Carta aliran berguna untuk menunjukkan bagaimana langkah-langkah dalam proses perniagaan sesuai bersama. Apabila digunakan untuk mendokumenkan kitaran perakaunan, mereka bukan sahaja berfungsi sebagai senarai semak yang mudah untuk memastikan pekerja anda menyelesaikan setiap langkah dalam kitaran perakaunan penuh setiap bulan, tetapi mereka juga membantu anda menganalisis dan memperbaiki aliran kerja perakaunan. Sebaik sahaja anda memahami simbol-simbol mana yang perlu digunakan di mana dan apa maklumat yang diperlukan oleh masing-masing, carta aliran proses perakaunan tidak sukar dibuat.
Memahami Simbol Flowchart
Simbol aliran alir menunjukkan langkah, keputusan dan tugas yang terlibat dalam kitaran perakaunan. Walaupun anda boleh menggunakan sebarang simbol untuk menggambarkan setiap ini, ramai orang menggunakan simbol standard. Untuk carta aliran proses perakaunan, ini termasuk oval, segi empat dan paralelogram, yang bentuknya rata dengan sisi bertentangan selari dan sama panjangnya. Juga berguna adalah anak panah yang menandakan arah di mana proses perakaunan mengalir. Seperti yang dijelaskan oleh Alat Minda laman web, oval paling sering menggambarkan awal atau akhir proses, segi empat tepat mengenal pasti tugas tertentu dan arahan atau arah mereka dan paralelogram mengklasifikasikan output perakaunan.
Buat Struktur Carta Alir
Kitaran perakaunan adalah satu set 10 langkah yang berlaku dalam susunan yang sama setiap tempoh perakaunan. Dalam urutan di mana setiap langkah berlaku, kitaran perakaunan terdiri daripada mengenal pasti urus niaga, menganalisis urus niaga, membuat catatan jurnal, menghantar catatan kepada lejar, mengira baki percubaan, membuat catatan penyesuaian, mengira baki percubaan yang diselaraskan, menyediakan penyata kewangan, memindahkan baki dalam akaun sementara melalui penyertaan penutup dan mengira baki percubaan selepas penutupan. Kenal pasti setiap langkah utama dalam bujur dan gunakan anak panah arah untuk membuat struktur aliran menegak menegak.
Tambah Butiran Task
Mengendalikan analisis tugas untuk mengenal pasti tugas individu dalam setiap langkah kitaran perakaunan. Lebih terperinci yang anda berikan, carta lebih berguna. Sebagai contoh, bukannya menggunakan segi empat tunggal yang mengatakan "entri jurnal rekod sebagai debit atau kredit," tulis setiap langkah atau berikan arahan untuk menyelesaikan tugas ini dalam segi empat tepat sendiri. Untuk langkah-langkah yang menghasilkan output, seperti menyediakan penyata kewangan, kenal pasti output menggunakan paralelogram, letakkan ini di sebelah kanan segiempat tepat dan sambungkannya dengan anak panah arah. Ulangi langkah ini sehingga carta alir selesai.
Uji dan Sahkan
Sebaik sahaja carta alir selesai, Alat Minda mengesyorkan bahawa anda mengesahkan maklumat dan mengujinya untuk ketepatan. Salah satu cara untuk menyelesaikannya adalah dengan meminta pekerja perakaunan mengkaji semula carta dan mengujinya dengan mengikuti langkah-langkah seperti yang ditunjukkan. Ini juga merupakan masa yang baik untuk menganalisis kitaran perakaunan untuk meningkatkan kecekapan dan kawalan dalaman. Kenal pasti langkah-langkah yang tidak perlu dan berlebihan, serta langkah-langkah yang perlu dimasukkan. Lihatlah sama ada prosedur perakaunan menyediakan kawalan dalaman yang mencukupi, seperti keselamatan maklumat dan pemisahan tugas.
