Sama ada anda hanya sukarela untuk mengesan aktiviti-aktiviti semasa mesyuarat kakitangan mingguan atau rakan-rakan anda memilih anda ke pejabat rakaman setiausaha sebuah yayasan amal, penting bagi anda membina rekod yang jelas dan tepat tentang apa yang berlaku semasa mesyuarat organisasi anda. Mesyuarat minit berfungsi sebagai rekod rasmi isu-isu yang dibincangkan atau diambil tindakan. Oleh itu, mereka sering dianggap sebagai dokumen sejarah. Akibatnya, kepentingan mengambil minit mesyuarat yang sangat baik tidak boleh dilebih-lebihkan dan para hadirin akan menghargai perhatian anda terhadap perincian serta profesionalisme anda.
Perkara yang anda perlukan
-
Peraturan Buku Panduan Peraturan Roberts
-
Roster Keahlian
Pilih kaedah untuk merakam minit mesyuarat. Timbang kelebihan dan kekurangan rekod pita, menaip nota, dan menulis butiran dengan tangan semasa mesyuarat. Pertimbangkan kaedah yang selamat, seperti gabungan dua kaedah ini. Sebagai contoh, anda mungkin merakam rekod mesyuarat dan juga menaip nota ke komputer riba atau tablet anda.
Dapatkan salinan "Peraturan Perintah Robert" atau akses langganan dalam talian buku asas ini mengenai prosedur parlimen dan amalan terbaik untuk mengendalikan dan merekodkan mesyuarat. Perhatikan format yang betul untuk merakamkan perbincangan, usul, detik untuk gerakan, perbincangan dan pengundian. Jika boleh, dapatkan salinan buku atau laman web yang boleh diakses oleh anda semasa mesyuarat. Ini akan menjadi tidak ternilai sekiranya ahli melihat kepada anda untuk jawapan mengenai tadbir urus, kelakuan, rekod rasmi dan minit yang betul.
Format pengenalan dan struktur untuk minit anda. Sebagai contoh, senaraikan tarikh, masa, nama pegawai, lokasi dan tujuan mesyuarat dalam pengenalan anda. Mesyuarat minit harus mencerminkan masa mesyuarat dipanggil untuk memerintahkan, serta masa ia ditangguhkan. Tujuan mesyuarat formal mungkin menjadi pertemuan keanggotaan bulanan; Walau bagaimanapun, jika anda merakamkan minit untuk mesyuarat keahlian istimewa, pastikan minit anda dengan tepat mencerminkan bahawa ini adalah pertemuan yang biasanya tidak dilakukan oleh organisasi dalam perjalanan perniagaannya yang normal. Banyak organisasi sektor awam boleh memanggil mesyuarat khas untuk membincangkan perkara-perkara sulit, seperti isu-isu kakitangan, yang dikecualikan daripada peruntukan tertentu Undang-undang Sunshine negara.
Berdiri apabila presiden organisasi atau pemimpin kumpulan memperkenalkan anda. Sekiranya anda tidak diperkenalkan secara rasmi, tunjukkan diri anda kepada kumpulan dan terangkan peranan anda sebagai setiausaha rakaman atau pengambil nota. Beritahu kumpulan cara yang anda gunakan untuk menangkap perbincangan mesyuarat. Dengan cara ini, ahli mengenal pasti anda sebagai orang yang bertanggungjawab untuk membuat dan mengekalkan dokumen rasmi organisasi, yang amat berguna untuk ahli yang tidak mengenali anda atau mereka yang tidak biasa dengan organisasi dan amalannya. Di samping itu, pengenalan anda berfungsi sebagai saranan bahawa peserta harus berbincang secara lisan supaya anda dapat melaksanakan tugasan yang diambil dengan berkesan.
Mintalah peserta untuk memperkenalkan diri semasa anda dengan cepat melihat nama mereka dan di mana mereka duduk. Dengan cara ini, anda tidak perlu sentiasa meminta orang untuk mengulangi nama mereka apabila anda merakam usul, detik dan mata perbincangan. Contohnya, anda harus selalu merakamkan nama orang yang membuat gerakan, orang yang saat itu, dan orang yang memanggil undi pada gerakan. Apabila seseorang memanggil undi, mereka biasanya berkata, "Panggil untuk soalan itu." Pemimpin kumpulan kemudian meminta ahli untuk mengundi. Sekiranya terdapat perbincangan sebelum pengundian, rekod bahagian perbincangan penting dan perhatikan sebarang bantahan rasmi. Nota-nota anda mengenai gerakan dan pengundian juga harus mengandungi nama-nama aye, nays dan abstentions.
Elakkan penyataan penyataan subjektif ke dalam nota anda. Jangan tafsirkan apa yang dimaksudkan oleh pembesar suara dengan nada, nada atau isyarat nonverbalnya. Mesyuarat minit mesti faktual dan objektif - apa-apa twist pada kenyataan peserta boleh mengikis integriti minit anda dan menimbulkan persoalan keupayaan anda untuk merakam minit dengan betul. Sebagai contoh, tulislah, "John Doe membuat usul berikut: Menutup sekolah pada hari-hari di mana Perkhidmatan Cuaca Kebangsaan meramalkan lebih daripada lima inci salji untuk Jackson, Adams dan daerah Madison," bukan "John Doe dengan tegas menyatakan bahawa dia mahu kumpulan itu mengundi sama ada untuk menutup sekolah pada hari-hari apabila keadaan cuaca serantau menunjukkan cuaca buruk dan jalan yang tidak boleh dilalui."
Muktamadkan minit anda secepat mungkin selepas mesyuarat menangguhkan, sementara tindakan masih segar dalam fikiran anda. Semak nota anda, dengar rakaman rakaman dan sediakan untuk draf versi akhir anda. Sekiranya anda mempunyai soalan tentang apa yang berlaku semasa mesyuarat, berikan pegawai atau pemimpin dalam kumpulan. Dalam sesetengah kes, anda mungkin perlu menghubungi orang yang menyatakan bahawa anda memerlukan penjelasan.
Berikan pemimpin kumpulan anda dengan apa yang anda cadangkan adalah minit terakhir; minta maklum balas, soalan atau pembetulan. Apabila anda mendapat lampu hijau, sediakan versi terakhir anda dan aturlah supaya minit disebarkan kepada ahli-ahli. Gunakan kaedah pilihan organisasi anda untuk mengedarkan salinan minit, sama ada melalui e-mel, siput mel atau penghantaran peribadi jika anda berada di tempat pejabat yang sama dengan para hadirin.
Petua
-
Sekiranya mesyuarat anda termasuk panggilan balik awal, anda tidak perlu meminta ahli-ahli memperkenalkan diri. Hanya menangkap nama orang yang hadir dan merekodkan nama orang yang tidak hadir. Panggilan roll umumnya merupakan prosedur standard dalam mesyuarat formal, seperti mereka yang mempunyai lembaga pengarah. Buat nota berasingan di mana orang duduk. Ini menjadi "kunci cheat" anda supaya anda boleh merujuk kepada orang dengan nama dalam minit anda atau alamat mereka apabila anda meminta seseorang untuk menjelaskan atau mengulangi apa yang dia katakan.
Walaupun mesyuarat itu tidak rasmi, peranan anda sebagai pengambil nota tidak. Malah untuk mesyuarat tidak rasmi, pendekatan serius tanggungjawab mengambil makalah dan menghasilkan nota bertulis rasmi yang secara tepat dan secara formal menggambarkan aktiviti-aktiviti mesyuarat. Para hadirin akan menghargai perhatian anda terhadap perincian.
Amaran
Berhenti daripada menggunakan peranti seperti telefon pintar untuk menangkap nota mesyuarat - ia tidak memproyeksikan imej positif dan orang yang tidak menyedari tentang keupayaan telefon pintar mungkin berfikir anda hanya bermain di telefon anda dan bukannya mendengarkan ahli organisasi sedang berbincang.
