Setelah ditugaskan tugas mengambil minit di suatu pertemuan dilihat oleh beberapa orang sebagai tugas yang tidak bersyukur.Walau bagaimanapun, menguasai seni mengambil minit mesyuarat yang efektif tidak hanya membantu para peserta untuk memahami isu, perbincangan dan bersetuju dengan perkara tindakan, tetapi juga dapat membantu orang lain yang tidak ada di meja dalam membuat keputusan. Jangan meremehkan kuasa dan keberkesanan pembelajaran bagaimana menguasai kemahiran menulis ini.
Perkara yang anda perlukan
-
Agenda mesyuarat
-
Senarai peserta
-
Pen atau pensil
-
Notepad atau komputer riba
-
Peranti rakaman audio (pilihan)
Mulakan minit mesyuarat anda di atas dengan menulis nama mesyuarat, lokasi, tarikh dan masa yang telah diadakan.
Senaraikan peserta yang dijemput hadir dengan nama, tajuk dan jabatan yang diwakilkan bersama mereka yang diundang tetapi tidak hadir. Juga senaraikan nama mana-mana penceramah atau jemputan tetamu yang dijemput.
Buat subseksyen untuk setiap item agenda dan ambil nota sebagai perbincangan berkaitan dengan topik itu. Tulis perbincangan utama dan jika boleh cuba nyatakan nama orang yang dikaitkan dengan sebarang perkara penting yang dibuat.
Selepas perbincangan mengenai topik tersebut, tuliskan apa-apa langkah yang telah dipersetujui atau keputusan yang dibuat di sekeliling item agenda untuk memasukkan tindakan yang disyorkan oleh siapa, tarikh jatuh tempo, orang yang bertanggungjawab atau jabatan untuk pelaksanaan, dan lain-lain. Ini adalah bahagian paling kritikal dari mengambil minit proses kerana sebarang rancangan tindakan dari mesyuarat akan diperoleh dari bahagian ini.
Untuk sebarang isu atau topik perbincangan yang dibangkitkan tetapi tidak diselesaikan, tambahkannya ke bahagian berasingan halaman minit anda yang berlabel "Isu-isu yang tidak dapat diselesaikan." Para hadirin mesyuarat boleh melihat ini kemudian dan hos mesyuarat itu kemudiannya boleh memutuskan cara terbaik menangani resolusi item ini.
Pada akhir minit, tuliskan tarikh mesyuarat, waktu dan lokasi yang dipersetujui bersama dengan maklumat lain yang diperlukan untuk peserta yang tahu sebagai persediaan untuk sesi berikutnya.
Akhir sekali, pastikan semua peserta yang dijemput sama ada hadir atau tidak menerima satu salinan minit. Ia adalah peraturan yang baik untuk mencuba dan mengedarkan minit dalam masa 24 hingga 48 jam selepas mesyuarat. Dengan cara itu jika ada sesuatu yang tidak tepat atau seseorang yang tidak dipersalahkan, ia boleh diperbetulkan semasa ia segar pada minda setiap peserta.
Petua
-
Adalah penting untuk mempunyai senarai yang tepat bagi mereka yang hadir kerana mungkin penting untuk mengetahui kemudian yang hadir dan mengambil bahagian dalam membuat keputusan penting dalam pertemuan Sentiasa ingat untuk menulis kedua nama anda dan tarikh yang anda ambil minit bersama dengan fail jalan nama di mana minit boleh ditemui jika disimpan secara elektronik di komputer.
Amaran
Tidak syak lagi untuk mengambil jalan pintas tetapi cuba untuk tidak memfrasive atau mengucapkan kata-kata, komen atau pendapat anda sendiri tentang apa yang anda fikir seseorang berkata, dirasakan atau difikirkan - tulis minit itu sebagaimana orang yang menyatakannya.
