perniagaan kecil dan sederhana. Kami boleh membantu syarikat anda mencapai latihan 24/7 yang diperlukan secara efektif untuk pekerja dan pelanggan anda."
Jadilah ringkas. Menurut laman web Institut Penulisan dan Kemanusiaan Institut Teknologi Teknologi, perbincangan mengenai bahan yang berkaitan dengan jarak jauh dapat mengelirukan dan membosankan pembaca anda.
