Anda mungkin telah bekerja keras dalam organisasi dan telah menerima promosi atau dua di sepanjang jalan. Tetapi bersama-sama dengan tanggungjawab yang meningkat datang keperluan untuk menjalankan mesyuarat. Agar mesyuarat dapat mencapai matlamat mereka, ada perkara-perkara tertentu yang perlu anda lakukan sebagai pemimpin sesi. Baca terus untuk mengetahui apa yang diperlukan untuk menjadi pemimpin mesyuarat yang berkesan.
Sediakan. Sediakan. Sediakan. Ini adalah peraturan kardinal bagi sesiapa yang bertanggungjawab menjalankan mesyuarat. Pertama, ketahui subjek yang sejuk dan dapat menjawab sebarang soalan mengenainya. Kedua, persiapkan dan mengedarkan agenda untuk pertemuan yang tidak hanya menunjukkan apa yang akan diliputi dan oleh siapa, tetapi juga menunjukkan ketika pertemuan akan dimulai dan berakhir. Ketiga, cobalah untuk mengelakkan kejutan dengan memeriksa dengan peserta pertemuan sebelum pertemuan untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana mereka dapat mendekati item agenda.
Tepat pada masanya. Semua orang ditekan untuk berbuat lebih banyak pada hari kerja daripada yang mereka suka. Jadi tidak ada yang lebih membebankan daripada mempunyai seseorang yang memanggil anda untuk suatu mesyuarat kemudian terlambat. Hormati masa orang dengan mengadakan mesyuarat lebih awal dari jadual, dan mulakan mesyuarat pada waktu walaupun beberapa peserta belum tiba. Dengan melakukan ini, rasa hormat anda terhadap masa peserta akan disumbangkan.
Tetap dengan agenda dan masa yang diperuntukkan untuk setiap item. Berapa banyak mesyuarat yang telah anda hadiri di mana banyak perbincangan tidak tepat? Kebanyakan mesyuarat itu jauh lebih berkesan daripada jika orang yang menjalankannya menegaskan bahawa mereka tetap berada dalam agenda. Sebagai pemimpin mesyuarat, anda perlu menjadi kuat tanpa bersikap kasar.
Cuba untuk membina konsensus di sekitar pandangan anda di kalangan orang yang hadir. Yang berkata, selalu dianjurkan untuk mendengar pendapat yang bertentangan kerana, sering kali, anda akan dibujuk untuk mengubah fikiran anda terhadap refleksi.
Di atas segalanya, jujurlah. Walaupun anda akan bergerak ke hadapan dengan melaksanakan rancangan mengikut undi majoriti, pemimpin mesyuarat mempunyai banyak peluang untuk menyuarakan pendapatnya, tanpa mengira sama ada ia dikongsi oleh orang lain.Menjadi jujur dan terus menerus adalah ciri yang harus selalu ditunjukkan oleh orang yang menjalankan apa-apa mesyuarat. Anda tidak boleh mendapatkan jalan anda, tetapi peserta akan menghormati anda kerana bersikap jujur.
